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做好時間管理 工作很EASY

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技巧一:分辨輕重緩急

  時間管理的第一步,是把每天要做的事情妥善分類,按照輕重緩急做出更細部的行動計畫。

第一類:「重要又緊急」的事。第一時間要完成的,二話不說馬上去做。

第二類:「重要卻不緊急」的事。平時要多把注意力集中在這類事情,如果一再拖延,就會變成重要又緊急的事,應該擬定具體目標和化整為      零的計畫,按時完成,長久下將會發現緊急而重要的事情變得愈來愈少,達到「凡事豫則立」的境界。

第三類:「緊急但不重要」的事。通常是些臨時性、看起來似乎需要立刻採取行動的事情,可以先想想完成這些事項是否只是在滿足別人的要            求,能否加以婉拒,或利用工作空檔來完成即可。

第四類:「不緊急不重要」的事。不必多花精神體力,甚至可以託付給別人完成。

技巧二:養成良好習慣

  時間管理也是一種個人習慣的養成,先把一天要做的事,列一個清單出來並排序,把類似的事情或順道可以完成的事情集中處理,在每項工作完成後要定時進行記錄和查閱,並花時間做明天和後天的工作計畫,以及訂定下個月的任務目標,如此可以兼顧事情的急迫性和長期性。有些事無法每天做但可以每日、週、月做一次或兩次,雖然無法立即看到成效,但是長期下來卻能累積出相當可觀的成果。

技巧三:有效的授權

  時間管理效益不彰的原因之一,在於不懂得授權。許多主管抱怨時間不夠用,經常加班,還到把工作帶回家,對於交代給他人做的事情總是不放心,要求部屬每件事情都向自己彙報,如此耗費心力又無法提升工作效率的情況屢見不鮮。田珈瑋強調,授權不是把自己不想做、不要做的工作丟出去,而是要用一種?發性的觀點去引導員工,教授他們做事的技能,引導做得更快、更好,才能達到有效授權效能。

  田珈瑋歸納出以下時間管理的幾點要訣,提供參考:

  1. 設定優先順序,將工作按照急緩程度排列,緊急事件者優先處理,可緩辦者在時間充裕時再處理。
  2. 將事情運用表格格式化,依先後順序分門別類處理。
  3. 面臨問題不拖延,避免堆積如山,徒增壓力。
  4. 不要只想著問題不行動,儘快設法著手解決問題。
  5. 不是每件事都必須做,面對同時出現的問題,要有所取捨。
  6. 學會說「不」的藝術,不要過度承諾,適度拒絕他人的要求或請託。
  7. 多利用身邊的資源,共同協力完成會比單打獨鬥處理來得快又好。
  8. 無法解決的問題,不要鑽牛角尖過度煩惱。

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