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讓滿堂觀眾全神貫注 立即上手的簡報技巧

關鍵字:

    無論是想要改變他人的意見、籌募更多的資金,或只是試著把自己的觀點解釋清楚,對於任何商業活動,簡報都至關重要。簡報應該是工作生活的高潮時刻。這是你站在聚光燈下,嶄露頭角的機會,也是你為專案表達意見及影響他人的良機。

    檢視真正出色的簡報所需具備的一切要素,從研究到內容,簡報技巧以及日後獲得的回饋。只要熟悉簡報技巧,你也可以創造出一開始衝擊力十足,接著傳遞訊息、說服觀眾,最後在高潮時刻退場的成功簡報。

事前準備工作不可少
    勘察地形。事先稍微勘察一下地形,絕對能讓你大有斬獲。勘察地形不只包括確定你和觀眾會出現在同一處,也讓你在踏進會場的那一刻,就知道場地的設計能夠符合你的需求。
    熟悉會讓人掉以輕心,如果簡報場地就在走廊後頭的辦公室,那你花在研究場地的時間,可能就不及在外國城市的演講堂。
這可能就是為什麼多數在公司內部做簡報的人常犯一個錯誤的原因:總是坐在桌子錯誤的那頭(接近唯一插座的那端),而讓一群資深主管坐在門口,不斷被遲到者所打斷。簡報要切題。想從簡報中獲得你希望的結果,必須先讓觀眾獲得他們想要的東西。優秀的簡報者,就像出色的銷售員,能夠先找出顧客的需求,然後滿足他們的需求。
    提供誘因。有時候訣竅在於先告訴你的「顧客」,你葫蘆裡賣的是甚麼麼藥,不過基本原則還是一樣:如果要別人注意,必須先清楚告知他們,這東西對他們有什麼好處。試著想像這些人最急於達成、改變或解決的事情是什麼。回到你的簡報草稿,從頭到尾看一次,想想哪一點會滿足這些人關心的那件事。如果你覺得你的重點可能無法與觀眾的需求相符合,就必須回到草擬階段,試著拉近兩者之間的差異。
    背景研究。背景研究和了解簡報內容一樣重要,因此優秀的簡報者通常會更進一步,做背景研究。深入了解觀眾的事業,使簡報更加出色。如果你想引用日期、數字、總額或事件,請確定這些資料無誤。數字往往很快就會過期,因此,簡報前再核對一次資料,看看是否有最新的版本。
    如果還有其他同事一起做簡報,可以問問他們的簡報內容。如果和你同台做簡報的人來自其他公司,打通電話給他們,告訴對方,你對他們的簡報內容非常感興趣,因為你想確保彼此的內容不會重複。同時再詢問你的同事,是否有人曾聽過對方的簡報。
    了解觀眾的事業。找出簡報的對象是哪些公司及個人,找出他們感興趣的領域、想擴充哪些領域,以及目前的表現多好(或多差)。如果你的簡報是會議的一部分,主辦者應該有與會人士名單,以及每個人出席的理由,這是得到情報的捷徑。你可以要求看看這份名單。可以四處打聽,或甚至直接與這些人談話,了解一些關鍵人士的情報。這樣你與觀眾至少有個接觸點,做簡報時這就是一項優勢。
 
內容簡潔焦點明確
    從來沒有觀眾抱怨午茶時間來得太早。所謂簡潔,指的不只是簡報的總長度。句子也不宜太長,最好能夠一口氣說完,而且應該可以在不必停頓的情況下,清楚地說完每一句話,而不必在腦中組織。精確、有條理的簡報,總是會比天馬行空、毫無章法的簡報來得有效。
    簡報最常見的錯誤,在於想加入太多的重點。保持自然,人們在草擬簡報時,常會以為,在演說中加入一些華麗的辭藻、借來的切入點、或專有術語,聽起來比較有學問或是有權威感,但是這些語言可能帶來反效果,讓人覺得你不自然、囉嗦,甚至更糟的感覺是浮誇而不易親近。
事實上,最出色的公共演說者,通常會盡可能使用最簡單的語言,因為如此將能獲得最直接的效果。當你大聲朗讀簡報內容時,問問自己,平時跟別人說話時,會不會使用這些術語或片語。如果平常不會使用到這些字句,就要改變簡報的語言。幽默。簡報時帶點幽默是件美事,可以使會場的氣氛變輕鬆,也可以讓觀眾留下深刻的印象。但是請注意,添加一點幽默和說笑話可是兩碼子事。
    切題。即便是專業喜劇演員,也不會場子還沒熱就開始講笑話。他們有一定的暖場步驟,或是其他暖場的動作,來幫助他們製造一種氣氛,可以開始切入重點,最後連到關鍵語。餐後演說者會等到充滿歡樂的一餐過後,才開始冒險向觀眾說笑話。身為報告者,你的任務是讓觀眾的注意力集中在你的重點上,因此,算你把笑話說得活靈活現,贏得滿堂彩,除非這個笑話與你的重點直接相關,否則只會分散觀眾的注意力,因此你應該思考的是如何使幽默與你的重點相連結。
    避免強迫性幽默。不帶任何幽默感的簡報,會比明顯想強迫觀眾發笑的簡報來得討喜。如果知道自己天生沒有幽默感,不要試著強迫自己成為這樣的人。在幽默感極重要的情境中,像是激勵性演說時,可以試著想辦法讓道具替你說笑話。卡通幻燈片、逗趣的照片或是在螢幕上放段引語,都可以在不需要任何演說技巧的情況下,使氣氛輕鬆起來。不要冒險說些沒有品味的笑話。就算真的引起少數人發笑,不論報告有何成功之處,可能都會被笑話所冒犯的人所掩蓋。
 
出奇制勝的開場白
    我們都聽過枯燥乏味的簡報,因此當你開始演說時,觀眾的期待通常不高。事實上,這是一項優勢,讓演說者更容易帶給觀眾驚喜,贏得滿堂全神貫注的觀眾。正確的開始。不同場景就需要不同的開場白。用針刺破汽球,篤定可以喚醒打瞌睡的觀眾,但除非你的簡報內容是關於突如其來裝扮要讓人印象深刻。合乎正式場合的穿著打扮,以及知識帶來的信心, 是簡報成功的第一步,而且只要花點時間預想,就不會出差錯。
    運動員有個由來已久的慣例,就是比賽當天身上絕對不會穿戴新東西。簡報時同樣適用。不需要任何會讓你覺得不自在的事物,而且你可不是運動員,腋下的汗漬絕不值得驕傲。要看場合打扮。女性主講人精心搭配的配件,絕對可以使人生色不少,而男性常會假設西裝和領帶就萬事OK。思考一下,如果你的簡報場合反而需要比較低調的打扮,如何針對你最棒的簡報服裝稍做修正。有時候脫掉西裝及領帶,露出時髦的背心, 也可以在沒有鈕扣的情況下,讓人覺得穿著得體。
 
克服怯場消除恐懼
    簡報時,怯場總是會來軋一腳。部分專業人士表示,一點點恐懼,事實上可以讓人表現得更好。然而,還是有些技巧可以控制緊張。了解恐懼的原因。克服緊張的第一步,是試著找出最初造成你焦慮的原因。只是緊張嗎?緊張是可以期待的正常反應,但是,如果一想到做簡報就冷汗直流,或是已經用過所有你想得到的藉口逃避,那就是面對恐懼,逐一應付的時刻了。將恐懼合理化。問問自己,如果想向友人訴說你的恐懼,你會如何表達?「我無法站在這麼多人面前。我覺得自己看起來像個傻子。」事實上你不會看起來像個傻子。如果你不相信,可以想辦法把聚光燈的焦點從你身上轉移到你想呈現給人們看的東西,或是回到觀眾身上。仔細想一想,如果大家只是圍著桌子討論,你會緊張嗎?不會嗎?的噪音,或是針的尖銳,否則用於自我介紹,會顯得太過突兀。另一方面,石破驚天的事實,強而有力的陳述或挑戰,都可以獲得和戳破氣球相同的效果,還可以作為主題介紹的開場白。善用意外。突擊戰術可以讓你立刻引人注意。舉例來說,在一場報社廣告主管會議上,一位主講人起身告訴大家,他們這一行已經沒有前途,10個月後大家都將失業。事實上,這場簡報的焦點在於網際網路對報紙分類廣告所造成的威脅,以及報社如何反擊,甚至從中獲利。這位主講人一開始就潑大家冷水,冷血地威脅眾人的生計,以確定會議室中的每一個人,都會集中注意力傾聽他想傳遞的訊息。
    從問題開始。吸引觀眾注意最好的方法之一,是在一開始就提出問題。把問題丟給觀眾,讓他們回答,這麼做可以讓你獲得回應,讓人動腦筋。詢問觀眾對簡報主題的意見,可以鼓勵他們把注意力放在這個議題上,同時想像自己是其中的一部分,如此一來,將使他們更願意豎耳專心聽你簡報。只要確定觀眾的回答,不會導致你接下來的簡報離題即可。
給觀眾傾聽的理由。用名字、職稱以及報告主題來自我介紹,或許涵蓋了基本要素,但是這樣就好像是在派對中,用名字、職稱以及入伍編號介紹自己一樣,缺乏新意。如果你想吸引初識者的注意力,需要給他們一些能夠引起好奇心,甚至是令人崇拜的情報。同理適用於簡報時的觀眾。如果你要他們聽你說話,就必須給他們一個理由。「我來這裡談財務問題」這種開場白行不通,會只有少數人會感興趣。
 
回顧重點的最佳時刻
    簡報的最後幾分鐘是回顧重點的最佳時刻─此時說的話,最容易為人記住。撰寫結語時,應該要基於「如果觀眾什麼也不記得,應該還記得這些」的想法。不過,還是有個潛在的缺點。一再重複會產生稀釋訊息的效果,因此,如果你的結語只是重複你的引言與重要訊息,就只會使重點反而變得沒那麼重要。完美的結語應該由第二個「衝擊」來重述簡報概要,以強調你的重點、幫助保留記憶,與下一個簡報之間,明確地畫下一道界線。將論點帶回原點。大結尾的「衝擊」與開場白時不同。簡報至此,觀眾應該已經心生警覺,而你也應該已經把訊息傳遞給觀眾。假設你的開場白提到某個問題或態度,重新回到這個問題或態度來做個結語,效果將十分顯著。由開始的地方結束,也能帶給人一種滿意而完整的感覺。如果你克盡職責,那麼你剛開始報告時,觀眾對你的報告重點所抱持的印象,會因為你的簡報內容,而覺得更加生動。以相同的方式畫下句點,可以很簡單有效地提醒觀眾,簡報開始前,他們的觀感為何,這可以有效地速記你的重點。那就由你當主持人兼嚮導,把簡報變成這樣。
    「我的簡報不夠好。」回到前面有關內容的部分,確定你的簡報內容涵蓋所有重點。只要做到這一點,就可以確定不會有問題。
預期小問題的出現。最好的即興表演是事先準備好的。預備一些多用途評語或笑話,出錯時可以用來掩飾,讓你重回軌道。知道自己有後援,感覺會輕鬆許多。
    事先備妥後備支援。只要保持冷靜,幾乎就能應付所有的干擾。有位仁兄在科技議題簡報到一半時,突然腦筋一片空白,對著觀眾乾瞪眼幾秒鐘。然後他大聲呼叫一位坐在後排的友人,問他接下來要說什麼。他的朋友事先將簡報內容印出來,冷靜地告訴他下一句。主講者在繼續簡報之前笑著說:「看吧,這就是團隊合作的重要。」而團隊合作就是當天簡報的主題之一。這次忘詞事實上是事先安排好的劇本,但是如果能先就相關主題做好類似的安排(以這個例子為例,團隊合作、後備支援、應急計畫都可以),你也可以有恃無恐。
打嗝時愈能保持放鬆,就愈能掌握觀眾。另一位女士討論投影機中的幻燈片討論到一半時,才發現幻燈片放顛倒。結果她的表現冷靜地令人激賞, 她說:「真抱歉,我上一次的簡報是在澳洲進行的。」應付噪音。救護車、警車或消防車的警報聲,可以用一句話帶過,讓觀眾的注意力重新回到你身上。「真有趣,他們應該等到簡報結束再來接我。」如果觀眾席中有行動電話的鈴聲響起,只要說:「告訴他們我在忙」,就可以把觀眾的注意力帶回到你身上。
 
練習舞台技巧
    演員不會一直站在同一個地方唸台詞,他們會四處移動,並藉由手勢來強調他們的話語。你也必須這樣做,才能將簡報變成一場表演。善用正面的肢體語言。你已經思考過,對觀眾而言,「你代表什麼」這個問題,現在你的肢體語言應該能夠投射出這個身份。如果你想用小型非正式的「我們一分子」這種簡報模式,建議採坐姿,不要站在觀眾前面,效果會更好。思考一下, 以下2種情況所傳遞的訊息,會有多大的差異:坐在桌子後報告,以及站在桌子前方報告。認同觀眾最有力的方式,就是坐在他們中間。這麼做或許不總是可行,甚至在比較大型或正式的會議中,並不妥當,但是可以考慮在簡報到某個階段時,從前面移到一小群人中間─這代表著情緒的改變,也可以有效地顯示腦力激盪或是討論即將開始。
    使用肢體語言。肢體語言包括:從臉部表情、站的方式,以及如何移動手臂等一切。它會對觀眾造成很大的影響,因此值得花時間探討,務必留意有些肢體語言在某些文化中可能有冒犯的意涵。注意,在某些國家,清掃的動作,以及亮出手掌,可能會得罪他人。記得微笑。肢體語言中,第一項也是最重要的一項是微笑。微笑顯示你身處此地是放鬆而愉快的,也有助於暖場。可藉由微笑來傳遞你深具信心且態度樂觀,以增加你演說的可信度。如果你對人微笑,大多數人也會回你一笑,而且一旦和某人有直接而友善的眼神接觸,他們從此直視你眼睛的可能性將大大地增加。
 
研判觀眾的情緒
    如果你已知道觀眾有誰,以及他們出席的原因,現在你必須了解他們的情緒。事先準備。試著在簡報前評估觀眾對簡報的期待。如果可以拿到附有詳細連絡方式的出席名單,可以寄發電子郵件,詢問他們希望從簡報中獲得什麼。如果得到有用的回應,可以幫助你修改簡報內容,以符合觀眾的期待。但就算未能獲得有用的資訊,寄發出去的電子郵件,也會讓觀眾感受到你用心為他們製作簡報內容。光是這點,就可以提高觀眾對你的接受度。
    與觀眾互動。如果你曾經參加過邀請觀眾上台的舞台秀,就會注意到,當人們知道自己必須成為主動參與者時,氣氛會頓時改觀。讓所有觀眾參與。麻省理工學院媒體科技教授尼可拉斯‧ 奈格洛朋(NicholasNegroponte),開了好幾門溝通課。他選擇與觀眾互動的方式之一,是請所有觀眾鼓掌,看看需要多久時間,大家的掌聲才能一致(結果意外的快,通常不需要1 分鐘就可以做到)。他利用這種互動遊戲,成功用一種派對小技巧,來強調一點,即便是面對陌生人,我們仍有能力與人達到和諧一致的狀態。他也成功地在不需要任何個人上台的情況下,讓所有觀眾參與。這麼做不需要道具、不需要準備,而且任何一群觀眾皆宜,不論他們來自何種文化或國家。使用講義。講義是簡報非常有效的輔助工具,可以鼓勵觀眾記筆記,也可以讓與會者在椅子收走很久以後,還記得你和你的簡報內容。不要忘了要在講義上記載你和簡報中所提到的公司及個人的聯絡資料(適合的話)。另外,如果你希望觀眾記筆記,影印時,只要印上半頁,下半頁留給觀眾記筆記。吸引觀眾注意。在學校時老師通常會要你把課本翻到第幾頁,然後邊讀邊聽他講嗎?簡報時千萬不要這麼做。
    即便你希望講義涵蓋大部分主題, 必須確定簡報時, 有時還是得要求觀眾把講義置於一旁,將注意力集中在你身上,而不是手中的紙張。如果可能的話,簡報進行一半再發講義,不要一開始就發,才能確保你還沒提到的部分,觀眾已先行看過。臨場選擇。可以選擇考慮把完整的PowerPoint簡報列印出來,準備一份在手上。研判觀眾的情緒後,可以選擇使用PowerPoint投影片,或是選擇不播放投影片,改採非正式的談話。談話中未能涵蓋的部分,會包括在完整的簡報中。如果觀眾離開時想要一份,就可以發給他們。
 
接受觀眾發問
    不論是非正式的發問,或是正式的問答時間,總是會有觀眾希望得到答案的時候,下列建議將可以幫助你適當地回應發問者。
誠實回答。類似的情況,如果你不知道問題的答案,不要虛張聲勢或是藉故拖延。反而應該清楚表示你不知道答案,但是你會去查,並允諾會給提問者回答。主動找提出困難問題的人, 向他要名片,或是詳細的聯絡方式,並定出給他答案的期限。再利用這段時間找答案。就算你最後承認找不到答案,他們還是會認為你是個認真而專業的人。
    不要害怕問答時間。沒有人喜歡令人措手不及的情況,這通常是因為害怕在聚光燈下被孤立。仔細準備可確保你已充分準備好接受觀眾發問,而邀請其他人分享聚光燈,或是把問題丟回去給觀眾,都可以把問題轉而為你可以控制的、非正式的辯論,而不是讓你成為提問者的目標。應付搗蛋鬼。喜劇演員會用極其荒謬的方式來應付找碴者,但是對專業報告者而言,這種方法不在選擇之列。面對這種人,政治人物就必須正面迎擊,且處理得當,才不會分散觀眾的焦點。了解找碴的是何方神聖。當你做簡報時,如果有人開始不斷插話,試著了解他們的目的,是否是試圖把觀眾的焦點拉到他本身或是他的意見上。干擾者主要有兩種,一種是大聲耳語,或是講手機這種非有意的干擾;另一種是故意讓別人聽見他們的聲音(不論態度是支持或不友善)──也就是太熱切想表達意見,無法等到問答時間,或是心懷不軌的人。後者是至今主講人最難應付的一種。
保持冷靜。絕對不要動怒或回嘴──
    這是簡報,不是辯論,所以不要發火。可以嘗試以下的方式:對於說悄悄話,或是講手機的人,你只要保持沈默就夠了。沉默到他們了解你在等他們說完話。你可以面帶微笑,不發一語。良知應該可以確保他們會摒息聆聽,直到簡報結束。
應付困難的問題。遇到消息靈通的搗蛋鬼是所有演說者的夢魘。遇到這種情況時,不要驚慌。
就算是難答的問題,也不代表你一定得回答──
    而且就算你知道答案,也不代表應該在這個場合給答案。如果有你害怕的關鍵問題,想想誰最適合回答這個問題,以及什麼場合最適合回答,當然不會是簡報進行到一半時。如此一來,如果真的有人提出困難問題,可以同協助找到適當回答人選,或許也可以安排兩人碰面。
 
簡報結束關鍵回饋
    簡報結束了。但是成功嗎?在某些情況下,像是銷售宣傳,可以在未來幾天內知道結果。至於其他,除非設定評量標準,並了解是否達到標準,否則可能無法評斷成敗。取得回饋。你所找尋的關鍵回饋,與觀眾對你的評價,以及如何改善報告內容及表達方式息息相關。若想知道全貌,必須回到觀眾身上,不只詢問他們的意見,還要了解他們是否記住你想傳遞的訊息。方法之一,是在簡報結束後,找一些與會者,詢問他們對你的簡報印象如何。這種方式可以讓你很容易取得有趣的回饋,但是如果真的想知道人們是否記住你想傳遞的訊息,這種方式不夠徹底,可能得改用問卷。勇敢行動。簡報結束後,會很自然地朝友善的角落走去。但是最佳結果,來自反其道而行。直接走向搗蛋者,或是簡報時打瞌睡的人,顯示你決心接受挑戰,也是讓他們接受你意見的第二次機會。優雅的退場。簡報不會只因為投影片放到最後一張、下結論,然後感謝觀眾後就結束。若想讓人留下好印象,必須多做一點。追蹤。回答已經發問的問題,如果你告訴發問者,稍後會處理他們的問題,就必須去找他們。不要未和他們交換隻字片語,就離開會場。簡報是你站在聚光燈下,嶄露頭角的機會,也是你為專案表達意見及影響他人的良機。熟悉以上簡報技巧,你可以創造出一開始衝擊力十足,接著傳遞訊息、說服觀眾,最後在高潮時刻退場的成功簡報。

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