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作業標準化

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標準化(Standardization)有二個涵義:

    1.指「產業標準」、「國家標準」或「國際標準」等注重互換性、安全性的規格標準。

    2.指QC常用的「標準化」,注重在「抑止惡化」、「再發防止」。它是事先製作技術、生產、檢驗等標準,然後依據這些標準進行作業,不斷的修正缺點,並在改善後修訂標準,以累積公司技術,提升公司水準。

  品質變異來自於工作當時的環境變化、機器條件變化、材料變化、作業人員情緒變化、作業方法的變化。因影響變異的因素太多,所以生產的產品品質往往與所期待、預測的品質有很大的出入。因此,企業會建立客觀的作業標準,做為維持產品品質穩定的主要手段。雖然,有時也可利用經驗來替代作業標準,但經驗僅限於少數的個人,無法大量且迅速地傳授給其他人員。作業標準化卻可以彌補上述缺點,使每個人均能在短期內即能生產一定程度的產品品質。其方法僅須照著訂出的標準去做,就可使品質之變異減至最少,這是實施標準化最主要的原因。如某紙漿廠推動ISO9001的是中間主管要求要推,而不像很多企業是經營層要推,主要原因就是現場很多調漿技術都存在老師傅手中,只要老師傅一請假,現場生產效率及品質都會下降,造成中間主管的壓力很大,利用ISO9001的推動把老師傅的經驗轉成為書面化,以便迅速地傳授給其他人員。

  作業標準書(SOP)是規定作業條件、方法、使用材料、設備、管理方法及其他注意事項等有關的基準,可作為新進人員教育訓練的資料,使新進人員迅速地達到工作的熟練度,以減少因不同作業人員間所產生的差異性,並可將歷史及專業知識,以明確的方式留存,成為公司技術的累積。作業標準書是規定作業方法之標準,其內容最好能夠詳細一點,但亦不可過於瑣碎,如細節或需注意之處太多,反而讓作業人員無所適從。作業上須特別注意之處應該用圖或標示明顯一點。另外,對品質或成本有重大影響的一些小動作,亦不可遺漏。但作業標準書的文字及語句應力求簡單明瞭,現因資訊環境的方便,最好能附圖或照片使作業人員能一目了然。作業標準書應避免拘泥於形式,與其做得過份華麗,但遇到應修改時卻不易修改,倒不如製作得簡單一點,以便隨時可修改。請注意,作業標準書是為現場作業人員應用而制訂的,並非一種給管理者或客戶看的裝飾品。

  為了讓作業人員「遵守作業標準」,管理者必須檢查作業人員是否遵守作業標準,此時,要有計劃且要有意識的去作業現場觀察。如只是在現場隨便看看的話,想發現不遵守作業標準的事情幾乎是不可能的。如發現作業人員不遵守作業標準,應詢問其為何不遵守作業標準,對所述說的理由應要能夠把握,這點非常重要。

  作業標準的內容是經過制訂且被認可的,故作業人員必須依照規定的條件及順序操作。如對內容發生疑問,或對一些細節有不明瞭之處,應參考既有制訂的理由,或向相關人員詢問,徹底地瞭解。作業人員可以不必如此麻煩,但領班或基層幹部必須對作業標準書的內容有一定程度的瞭解,才能加以利用,如僅把作業標準書交給作業人員去執行,恐怕作業人員不會去看它。故領班或基層幹部應負作業標準的教導之責,所以作業標準的教導可說是領班或基層幹部最重要的職責之一。其對作業人員教導作業標準書的方式大概有三個步驟:

  1.召集作業人員講解。

  2.實施作業人員現場作業的指導。

  3.與作業人員舉行討論會,並查看他們是否做對?且對作業人員的教導是有計劃地進行,而不是隨興所至的教導。

  作業標準書視必要應隨時修訂。現行的作業標準書並不能認為是完美無缺的標準,須自領班或基層幹部到全體作業人員,時刻為作業之簡化、品質之提升、成本之降低而努力去改善作業標準。一般作業標準須修訂之情形大概為:

  1.發現遵守作業標準書有所困難時。

  2.產品的品質標準或管理水準有所變更時。

  3.機器設備、夾治具有所變更時。

  4.發現更佳的方法或找到其他技巧時。

  5.在管制圖上的點易超出管制界限時。

  6.原材料或零件變更時。

  事實上,還有其他須修訂的實績,以上6點僅供參考。

  作業標準書的修訂不可過份繁瑣,但修訂時必須依照既定之程序與手續,如ISO9001的文件管制程序。未經正式修訂之前,作業標準書即使有不理想之處,現場人員亦不得自行判斷,而擅自變更操作方式。理由如下:

  1.臆測或認為良好的方式,有時卻未必如此。

  2.對本製程也許很好,但對前、後製程的影響未必是好,也許會更壞。因為在自己狹小範圍內認為是可行或好的,但在較大範圍內卻未必行得通。

   3.作業標準書會變得一團糟,並形成我行我素的風氣。因為個人所做的變更或改善,不管結果好或壞都顯示不出來,並造成作業紊亂,且得不到技術上的累積。此時不如確實遵守作業標準以取得事實數據,做為改善的依據。

  當作業發生異常時,作業人員必須依循「當異常發生時,立即向上司報告」的原則很重要。當管理者從作業人員那得到異常發生的訊息時,必須到現場去實際了解其異常發生的現狀是什麼情形,不符合的程度有多大,如此方能很正確的把握原因並下對策。千萬不可只聽了作業人員發生異常報告的內容,而憑其內容與自己的經驗就去推測原因,並遽下對策。現今管理者的職務不只是監督部屬,而是要協助他第一次就作好他的作業。所以,平時就應對作業人員施予「異常是什麼?」、「如果發現異常的話,應有怎樣的行動?」等的教育訓練,同時並塑造如果有異常發生的話,會主動向上司報告的環境,而不是有異常時,不敢向上司報告。

  結論:目前台灣的生產環境以多種少量的生產形式居多,加上產品壽命期愈來愈短,所以在生產初期即須將品質維持在一定水準,否則等到調整至所需求之品質水準時,也許產量已生產完了。因此,必須推行、實施作業標準化,即使是不熟練的作業人員或不熟悉的製程,只須按著制訂的作業標準步驟來執行工作,即可在短期內學會生產技術,並達到能夠生產一定程度的產品品質標準。


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