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打造行動辦公室增進企業效率

  根據思科研究報告指出,全球網路總流量至2015年將成長到目前的四倍,終端網路連線裝置則將超過150億台。Forrester報告甚至指出,至2012年企業的行動工作者將達73%。綜觀未來,利用無線行動設備裝置來處理日常的工作及具高度行動力的協同合作無疑是企業致勝關鍵,由此可見行動辦公室(Mobile Office)的需求愈發受到社會大眾的重視。

  企業行動辦公室制度可說是企業e化的延伸,目的在於促進企業的營運效率、降低營運成本、提升顧客滿意與開創市場商機等。當中,最直接的效益是節省辦公室空間與通勤的各項成本以及緊密地與顧客保持良好關係,從了解顧客的需求中進而顧客解決問題,是一種達成顧客滿意的新思維;間接的效益是營造一種新的組織氣氛,使員工有新的生活方式,甚至鼓勵員工在家上班,以電腦與公司連線,迅速取得相關資料,使工作更有效率讓公司能隨時掌握狀況。

  規劃行動辦公室的主要核心精神,除了不必為辦公室環境的大小費神,原因在於無論組織如何變動,員工都可以因為其特有的移動性來達成企業賦予的任務。也就是說,員工只要在任何可上網的地點就可以與企業內部的資源進行互動,產生運轉的機制和生產力。

而建構一個新世代的行動辦公室其行動步驟如下:

1. 找出企業對行動辦公室的功能需求:企業應先釐清需要什麼樣的辦公室,包括:空間的配置模式、希望能藉由空間設計導引出哪些組織能量、員工的真實需求、組織文化的強化與整合及要實施M化的單位或部門、對象等應同時列入考慮。

2. 盤點企業目前的資訊化程度:紮實的資訊化程度將是推動行動辦公室利器,這包括企業內、外部基礎網路建設是否完備,資訊應用系統環境是否足以支援未來M化工作者需求,資訊人員的技術能力及企業後端的資料倉儲基礎設施是否穩固等。

3. 選擇合適的系統整合服務廠商:建構行動化辦公室所需服務項目眾多,除了規劃辦公室格局的設計公司外尚包括企業上網服務的固網業者、交換機與電話語音業者、提供套裝或客製化軟體的軟體廠商、以及提供電腦設備或行動裝置的硬體供應商等,一般提供M化服務的業者多半無力獨自完成全面服務,因此選一個能夠提供整合與解決方案的系統整合業者可以為企業找出最佳組合。

4. 企業文化塑造與持續員工教育:行動辦公室確實是一項改變員工工作習慣的大變革,企業在推動M化變革時,尤其注意企業文化的接受程度,對員工內心的衝擊與員工在心態需進行的調適,以及組織所需的適度調整與規範。而教育員工的目的,除了熟悉新系統與硬體設備操作外主要在於化解員工對M化的抗拒。

5. 實施後的績效評量:成功的行動辦公室不只是節省成本及提供員工的便利性,同時還必須能滿足企業的需求,真正為企業帶來效益;評量M化績效有幾項,包括M化導入成本、更有效運用辦公室座位、企業形象、員工滿意、顧客滿意、潛在業務能量以及企業未來發展等有形與無形效益。

  若以中國生產力中心(CPC)的行動辦公室為例,主要的設計概念在於,業務部門人員共用座位及保留必要的行政支援人員的固定座位規劃,在每個座位上提供電話及連上網路的共用個人電腦,並力行桌上整潔(5S)運動,隨時桌上清潔可供任何人使用的狀態。員工進入辦公室選定座位並把員工編號鍵入電話話機,電腦即知道該員工坐在何處及作為總機連絡之用。此外,CPC本身也自行開發一套完整資訊工作平台,包括內、外部的溝通(電子郵件、語音郵件、視訊會議、網路公告欄)、員工的出差行蹤、差旅假單的申請與核准、日常工作營運e流程、顧客服務報告及輔導智庫等都透過此一平台來實行,其目的是達成資訊分享、知識分享、溝通與快速反應的辦公環境。達成以節能減碳為目標,降低文件列印成本及傳輸時間,加強各部門間的溝通整合效率,締造行動辦公及無紙化工作環境,進而減輕公司營運成本,及加倍提昇企業在外執行運作能力。

  隨著雲端技術逐步成熟,智慧型手機及平板電腦等行動裝置的普及化,CPC近幾年為順應科技新潮流降低營運成本及提昇競爭力,已逐步朝向規劃雲端行動辦公室發展,未來除考量北、中、南區原有的硬體及網路設施架構私有雲外,所有的應用系統已逐漸轉換為Web化的資訊整合平台,CPC將打造行動辦公室的經驗對外提供服務,將自身的經驗與企業分享。整個服務團隊的規劃上,以擁有M化實務經驗的經營管理與IT面的顧問,提供予企業規劃與建立行動辦公室顧問服務,內容包含:1.規劃不同任務型態的員工適用範圍;2.建立M化的IT配套系統;3.目標管理與績效評量的調適;4.全面實施前的試行計畫考量;5.建立與維持員工向心力機制等。


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