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認識知識管理

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前言

  近年來,不管是政府部門、國營單位或者是民間大小企業,對於知識管理是愈來愈重視。然而,大多數人對知識管理並沒有充份的認知。一般人對知識管理的印象就是,知識管理就是文件管理,把文件放到平台就是知識管理,其實並非如此。只把文件放到平台上,這樣只是做文件保全、文件管理的功能而已。懂得知識管理的人都知道,文件管理只是知識管理的其中一環。除了把文件放在平台上之外,還必須再透過知識社群,專家諮詢,教育訓練等等的運用,才能發揮知識管理的綜效。其實知識管理並不難懂,最主要的就是分享的精神與機制。只要把握住其中的幾個重點,不管是企業或者是個人,不管是何種產業,知識管理都能發揮其功效。

知識管理的定義

  首先,我們先來認識什麼是知識管理。知識管理在美國生產力中心(American Productivity & Quality Center,即APQC)的定義為知識管理將企業員工、知識資產以及有效的工作經驗連結在一起,這樣的行為可以加速員工學習和避免犯相同錯誤的機會。換句話說,也就是讓正確的訊息,正確的知識,在正確的時間,流向正確的人。知識管理可以讓人做起事來更有效率,更有效能,進而節省了更多時間,並且提升產能,進而提升工作效率。舉例來說,當你正在為某個專案進行企劃時,正在苦腦不知從何做起,這時就可以透過知識管理平台,尋找過去相關專案的企劃文件,透過知識專家的協助,除了可以讓專案進行更加順利,更可以避免前人所犯過的錯。從中學習過去的經驗,進而產生新的知識經驗。

知識管理的基本功

  因此,當一個懂得知識管理的人,除了不僅擁有績效與產能外,同時也會擁有更多的時間。從過去的經驗中學習,自然可以從中獲取過去的知識,進而節省了許多不必要浪費的時間。當你成為知識工作者後,就會發現工作更輕鬆,效能更提高。因此,要如何成為一個知識工作者呢?我歸納出了下面的三個步驟。

1. 將腦海中所擁有的隱性知識轉化出來成為顯性知識,可以是文字、影像、圖片等等。

2. 將個人的知識分享給身邊的團體,再藉由團體間的互動進而變成部門間的互動,到最後變成整個企業內部的互動。

3. 將最底層的資料透過分析後,提升其價值變成有用的知識。再從獲取知識的過程當中累積自我知識思考與領悟的能力,充實人生智慧。

  所以就個人而言,有系統的去發現哪裡有知識,了解哪裡有知識,分享你所知道的知識,而且要去使用,最後再利用這些知識創造新的知識價值。也就是要把自己所擁有的知識外顯化,然後開始進行分享討論,最後再將知識轉換出新的價值。由此轉換的過程中,不但可將自身的經驗知識分享出來,同時也可在轉化的過程中,再吸取他人的經驗知識,提升自我的思考能力。

以成為知識創造者為目標

  知識管理除了分享,還必須更積極的去吸取新知,利用思考產生出更多的創新思維,尋找新的商機,讓自己在這個知識年代更具有競爭力。當新知不斷的創造出來,企業內部分享到達了一定的程度之後,人人都可以成為知識創造者,再加上過去不斷累積的知識庫,形成知識價值團隊,而不再是過去單打獨鬥,閉門造車的做法。透過這種分享與思考的新思維團隊,才能創造企業美好的未來。

推行知識管理最常面臨的問題

  最後,談談企業常面臨的問題。很多企業在導入知識管理的過程中,往往都是把部門文件、工作經驗轉換成電子檔後,存放在文件庫。但在一般企業中最大的問題就是往往要求員工把知識貢獻出來,等員工把知識物件外顯化放入知識庫後,卻又說這是公司機密不能分享,這樣推行知識管理的效益就很低。無法分享又如何期待能創造新知呢?在知識螺旋的理論中,主要就是個人的知識分享給團體,團體的知識分享給組織,組織的知識再回饋給員工。透過這種螺旋式的行為,可不斷累積企業內的知識資產。因此推動知識管理千萬不可吝於分享,需要公司全力的推動與執行。在執行上可透過績效制度給予獎勵,激起員工的分享意願,讓知識管理成為公司內的企業文化。


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