何謂『專案管理』？這個名詞，在不同的專案管理書籍中，都有不同的解釋。我們不能貿然的說對，也不能斷然的說不對。究竟其因，其乃每一個人對專案管理的認知與體會，會由於自身參與專案型態的規模大小、經歷多寡、期程長短以及審閱精拙差異之故，而有所不同的解釋與其定義。
由於專案管理涉及的層面相當的多樣化，執行標的不同所衍生的專案類型也不同，管理的流程也不一樣，團隊運作的氛圍與機制也就有很大的差異性。
為了能讓初學者能夠迅速掌握專案管理的精髓，美國專案管理學會（Project Management Institute，簡稱PMI®）所出版的專案管理知識體指南（A Guide to the Project Management Body of Knowledge，簡稱PMBOK®）第4版，就成為訓練專案管理人才的基礎教材，瞭解專案管理基本架構的唯一準則。
要瞭解專案管理，就必須深入剖析專案管理所需具備的元素，分別為：管理知識、技能培育、流程關係以及符合需求等四項。
管理知識代表二種涵義，分別為一般通則性以及領域專業性的二種不同型態的專案管理知識。所謂一般通則性專案管理知識，即以PMBOK®專書所述及的九大知識領域，包括：專案整合管理、專案範疇管理、專案時間管理、專案成本管理、專案品質管理、專案人力資源管理、專案溝通管理、專案風險管理以及專案採購管理。而領域專業性的專案管理知識，除了包括一般通則性知識外，另外配合著各領域專業型態的不同，而需另加延伸其他知識領域。
舉例來說，倘若從事營建產業工程專案者，除了需熟悉基本九大知識領域外，尚需另外涵括：專案安全管理、專案環境管理、專案財務管理以及專案求償管理等四項延伸領域知識，如此便可掌握專案全貌，進而有效管理，達到最終專案預期目標。也因此，不同領域所從事的專案管理活動，也必須契合該領域所要求的管理知識，如此才能展開正確的專案作為，專案成功的機會也才會增加。
技能培育，談到「人」這個角色在專案的重要性，延伸而論係指「專案團隊成員」。有聽過如此一說：團隊不是萬能，沒人卻萬萬不能。人，在專案執行的一系列流程過程中，扮演著舉足輕重的角色，按際分工、按角當責，團隊成員都會依各自的領域專業或履歷專長扮演著適當角色，並在約定的時間內產出專案所需的各項標的物交付，共同為專案營造出最大的績效與價值。
而這與：「找到對的人、用在對的位置、並在對的時間、作對的工作」相互呼應。為了要讓專案團隊成員能夠與所執行的專案各項活動更能緊密結合，實施定期或非定期的教育訓練乃有其必要性，一方面讓團隊成員具備參與該專案所需之能力，另一方面也可深化專業知識，透過組織的傳承機制與平台，提供後進觀摩成長學習的驅動來源。
為了確保專案的投入、產出能符合專案的最終目的，符合利害關係人的需求與期望，因此必須要有一套可供專案運作的通則，而這裡我們就必須透過流程來展現投入、產出的因果關係，以確保發生問題後有可供追溯的脈絡可循，如果成功的話，也可以瞭解關鍵的因素在哪，以作為後續標竿學習的參考。有鑑於此，讓專案過程中使用一致性的管理手法，是非常重要的一件事。
在PMBOK®中將各知識領域內的子流程，定義一套IPO的運作準則，包括：投入（Input）、程序（Process，乃透過適當的工具與技術[tools & techniques]）以及產出（Output）的順序性流向，其中尤以程序最為核心關鍵。試想，倘若某一個子流程組所使用的程序不恰當或運用了不正確的軟、硬體設備，就不可能會產出對的成果或內容。
如此，不僅會增加專案的執行成本，同時也會延宕專案的履約期程，導致後續違約、賠償事件的發生，利害關係人也會質疑專案所產出的品質而大打折扣，影響層面之廣，不可不慎。也因此，程序運用的良窳，將影響專案階段過程產出結果好壞的關鍵因素之一。
產出正確的交付標的物，意謂著滿足專案利害關係人的需求與期望，以通過驗收的方式，而達到實質交付。在專案執行過程中，必須以文件作成相關的紀錄，請利害關係人進行檢閱與簽認，用以進入下一段階段展開的基準，同時確保雙方在針對某項議題、項目或內容時，所形成的共識結論是有效的，以避免造成曖昧不明、權責不清的窘態，導致重工的現象發生，耗費專案有限的資源，影響專案後續進行的相關作業與期程。
因此，文件在專案過程中扮演著相當重要的溝通角色，利用適當的知識管理系統來協助文件管理，包括：文件的唯一性、異動歷程、存取權限以及擴散分享等，是一個不錯的作法，不僅可以增加專案的成功率，亦可作為組織、企業無形資產的永續經營要素。
考上駕照，手握方向盤，腳踩油門，並不代表就會開車。駕照：代表具備交通規則及行駛車輛的基本知識及認知基準。方向盤：代表掌控車輛行駛的操控性。油門：代表車輛驅動的速度感。會開車的駕駛，通常具備這樣的特色：掌握已知訊息，在行駛的路途中，將各方面所取得的資訊，與所掌握的訊息，在最短時間內進行比對與判斷，看看有無偏離預定航道，同時回餽及更新已知訊息，調整車輛行駛的速度，直到目的地。而前述所提之作為，用專業的術語來表示，即為：專案管理！
專案管理本身是一種邏輯思維、是一種管理方法，同時也是一種操作手法的描述。從不同角度上來說，專案管理所扮演的角色也就不同，這也就是專案管理的迷人之處，但同時也是難以捉摸、深不可測！要如何掌握專案管理的訣竅？筆者認為，不斷的在過程中trial and error，找尋出最適當的運作機制，其乃不二法門！