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如何建立企業的產品履歷

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壹、前言

  您的企業是否經常發生以下通病?不久前,某產品在其他部門發生過的問題,甚至是本部門發生的問題,仍然不斷重複的發生;以前很多經驗靠的是口耳相傳,問到想到才有提醒,沒想到的就當成是沒發生過,造成重複著發生相同的問題,且產品資料分別存放於不同的相關部門,尋找不易且費時。尤其在跨國的集團公司,業務、設計、生產甚至是在不同的地區,或生產廠區有多處地方,資訊無法共享,造成公司資源及成本的浪費,是企業管理的一大通病。

  建立產品履歷可以藉由過去發生過的問題及解決對策,減少問題重複的發生,達到管理的預防效果。並且能夠將發行的各項基準及資料,完整的建構在產品履歷內,使相關部門能夠快速的取得、分享使用,減少尋找的時間,快速應用避免問題的發生。甚至在新產品開發時,亦可根據過去類似產品的經驗,來提昇新產品的設計能力,作好經驗及技術的傳承。

  產品履歷在企業外部可用於物流追蹤、商品召回、防止偽造品等目的。以無線射頻(RFID)結合雲端數據庫,藉由智慧型手機下載應用軟體,即可讀取產品無線射頻芯片內的生命全記錄。或具有產品履歷的產品包裝上都有流水編號,購買者可據以上網查詢追蹤其生產製造及銷售過程,安心使用,這也是製造業服務化的一種執行方式。

貳、企業建立產品履歷的步驟

1.獲得高層的支持

  高階經營成員展現有很強的企圖心,不只是口號,而且必須親自參與,跟執行層同仁共同作業,作好上行下效,傳達執行的決心是推動制度的成功關鍵。

2.成立推動組織

首先成立產品履歷管理組織,其工作職掌:

主任委員:負責產品履歷管理的整體規劃、推行、查核工作。負責按月定期產出相關分析報表。

總幹事:協助主任委員綜理各項事務。

推行委員:負責該產品履歷管理的推行工作,按照規定定期提供資料予主任委員,針對異常提出原因分析及改善對策。

3.產品履歷的規劃

規劃內部包括:建立標準流程、各流程的標準作業時間、履歷項目及建檔權責部門、資料的取得方式、電腦操作畫面的規劃等。

(1)建立標準流程

   訂定新、舊產品從接單至出貨的各標準流程。

(2)各流程的標準作業時間

   訂定各標準流程的標準作業時間。

(3)履歷項目及建檔權責部門

   在企業內部蓄積完整的產品資料,包括銷售、設計、品質、IE、採購、生產、成本...等資料。如下表:

產品履歷(範例)

(4)資料的取得方式

    明確規劃資料從電腦系統自動抓取,或上傳電腦儲存分享。

(5)電腦操作畫面的規劃

    進入主畫面後,所有的查詢皆可從此進入各系統的次畫面,操作的人性化及簡單化是規劃基本的原則。

4.建檔

  (1)建檔前進行電腦操作人員的宣導說明,讓相關人員具備基本的能力。

  (2)從新產品及未來會有重複訂單的舊產品優先建立。

  (3)各權責部門在規定的時間內完成建檔。

5.跟催

  (1)依標準流程及各流程的標準作業時間,由專責人員負責跟催各單位的建檔工作。

  (2)統計各相關部門應完成筆數及積壓筆數(儘量利用電腦統計),並可查詢到積壓的項目及產品明細。

  (3)定期公佈統計結果(儘量利用電腦傳送公佈)。

6.供人使用

  (1)完成知識的蓄積,使用者必須要透過帳戶及密碼或手指紋辨識通過才能分享,保密及防洩密是必要的設計。

  (2)透過電腦或平板,以有線或無線的連接到公司資料庫,達到知識的流通:經驗分享、充分了解、建立共識、產生投入,進而能夠締造創造及擴散的效果。

7.後續的修訂

  建立修正的回饋系統,確保資料文件的即時及準確性;否則文件與實務漸行漸遠,最後不依文件落實是一種常態,就枉費當初的一切努力。

參、結論

  產品履歷建檔是跨部門,甚至是跨公司,集團內部共同努力的工作,資料的項目種類煩多,建檔工作是非常的艱巨辛苦,首先必須貫徹執行的意志,以內部建立的履歷為基礎,作好經驗及技術的傳承,再從中選出可供外部客戶追溯的資料項目,藉由條碼或RFID技術工具的應用,轉化為外部的產品履歷,最終帶來公司產品履歷管理的宏遠效果。


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