一窺專案全貌的重要工具—WBS(工作分解結構)

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  工作分解結構(work breakdown structure,以下簡稱WBS)是用來描述專案全貌最重要的呈現工具。對於一個日益錯綜複雜的專案而言,尚未使用WBS進行歸類、彙整,則整個專案在執行的過程中,就會呈現資訊的雜亂無章,不僅無法聚焦於現況的掌握,也會造成管理作為的失控,更甚影響整個專案現金流向的穩定性,無形中增加不確定性的曝露風險,造成組織營運損失,茲事體大,不可不慎。

  在專案管理中,WBS一直扮演著相當重要的關鍵地位。對一個稍具嚴謹的組織而言,如果沒有將專案的態樣先行以WBS描述其架構者,則很難進行後續作業的展開基準,包括:專案活動、成本估算、資源投入、風險識別以及採購流程等。在現今專案型態日益複雜化的情況下,如果能夠善用此項工具,不僅可以迅速掌握專案執行的現況,同時也可以預測後續的專案執行脈絡,有效的將資源做適當的調配,掌握先機,減少閒置的等待,提升組織營運效率,創造更大的服務績效。所以,WBS可以說是支撐整個專案的運行骨架,如果一個專案沒有WBS,那這個專案就會呈現如行屍走肉般的型態,一點也不為過。

如此重要的工具,使用前當然得先瞭解什麼叫做WBS?在Practice Standard for Work Breakdown Structures一書中,針對WBS有如下完整的解釋:

Work (工作):為達某特定目的或結果而於過程中付出身體或精神上之努力;某些特定之活動、任務或職責,通常為大型專案之部分或階段性工作項目;或製造或完成某些成果,需要經過付出努力或技能行使的過程。

Breakdown(分解):將事物進行分解並歸類;將事物簡化分類;或將事物進行剖析。

Structure(結構):將事物依據規則進行組織整合。

  綜合上述,用淺白易懂的說法,即:將專案所欲產出的成果,先進行細部分解,而後以邏輯化的方式進行重組,藉以掌握整體專案運行的脈絡。

所以,利用WBS來描述一個專案的全貌,可以給專案團隊帶來以下好處:

1.工作項目實際、明確。

2.層級分明、權責釐清。

3.符合專案最終的達成目標。

  而這也就是為何專案管理要使用WBS這項工具的目的了。

  至於WBS要以何種的面貌來呈現專案的態樣,一直都有不同的論述基點。在維基百科(Wikipedia)中,就提及:『WBS應該以面向活動還是面向可交付成果,作為擬訂WBS的基準,目前仍舊是爭論的議題』。不過,就筆者而言,只要整體呈現的架構能夠清楚說明專案的運行態樣,不管使用哪一種方式來描述WBS,都是可以被接受的。當然,如果專案的資金挹注人對描述WBS作法有獨特的意見時,還是得依資金挹注人所提的架構來做適當的調整。

  要如何描述專案的WBS型態?坊間有許多的手法及方式說明介紹,礙於篇幅,在此不令贅述。筆者以實務上最容易操作使用的作業方式介紹給各位,期以透過這樣的說明,讓讀者能夠迅速展開專案的WBS,易於掌握專案全貌。

  一般來說,WBS展開的手法有二種方式:一種是由上而下法,即Top-down的表敘模式;一種是由下而上法,即Bottom-up的歸屬模式。以下將比較介紹這二種手法依序說明。

1.由上而下法 (Top-down)

  此種手法通常適用於已有相當經驗的專案經理人上。一般以搭配思維圖(Mind Map)作為展開WBS所使用的工具。

  思維圖是以對一個事物(件)核心進行聯想發散,藉由分階展現的方式來描述該事物(件)所延伸而下的內容,而這樣的操作模式也符合WBS拆解的精神,也因此許多有經驗的專案經理人,在展開專案架構時,都會使用這樣的工具,將專案的工作標的進行分解後,再搭配專案活動彼此的前後關係,用以展現整體的專案情境。

  對於稍具規模的企業組織,由於透過內部的知識管理平台,累積相當多樣的專案型態後,就會根據專案的特性,制定一些架構範本,提供給後續類似的專案團隊參考。而專案團隊取得這樣的架構範本,參考先前已擬定之WBS內容,採用由上而下法,進一步研議所欲展開的活動項目。

2.由下而上法 (Bottom-up)

  此種手法通常適用於專案新手或對WBS使用的概念有所模糊或疑惑者。使用由下而上法的最大特色,就是將專案所要做的各項活動或任務,分別寫在各自一張張的便利貼上,然後將相近的活動或任務歸屬在一個群組內,並給這個群組一個名稱,假如彼此的群組亦可以在歸屬更上階的群組時,就再給這個群組命名,直到可以確立各群組乃為獨立的運作單元時,這時就完成WBS的識別作業了。

  這樣的操作模式亦稱為親合圖法(或稱KJ法),適用於擴散發想的收斂,倘專案規模頗大,需要專案團隊共同參與制定整個專案架構時,也都會使用這樣的方式來進行專案WBS的描述作業。

  將專案以「由上而下法」或「由下而上法」描述完成各項的專案活動後,就必須以科層結構來展現正式的專案全貌,用以明確各階的管轄範圍、管轄權責與交付品項的內容以及資源投入的高低、多寡與類型差異。這種利用科層結構所展現的WBS態樣,可充分配合組織管理的運作模式,達到分層分階的管控機制,也正因為有這樣的特性,在各分階上就會形成一個可被交付的工作包裹(work package),用以進行工作識別碼之定義、發展與指派,足以闡釋最後所交付之標的工作階層及參與執行人員,以達管理作為。在專案管理過程中,就是以這樣的「工作包」方式進行排程、成本估計以及資源運用的管控、彙整單元項目。

  用科層架構描述整個專案的WBS內容後,通常都會放在組織內較明顯之處,提供給專案團隊按圖索驥的參考來源,除了讓專案成員更瞭解整個專案的態樣外,也提供給管理階層在相關資源調配與決策布達的重要參考標的,也可以透過這樣的呈現模式,強化專案進度上的管控作為,讓專案能在預定的目標下,順利交付專案的成果內容。

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