成功大學ISO電子化導入案例

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  國立成功大學創立於民國20年,原名為「臺南高等工業學校」,於民國45年8月改制為「臺灣省立成功大學」,並由秦大鈞博士擔任校長,至今己有82年的歷史。成功大學一向以培育卓越人才,從事高深學術研究及服務國家社會為主要任務。為了提升成功大學的服務能力及品質信賴,必須貫徹全體行政人員品質管理觀念,落實品質管理系統之執行。因此,成功大學之行政系統於2001年首度取得「ISO9002:1994國際認證書」,主要的目的在建立「標準化文件」。而後於2003年通過「ISO9001:2000」國際品質服務證證書,並重新檢視各「業務流程」,釐清各部門間連繫性。2009年更新成「ISO9001:2008」版,強調「績效管理」。直至2012年全校共計有14個行政單位參與該計畫,包括秘書室、教務處、學務處、總務處、研發處、研究總中心、人事室、會計室、圖書館、計網中心、校友中心、通識中心、國際學術處及財務處。

 

  由於過往至今所推行之標準化文件皆未導入電子化平台,且以紙本方式存於各單位管控,因此常造成文件版本管理上之困難,在查詢文件時也十分不便。有鑑於此,特委請中國生產力中心協助導入ISO文件管理平台,期許藉以此平台更加落實品質管理之目的。

  中國生產力中心所導入之ISO文件管理平台著重於文件之版本控管、文件權限控管、文件之上下階關聯性、簽核流程、修訂紀錄管控、文件分類、銓釋資料及全文檢索。

  在版本控管方面,平台確保使用者永遠查詢到的都是最新的文件。當文件有異動或正在進行簽核流程時,系統會判斷目前狀態,並開啟最新的已公佈版本,避免使用者瀏覽到過去舊版的文件。在文件異動的同時,要求修訂者上傳修訂記錄表,針對文件之修訂記錄詳細記載,藉以確實了解文件之編修過程,直接了解版本變更之所在。在簽核完成後,系統會透過Email主動通知相關人員,告知文件異動。只需點選Email之連結即可登入平台直接閱讀檔案。而修訂後的歷史文件,亦完整的保留在平台上,供文件擁有者及系統管理員查詢。

  在權限的控管上,平台可以控制文件之新增、修改、刪除、讀取、複製、列印等權限,以確保文件之機密性。利用權限可繼承的概念,讓管理人員透過簡單的權限設定方式,即可掌控平台之文件管理。列印時可增加列印者姓名之浮水印,避免文件列印後遭到不法散播。

  在搜尋文件方面,透過全文檢索的功能,輸入關鍵字即可查詢所有的ISO文件,不論是文件的名稱、摘要、版本、內文、擁有者、有效期限、發佈日期…等,皆可利用空白字元進行複合式查詢。並可利用我的最愛功能,將自己常用的表單加入常用區,避免每次找尋表單時之困擾。搜尋精準且快速的命中目標,大幅提高平台的使用效率。

  ISO平台上的另一個精神在於文件的關聯性。平台上可將品質手冊、程序書、作業指導及表單進行串聯。也就是當您點選作業指導時,會同步顯示出與此作業指導相關的程序書及表單,上下階及相關文件的串聯,有助於使用者在查詢文件時更加的便利。同時當單一文件在進行版更時,也可一併通知其它文件的擁有者,告知有相關之文件開始進行版更,提醒以確保其它文件的正確性。

  在簽核流程方面,可針對各科室的文件目錄進行各別的文件流程設定,在關卡方面常見的串簽、並簽、加簽平台上都有支援。文件在送審之後,系統會自動發出Email通知相關簽核人員,簽核時效快到期前,也會自動通知。

  因此在導入平台後,為了更加配合成功大學在使用上的特殊需求,另外又協助客製了表單自動編號及自動公佈ISO文件目錄清單之功能,讓使用者可由系統上取號,避免以往文件編號管控的上困難。同時每日產生最新版的文件目錄清單,此二項功能大大提升了使用者在使用平台上的意願。

  『全員參與、主動服務、務實創新、卓越永續』為成功大學之品質政策。中國生產力中心也本著為客戶服務之精神,在平台導入後,協助辦理了二場使用者教育訓練,透過了資通訊技術,成功協助了成功大學以往在ISO文件管理上的困難。目前平台自4月中旬上線至今已超過2800使用人次,平均一天就有近25名以上之成功大學行政人員使用此系統進行文件之搜尋應用。期許成功大學之成功導入案例,能再進一步擴散至全台中小企業中。

參考文件

1. 成功大學校史簡介http://www.ncku.edu.tw/ver2006/ch/ncku/intro/history.htm

2. 成功大學ISO專區http://udd.ord.ncku.edu.tw/files/11-1078-9702.php

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