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淺談提案改善活動

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  任何產業,不分規模大小,不論是現場操作、文書或管理工作,都存在著許多浪費,例如:等待時間、存貨、動作繁瑣、不良品、員工士氣的浪費…等等,這些都直接或間接造成了企業營收與利益上的損失。因此,企業必須針對這些不合理的現象加以改善,這時所謂的『提案改善』活動便孕育而生。此活動指的是鼓勵企業內的員工發揮客觀的自主性,針對工作中存在的問題提出創新的意見或方法,並經由企業內規定的申請管道及審查基準加以評定,並從中提出優秀改善案的員工給予適當獎勵與表揚的制度。

提案改善的目的

改善提案制度目的如下:

1.提高生產力、生產效率、營業額及經營效率,使企業管理制度化、合理化。

2.降低不良率、降低成本(包括人工成本、原物料成本、製造銷售管理費用)。

3.提高作業效率及產品品質。

4.激勵員工士氣。(提案越多,改善效益越高的員工,給予更多的獎勵)

5.培訓主管。(提案越多,改善效益越高的員工,若具備領導能力,可予以列入培訓目標,為企業儲備未來主管人才努力)

6.激勵企業員工多加思考、發掘問題與改善的意識,發揮潛力。

7.讓企業員工有表達與參與的機會,發揮團隊精神,增加溝通管道,達成全員參與管理目的。

提案改善的範圍

  一般企業內員工都會從自己身邊發現一些需要改進的地方。例如:企業的經營制度、產品生產或服務過程、機具設備的調整、工作的環境改善…等等。因此,有必要對這些意見進行分類及匯總,以便在提案改善的實施過程中更有條理、更易於管理。

1.企業經營制度的改善:

  發動企業內所有員工對企業當前的經營制度進行查驗,考察現有企業內經營制度中是否存在不合理、且需要進行改善的地方。有些經營制度是在特定的條件下或在沒有進行研議的情況下制定出來的,已經不適用當前企業經營的狀況,這些不合時宜的規章制度會降低生產效率,造成企業低迷的績效,打擊員工的積極性。因此,只有給企業內員工提供反應意見的管道,使員工和主管之間的相互溝通平台順暢,企業內才能消除管理上的病端。改善項目如:降低原物料損耗、降低原物料採購單價、降低殘留邊料、節省材料、替代性材料、減少廢料、廢料之利用、呆料之利用、減少廢品、提高產量、提高效率、提高營業額、提出新產品構想、提供新客戶、提供銷售通路、降低代工價格、提供高品質供應商降低供應價格、減少編制人數、縮短更換生產線時間、減少簡化無效動作、合併動作增加產量、消除不必要作業項目、降低成本…等。

2.機具設備的改進及生產效率的改善:

  操作機具設備的員工在產品生產的第一線工作,對於機具設備的操作以及工作流程都有一些切身的體會,通常他們能夠提出一些機具設備自動化、省力化、省人化、省時化的改善意見,可大大增進生產效率的提升與改善。而且他們更可以對於產品原料的節省、廢料的降低、資源的節省、成本費用的降低…等等提出建議,這對於企業來說都是非常珍貴的意見,往往能從此改善案中得到立竿見影的效果。改善項目如:新工作方法、建議新設備可以降低成本者、機具設備改進、工具及治具改進、新加工方式、降低原物料不良品、降低在製品不良品、降低製成品不良品、提高品質、機具設備佈置改善可以提高效率者…等等。

3.環境衛生和安全措施的改善:

  工作環境的優劣直接影響著企業內員工的心情和工作效率。企業除了應投入資源改善員工的工作環境之外,還需要讓員工養成勤於打掃、注重清潔與衛生的好習慣。在安全規格上,則要做到整理與整頓條理化,對於某些機具設備操作該怎樣進行保養或改善才能更安全、更有效率,並消除安全上的隱憂,這些都是提案改善的最佳內容。改善項目如:工作環境改善可以提高產量者、減少浪費、物料搬運改善、減少物料搬運次數、產品及包裝外觀之改善、提高工作安全、工作流程改善、表格設計、防弊措施、異常事件反應、減少等待時間、減少待料時間、管理制度改善…等等。

4.不應受理的提案:

  提案改善活動造就不少改善案件,但很多提案良莠不齊,有些改善案甚至對於企業是完全沒有價值,因此,企業對於這種提案應不予受理。例如:非建設性的批評和意見、工作時間、人身攻擊、個人的薪資福利與人事變動、政治問題…等等,都不屬於提案的範疇,應不予受理,更不應給予獎勵。唯必須回覆提案者,說明不受理的理由,並且鼓勵提意見的人員繼續提出其他寶貴的意見。

提案改善的持續

  諸多企業在實施提案改善的活動過程中,最初期企業內員工的投入程度都比較有積極性,產出的改善案件也源源不絕,但為何過了不久,提案改善活動就因案件逐漸減少而陷入了低潮?仔細分析提案改善活動處於低潮的原因,當然有員工的責任,更也有管理者的問題,因為人的惰性使得企業內員工總是滿足於現狀,進而不想進行創新,改善活動因此進入了瓶頸。另外,活動執行、獎勵制度…等等方面出現的問題也會使得提案改善活動處於低潮,例如:活動宣傳力度不夠、管理者關心程度不夠、部屬與管理者之間缺乏溝通而存在隔閡…等等,都會使得改善活動的路越走越窄。

  因此,要使提案改善活動按部就班的進行下去,就要消除企業內員工的消極情緒,使改善活動的形式更加活潑化。例如:舉辦員工教育訓練,讓專家學者到場演講和授課,並推動企業內員工自行製作宣傳海報和刊物,也可在企業內的佈告欄裡公佈提案改善榮譽榜,舉辦提案改善活動發表會,並讓員工積極參加企業內活動,舉辦標語、漫畫、壁報、短文競賽…等都是非常積極且正面的措施。同時,對於在提案改善活動中表現突出的員工,應給予提拔或者物質方面的獎勵,一方面是肯定並表彰員工的積極表現,另一方面則是透過此活動提高企業運作的效率。如此ㄧ來,可以徹底改善活動處於低潮的原因,使提案改善活動繼續進行下去。

小結

  推行提案改善活動,就是鼓勵企業內員工發揮創造性,針對工作中存在的問題提出創新的意見,使企業不斷改善、不斷進步。透過提案改善活動的實施,更可以提高員工的士氣和工作效率,從而提高生產力、產品的品質也得以加強、產品的成本更會因而降低,工作環境更加舒適,加深企業內員工對工作的場所的歸屬感。在提案改善活動中,進而建立組織內制度,有步驟、有計劃地進行推廣,以表揚和獎勵為手段,激發員工參與的積極性,為企業的競爭力增加效益與活力。


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