打通中小企業的奇經八脈

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  企業有機體,除了類似人體的內臟(各功能部門)、靈魂(企業文化)及神經系統(指揮體系)之外,亦有其奇經八脈,可分別對應於人體脈穴,茲分別略述如下:

  奇經八脈即督脈、任脈、沖脈、帶脈、陽蹺脈、陰蹻脈、陽維脈和陰維脈。

  • 督脈:督,有總督的意思。督脈行於背正中,能總督一身之陽經。
  • 任脈:任,即擔任。任脈行於胸腹部的正中,能總任一身之陰經。
  • 沖脈:為總領諸經氣血的要衝。
  • 帶脈:帶脈腰圍一周,有如束帶,能約束諸脈。
  • 陰蹺脈、陽蹺脈:蹺,有輕健蹺捷的意思,陽蹺主一身左右之陽,陰蹺主一身左右之陰。
  • 陰維脈、陽維脈:維,有維繫的意思。陰維脈維繫三陰經,陽維脈維繫三陽經。

(一)人力資源(相當於督脈)

  當企業內部的升遷管道堵塞時,必定造成行政效率的低落,以及人才的流失。

  因此,成功的企業必定有暢通人事管道,並且有良好的人力資源。在組織設計的人員配置時,即必須考慮到人力資源的發展,尤其是未來中高階主管的培養。

  一般而言,人力資源的發展首重人才的培育,可分為訓練、教育及發展三個層次:

  1. 所謂訓練,係指工作所需知識與技能的學習,以即學即用為目的。
  2. 教育則是傳授較高層次的學問,雖然與目前的工作不一定直接有關,卻能為將來的升遷途徑奠基。
  3. 至於發展則注重管理才能的提升以及行為的改變,藉各種才藝、康樂及特別設計的研討方式,以促進智慧的激盪。

  更進一步的人力資源管理,則包括員工的前程規劃,以及薪酬制度的設計,例如提供良好的福利和健全的保障,以留住優秀的人才。

(二)執行力(相當於任脈)

  大家都知道,「會而不議,議而不決,決而不行」就是缺乏執行的徵後,即使有再好的計畫,如果沒有採取具體的行動,終究只是空談,不可能為企業創造任何利潤。

  執行企業政策時,必須能夠透過層級的組織而上令下達,尤其是當企業發現有必要重新作策略規劃以適應新的環境時,其管理階層是否能夠接納新策略,亦是執行力的一種表現。身為主管,更應加強自身的執行能力,萬一發現上令未能下達,就必須探討在那一個環節有所阻礙,並加以打通。

(三)縱向溝通(相當於冲脈)

  在中小企業中,上對下(上司對部屬、老板對夥計等)的溝通大致沒有多大問題;反之,下對上的溝通則普遍有障礙,遂常有「我有話要說」的壓抑,尤其是中階主管承上啟下,如同夾心餅乾,常有兩難的困擾。

  欲達成順暢的縱向溝通,首先必須培養全體員工對公司企業文化的認同,例如公司對外號稱的價值觀(如尊重個人、服務至上、品質第一等等),是否真正做到?或者只是宣傳的假象?

  勞資關係也是縱向溝通中極為重要的一環,如果這管道有所阻塞,常會造成雙方的隔閡與猜疑,而降低生產力與獲利力。因此,聰明的企業家無不設法使這條縱向的溝通管道得以打通,化阻力為助力。

(四)橫向溝通(相當於帶脈)

  這是指部門之間的協調,例如產銷之配合,及其他各種跨部門的協商與衝突管理,各部門可能發展出自己獨特的工作文化而成為「部族」(像部落一樣),部族之間有時會發生文化的衝突,此時最好的方法是使大家均看到共同的利益,找出部門之間的互惠點,並且培養企業的認同感。

  有些公司設置執行副總經理來統合,有些則成立跨部門的委員會採專案管理,以促進橫向溝通,有時資訊網路系統亦有助於橫向的資訊交流。

(五)組織結構(相當於陽蹺脈)

  人類是群居的動物,而只要有羣體的生活,就必定有組織的問題。組織行為涵蓋了組織的發展、創新、建立團隊、領導統御、行為科學等層面,已成為在企業管理上極為重要的課題。當前企業面臨許多環境的鉅大變遷,相對地亦影響組織的運作,故無不致力於組織的重新調整。

  企業組織可分為集權制、分權制或矩陣式等管理,而實務上,却應為綜合權變式的應用,凡事務為全公司有關者劃歸中央(如會計、資訊系統、研發等);為局部所獨有的劃歸地方(如生產、品管、銷售、環保等),至於專案計畫,則採矩陣式的任務編組(如擴廠、海外投資設廠等),如此方能兼容並蓄,發揮組織架構的最佳效能。

(六)策略規劃(相當於陰蹺脈)

  企業的競爭優勢是取決於企業的核心能力,而核心能力的界定則有賴於是否有正確的願景規劃與企業定位,因為,當企業面臨競爭壓力,或希望事業發展有突破時,就必須儘速著手規劃新策略,並付諸實施以求更上一層樓。策略發展的研究,從安索夫博士(Dr.Igor Ansof)倡導的策略規劃到波特(Michael Porter)進一步提出「競爭優勢」的觀念,將策略作為致勝武器的主張。

  一旦對公司的內在及外在作了客觀而詳細的SWOT分析,了解自身的優缺點之後,就可將公司的實力與外界所呈現的機會相配合,而擬定合適的策略。其次就是策略的執行,必須與所有相關行動的計畫方面連接,才不致落於空誤。

(七)財務控制(相當於陽維脈)

  企業的財務部門,應具備四大功能:

  1. 稅務會計-負責財務報表的編製。
  2. 資金調度-除了週轉之外,還應妥善理財,依目前的狀況而言,可以藉外匯的操作、證券的投資等「理財技術」的運作,而賺取財務利潤,或許成為公司額外生財的部門。
  3. 內部控制的機制-可防止弊端,減少浪費成本,提高經營績效。
  4. 管理會計-提供預算的控制、現金的管理、租稅規劃等協助各部門改進其績效。

  過去傳統的財務控制,側重費用的撙節與成本的降低,而進步的財務管理,則已成為改善管理的原動力,以及營業外利潤的重要來源。

(八)管理資訊系統(相當於陰維脈)

  經營管理所需的資訊,如資金、材料、人力、機器、生產、品管、行銷等等,加以系統化管理,以ERP電腦化為核心提供資訊平台給各階層管理者使用。

  從最基層的作業性、報表性的電腦化,到中階主管的監督與管制性資訊管理,最終的境界則是建立各種模式的經營預測,以協助高階主管作計畫與決策。

結論:

  引用國父 孫中山先生主張以「人能盡其才、物能盡其用、地能盡其利、貨能暢其流」來治國,這四句用在中小企業經營亦非常適用,經由奇經八脈的調節、蓄積,使人體氣血輸布灌流組織之機能更加旺盛、有效率。如果企業的奇經八脈打通之後,則更能做到「事能進其效、財能豐其源、資訊進其通、市場暢其銷」,筆者藉此希望企業家將經營理念釐清,在做策略規劃及管理上,務必要真實的面對目前組織的狀況,以改善公司體質,提升人力資源管理,而促進事業的發展,獲益必鉅。

【參考資料】

  • 行政院勞動部勞動力發展署
  • 日本能率協會顧問公司(JMAC)著-「工廠管理實務」
  • 經濟部中小企業發展雜誌
  • 企業致勝之道策略規劃實務
  • 奇經八脈-維基百科
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