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再談中小型製造業資訊需求:以實際案例說明

  台灣的中小型製造業在資訊化上還是有一段的落差,常常僅用於財務作帳管理,而生產管理,工作績效等等重要的管理資訊卻是無系統可用;大多的業者都了解資訊系統對營運有一定的助益,能讓管理更加有效率,一個新成立的小規模公司,隨著公司的成長、業務擴張,人工作業已無法完整提供管理上的資訊,時效與缺失不斷的發生時,公司資訊化是必要且急迫的政策;什麼樣的系統才能符合公司的要求,是要導入市面ERP套裝軟體、還是有其他的選擇呢?又常有同行業者在資訊化過程中,因實際作業與系統功能的差異,產生的管理混亂:庫存不準、工作表單流程與現場作業無法結合、表單過多造成人員工作量暴增、‧‧‧等等問題,讓業主舉足不前;然而公司是否要資訊化?答案是肯定的,但要有對的方法去做。

  中小型製造業要如何資訊化呢?下列有幾項實務的建議:

  一、資訊化系統要符合現行作業:簡化工作增加效率、協助管理者決策

  1.增加工作效率

  ERP系統是協助使用者作業,不是新增工作的,在導入ERP系統資訊化時,一定首要簡化作業者工作,繁雜的紀錄及計算統計轉由系統處理,使用者報表盡可能由系統產出,要讓作業者直接享受資訊化的好處;中小型製造業的辦公室人員不多,甚至就1、2人,工作量大又身負重責,若系統無法直接減低其工作量,勢必產生反彈,要順利導入系統恐怕不容易。

  2.協助管理者控管

  管理者由可系統即時掌握公司資訊,如訂單資料、採購進貨、生產狀況、‧‧等,經由系統資料的回饋清楚掌握每一訂單及時進度:是否已投入生產、目前生產進度、何時可以出貨等,再者評估目前產能狀況,作為接單的依據。

  二、簡化系統功能﹝非完整的套裝系統﹞

  市售的ERP軟體必須慎選,原因其系統功能雖完整卻是制式;所以常常發現公司購買套裝ERP系統軟體,在導入過程中困難重重:功能很多但公司要的功能卻沒有,或作業者只是要個簡單的功能但系統卻要繁雜的作業才能達成,所以如果未能找到合適的套裝ERP,建議在成本允許的情況,找有生產管理經驗的軟體廠商設計符合公司需求、功能依據公司經營模式的簡化版ERP系統。

如例:

  1.小型汽機車零件公司,生管、採購及倉庫作業為同一人負責;當訂單投產、開立製造令、產生物料需求時,及依據現有庫存直接產生物料需求表,讓作業者確認採購數量後,直接開出原物料採購單,便可省去一般採購流程的請詢採流程(請購è詢價è採購)

  2.在零件加工公司無倉庫單位:採購收料後通常直接投入製造,所以品管驗收即視為入庫,系統自動產生採購入庫單,省去入庫作業;當投產時,系統自動產生領料單,省去領料作業;完工即產生完工入庫單;出貨即產生出貨領貨單;簡化作業者操作作業。

  三、具備中小型製造業彈性作業功能

  台灣中小型製造業之所以能在市場上站穩腳步,具有彈性的作業模式是重要的因素,生產管理系統應加強在製品的管理:多加工製程作業、在製品管理、A在製品轉做B產品等。

如例:

  1.多加工製程作業

  零件製造商其產品大多經過多加工製程作業,為控管加工過程中的在製品數量,系統有嚴格機制:(投入數=完成數+不良數)、(上製程完成數=自動為下製程投入數)、若製程加工時不明原因數量的增加或減少,提供﹝調整數量﹞欄位給特殊權限作業者調整。

  2.在製品管理的彈性

  因應客戶交期﹝或製程中訂單臨時取消﹞,產品製程的已完成前段加工後,可以先入在製品倉庫,等待客戶實際訂單時,便可由在製品倉的半成品手動投入後段加工,增加作業的彈性。

  3.因應訂單變更的彈性作業

  客戶臨時訂單變更:如顏色變更、同類型產品替換時,因產品製程的前段加工相同,亦可利用在製品管理功能做轉換。

  彈性的製造模式作業是中小型製造業重要的競爭力,然而以過去的輔導經驗發現:每一家的中小型製造業都有自已特殊的經營模式,也因此具備了獨特的競爭優勢,所以ERP系統也要符合如此獨特的彈性作業,而非遷就一般制式的套裝ERP軟體。

  四、作業流程單據自動化

  ERP資訊系統應該具備作業流程單據自動化:

  1.主作業流程

  客戶訂單→生產製令→原物料採購→收料入庫→現場製造作業(含製程工單及委外加工)→完工入庫→出貨作業→應收帳款→付款作業→會計帳;

  2.付款流程

  採購收料或委外加工→付款作業→會計帳;

  上述作業流程單據皆必須自動產生,減少員工的工作量並且避免因不小心而造成的錯誤;員工可以多的時間來做管控作業,提升公司整體的作業效率,一般例行性就盡可能由系統協助處理。

  中小型製造業要資訊化一定要掌握的要點如下:

  一、資訊系統只是一套工具,主要在協助經營者決策。

  二、流程式的作業管理,所以導入過程需要不斷確認公司的作業流程及每個環節之間的管制點。

  三、ERP導入後一定要簡化工作增加效率、協助管理者決策。

  掌握上述的要點,要成功導入ERP系統並非難事;使用符合自己公司需求的ERP系統也會讓經營管理更上一層。

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