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價值工程系列之8 - 發展與建議階段之應用實務

  在經過「判斷階段」後,價值研析團隊將不同經過創意思考的可能解決構想,進行團隊量化評估後,來找出最佳的構想解決方案,接下來就是要將最佳的構想解決方案加以進行替代方案發展。其替代方案「發展階段」與「建議階段」的方法步驟,為本篇文章主要論述的方向。下圖為價值工程各階段的方法執行步驟,主要針對『發展階段』與『建議階段』來進行實務應用說明。

  在「發展階段」中,其主要目的是將判斷階段已經進行量化評估之創意構想,做進一步替代方案細節發展,以利建立出價值建議方案。以利後續價值研析團隊於『建議階段』向關鍵利益關係人進行價值建議方案之說明與簡報,以取得該方案之認同與同意執行之目的。

  之前於進行公開班訓練時,有部分學員提出這個疑問:「其判斷階段中之量化評估方案,已經選擇出最佳可行方案了,但為何還要進行發展階段呢?」。在此階段主要是要讓價值研析團隊,針對下列問題進行評估與釐清:

  ●經選擇的創意構想之具體描述是什麼?

  ●原設計需要變更的理由是什麼?

  ●那些創意構想與現況是互相排斥和獨立的?

  ●所選擇之替代方案,是否滿足所設計的價值研析目標?

  價值研析團隊要如何進行「發展階段」,最主要的作業內容都是以原設計與替代方案來進行比較,其階段步驟重點說明如下:

  1.建立需求的草圖及相關資訊以表達概念:將替代方案構想進行概念草圖繪製,並要求價值研析團隊之成員,都能準確掌握其構想方案。

  2.發展替代構想:針對原設計與替代設計的機能之有利點與不利點進行比較。

  3.適當的估計費用和分配風險:預估替代設計之實施費用,確認各項機能組成項目之數量與單價來計算成本,並且進行風險初步再確認。

  4.進行成本效益分析:將原設計與替代方案進行壽年成本分析,其壽年成本包含初期成本與營運及維修成本,並做出成本效益比較。

  5.完成價值工程替代方案之建議書面資料:將上述各項之資料進行彙整後,整理為價值建議方案( 如例表所示)。

  最終價值研析團隊到了最終階段「建議階段」,在此筆者要先跟價值研析團隊溝通一個共識,那就是如果關鍵利益關係人,對於上述所研提的價值建議方案不接受,那這一整個階段的努力,就無法產生任何價值,也就是白白浪費一整個研析階段的時間與機會成本,對於「建議階段」之執行步驟不可不慎。

  在「建議階段」中主要目的為對企業管理團隊(決策者)和其他利害關係人,進行價值建議方案簡報,來說明該方案與原設計之效益比較結果,在此同時價值研析團隊就必須確認管理階層和其他關鍵利害關係人,於簡報中能瞭解其價值建議方案之內涵,並且產生興趣與認可實施。

  價值研析團隊於「建議階段」中主要階段步驟,如下說明:

  1.確認簡報製作方式與目標。

  2.確認簡報時間、地點與參加人員。

  3.進行簡報演練與Q&A資料。

  但是要如何提升價值建議方案的成功機率,一直是價值研析領隊或團隊最頭痛的問題,在此提供下列幾個成功關鍵因素:

  ●提供明確的目標:於價值建議方案中提出明確的價值提升目標,以獲取關鍵利益關係人的興趣。

  ●產生最大的價值效益:透過價值建議方案能讓目前的原設計方式替換為最大效率與價值,增加企業獲利機會。

  ●進行事先的溝通,避免造成當場震撼:事先由價值研析團隊進行相關利益關係人之事前溝通,以避免因對價值建議方案細節不了解,而產生不必要的誤解或提問,造成簡報當場之主題失焦。

    透過事前溝通,將各階層之利益關係人之需求與問題,事前準備,讓各階層之利益關係人了解執行本價值建議方案之優點,進而取得支持。

  本篇針對『發展階段』與『建議階段』來進行實務應用之說明與提出成功關鍵因素,希能提供價值研析團隊提升價值建議方案的有效性,並期望能讓價值研析團隊,體認到無法獲得認同的價值建議方案,最後只是讓價值研析團隊花費許多時間進行分析與整理的成果,無法產生價值,最終淪為資料櫃中的一份資料。

  截至本篇筆者已將價值工程系列之實務應用發表完畢,希望對於有興趣之企業先進於應用價值工程,能有所助益,也期望價值工程(VA/VE)能為您帶來最大價值的效益。

【參考書籍】

1.價值分析與價值工程認證課程

2.敲開價值之門 - 價值工程的思維與運用


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