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敏捷式專案管理之應用

、敏捷式專案管理介紹(SCRUM法):

  在瞬息萬變的工作環境中,每個人都有不只一個專案在手,而如何妥善運用有限的時間,管理好身邊的各種專案,變成現代人都極為想要了解的訣竅並希望可透過科學的方法得到救贖。在職場上,時間往往是最珍稀的資源,許多專案一做就是好幾個月,甚至好幾年,如何有效管控專案的進度,不但讓許多產品經理傷透了腦筋,也愈來愈受到企業的重視。

  以往,談到軟體開發或專案管理,企業界比較常用一種名為「瀑布式」的開發流程來管控。一般的專案進行大多是按「評估、需求、規劃、執行、結案」等階段順序,一個接一個的來完成專案。但是,在專案執行的過程中,如果有哪個環節發生問題,就必須回到上一個階段進行修改。聽起來很符合邏輯,但這種層層開展、由上而下的規範式專案管理手法,卻愈來愈不符合現代社會的需求,不但專案開發的進度緩慢、容易延宕,團隊的績效也會受到影響。而敏捷式專案管理概念來自於IT產業為解決現今求新、求變、求快的工作環境所產生,原則上敏捷式開發主要的精神在於較短的開發循環以及漸進式開發與交付。換句話來說,專案的成果,包含計畫、各類的需求細節、設計等都會隨著專案的進行而漸漸完整,而非在一開始將所有的計畫與需求擬定完成。

  瀑布式開發流程已漸漸不合時宜,那麼是否有更好的替代方案呢?Scrum,堪稱是敏捷式開發之中最具代表的模式之一。Scrum 是一個運動的術語,英文是橄欖球運動中爭球的意思,取其全隊通力合作,把球往後傳的寓意。這是一種敏捷軟體開發的方法學,其理念是藉由一段特定期間內團隊成員的持續整合與進步中,讓參與者也能夠一起整合與進步。Scrum 這套方法已經赫赫有名,但是傳統產業或一般的上班族仍對它相當的陌生,以下將為各位介紹有關SCRUM之組成與應用。

二、SCRUM的組成與核心方法

  SCRUM最想要改善的,就是避免專案中各種浪費:Muri(方向不合理)、Mura(缺乏一致性)、Muda(成果產出欠佳、過勞)。長期完善的規劃難以做任何變通、綿密的組織架構導致想做事的人有志難伸、甚至互相牽制,專案delay效率欠佳,這些現象對公司來說,都是經常發生也難以改善的成本浪費。因此,SCRUM信奉的信條是:越早犯錯、越早改正,避免最後付出巨大代價,保持團隊持續在不斷的改善及調整的正向循環。

  (一)SCRUM的組成

  SCRUM團隊

  ●一個SCRUM團隊,必須要有完成專案所需的所有角色,破除企業組織框架。具備:跨功能、獨立完成作業的能力(絕無外部企業文化因素干擾)。

  ●在滿足前述條件下,人越少越好,證據顯示團隊成員超過9人時,運作速度開始明顯降低。

  所需角色

  ●SCRUM大師:主導「怎麼做」

  1.不是管理者,而是「僕人領袖」的角色

  2.促成會議招開、團隊建立

  3.協助找出影響進度的阻礙(流程、人、事、制度...)

  4.引導團隊實踐遵循「持續改善」的核心目標,引導大家思考「我們如何還能把事情做得更好?」

  ●產品負責人:主導「做什麼」

  1.並非主管,而是需要一個經驗、技術豐富的人,充分瞭解市場需求(具備市場調查能力),並能夠充分與成員溝通。確保產品方向處於:可執行、可銷售、值得熱情投注三項因素的交集之上。只被產品技術、特色吸引,沒有在一開始將市場銷售機制列入考慮是新創公司常犯的錯誤。

  2.定義待辦事項及優先順序,積極不斷與客戶及內部溝通。

  3.哪些項目最有利推展業務?

  4.哪些項目對客戶最重要?

  5.哪些項目最有利可圖?

  6.哪些項目最容易實現?

  7.專業領域強大、善於市場調查、積極並經常與團隊溝通,為產品價值負責。

  8.在公司內部,產品負責人通常可形成一個團隊,為公司內所有SCRUM team的產品方向負責。

  ●團隊成員:移除所有成員的頭銜,每個人都有思考團隊走向、檢討團隊做事方式的權利跟責任,所有人目標一致,而不是需要領導人來帶領大家。每個人的問題都可能是阻礙團隊的因素,所以每個人都有義務集思廣益,互相幫助。

  (二)SCRUM核心方法

  1.擬定計畫&定義事項

  不用鉅細彌遺的計畫,不需要完整預測每項工作的時間、細項、順序,只要在大目標確認且溝通一致後,一起列出所有待辦事項,針對有最大產出CP值的部分先做、越簡單重要的先做。

  ●計畫是要用來改變的,一邊執行、一邊修正(待辦清單、清單內容、優先分數無一不能改變),而不是傻傻照做並隨時傾聽市場的聲音。

  ●試著用故事描述事項(ex. 因為市場...客戶...,所以...),讓前因後果更清楚,目標更明確、動機更強烈。

  ●事項定義原則:獨立、可修改(隨時調整)、有價值(對客戶價值何在?)、可估算、規模小(好規規劃)、可測試。

  2.固定衝刺週期

  ●衝刺週期是一個足夠有基本產出的最小單位(一週、一個月、四個月),讓團隊能夠維持工作節奏,並且時時檢視成果、調整接下來的代辦事項(調整產品的方向)。

  ●每個週期都需檢視目前得到待辦事項的對應優先分數加總,某種程度上算是衡量效率指標,也是簡略完成度預估指標。

  ●找出優先改善事項,成為下個週期的首要事項。

  ●每個衝刺週期都要確保有實際產出,一個最基本,但絕對要是能夠給客戶使用的產品,或是其中一項完整可供使用的功能。整個專案過程,就是一段又一段固定週期的衝刺。

  ●衝刺結果的產出是一個完整作品,可使用、可展示,才有獲得市場實際feedback的珍貴機會,提供下一個週期做調整(越早犯錯、越早改正)。

  3.每日立會

  每天站著開會且絕不超過15分鐘、專案所有成員一定要全員在場才有意義、盡可能每天同一時間開立會以維持大家的工作節奏。每個人立會前都應思考三個問題:

  1.從上次立會到現在,做了什麼些協助完成團隊衝刺的事?

  2.下次立會之前,打算繼續做什麼來協助團隊完成衝刺?

  3.有什麼事情阻礙、干擾你嗎?工作方式、團隊方向有任何可以調整的地方嗎?

  站著開會的原因:充分溝通、積極聆聽、縮短時間。確保大家都充分溝通了解,並檢討任何有可能阻礙團隊的事情。對事不對人,所有阻礙團隊前進速度的因素都應被立刻提出,並且,也要整個團隊一起想辦法協助夥伴一同解決。

三、適用時機與應用:

  導入敏捷式管理是改變態度,培養一種面對現實、接受限制、處理現狀、放下過去的態度。所要面對的現實如:需面對事情做不完、資訊不足、競爭激烈等現實狀況。當以下這些狀況發生時,我們可以試著採用敏捷式專案管理之方法來進行計畫之執行。

  ●面對競爭激烈的現實

  現實是環境變化太快,所以敏捷式管理用快速迭代的方式,在最短時間,產出最小可行的產品,放到市場上看反應再做下一步改善。

  ●面對資訊不足的現實

  現實是第一線的夥伴才有第一手的資訊,敏捷式管理由最了解情況的前線夥伴做決定,比較大機會做出最貼近市場需求,讓消費者買單的產品和服務。

  ●面對事情做不完的現實

  事情是沒有做完的一天,所以敏捷式管理是要把事情排出優先順序,從做有價值的開始進行,捨棄低價值的工作。

  近年來,許多專家一直強調敏捷式開發流程是最有效的方法。但實際上,只要符合專案實際的控管需求,各專案流程都各有其優點。因此,選擇哪一種流程不是以「好與不好」,而是以「適不適合」為判斷的依據才最重要。


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