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為全員改善注入DNA

前言

  資通訊科技的不斷創新與應用,開闢新世代的競爭模式,過往憑藉著「資訊不對稱」所創造出的相對優勢已經正在消失,個人式的專業或領導風格所創造的成功,已被團隊合作或集體參與式的卓越經營事蹟所取代。「小成功靠自己、大成功靠團隊」,組織是眾人的集合體,團隊就是要集合眾人之智、匯聚眾人之力方有綜效。

  今日管理提到的「品質」,已不僅在產品的製造或是服務的提供,其必須是「全面品質管理(TQM)」,此含括在組織的經營理念、企業文化與環境塑造之中。此間,組織更須中所有成員一同參與組織的成長,能具備發掘問題、解決問題,並進行改善的意願與付出行動力。

  日本知識創造理論之父野中郁次郎,及媒體工作者勝見 明在著作「全員經營學」中,以十餘家成功案例,切中今日組織力量的關鍵在於組織所有成員對組織、對工作的認同,並發揮個人職能於職場之中。「全員經營學」重要在闡述「員工必須是團隊的一份子,同時也是團隊的領導者」、「對自己工作要掌握自己的領導權」、「讓每個人都懷抱『經營者意識』」…等含義。

  相同地,日本京瓷株式會社的創辦人稻盛和夫名譽董事長研究出「阿米巴經營」,其以「經營並非只由部分經營高層執行,應由全體員工共同執行」的理念貫徹在公司的經營管理中。小組組長的判斷或需求,隨時調整組織的型態和工作方式,各小組間可以相互調度人力支援,各小組的組成人數時有變化,但也在人員相互流動互動中,讓改善手法、創新思維得以不斷相互激盪出創意與巧思,持續精進。

  全員改善注入DNA的三方法

  企業要讓全員參與改善,讓員工有參與感、成就感,並在工作場域中,隨時保持「改善」、「好,還要更好」的心態與知能,有以下三個方法提供企業運用。

1、推動團隊改善

  組織要建立全員參與改善的機制,建構全員改善的環境、制度,讓員工能參與組織的發展,更能以團隊的方式進行目標式績效的提升。員工參與團隊的運作,一則在群體的互動中,可以結合眾人經驗(例如腦力激盪的運用)或發揮一己之所長,更可以產生歸屬感,有助於強化對組織的認同感、安全感、存在價值感、工作使命與成就感。

  本文前述提及「全員經營學」、「阿米巴經營」中展現的實例,都顯示組織要成功,要重視每一位成員的能力,並提供得以發揮的平台。關於「團隊改善活動」方面,從過往國內推動已久的品管圈、專案/品質改善小組…等,到今日許多企業內針對改善目標所設立之小集團活動、改善小組、創新小組、精實改善(LEAN)、生產保養,以及六標準差等活動所成立之專案團隊,皆屬之。團隊改善活動進行同時,除目的性達到改善現場的製程效率、解決產品品質等問題之外,最重要是組織人才資本在過程中的養成,實質有助於累積強化企業經營體質力。

2、善用標竿見學

  「見學」是標竿學習的一種方式,以實地考察、觀察的方式進行學習。英國標竿學習大師Robin Mann精要闡釋:「標竿學習就是從他人的經驗中加以學習。」組織推動品質經營,致力從事本身改善的過程中,能跨出單位,進行單位外的學習是必須,也是必要。標竿可以來自於組織內不同單位,也可以尋求同業、異業間的學習。除了能在師法他人成功的做法中快速應用,見賢思齊中突破問題盲點外,對一些自以為已做得不錯的幹部或員工,也可在親眼見識與身歷其境中,觸發不再以管窺天,必須持續再精進的體悟。

  然學習必須有其目的!標竿學習結合柯氏四階層的訓練評估模式(Kirkpatrick’s Four Levels of Evaluation),也須追求訓練(學習)成果能推升至第三階層、第四階層,即對學習者本身的行為改變,以及實質對組織績效產生正面的影響。故在安排標竿見學的過程,除了事前讓學習者知道學習的主題、目的之外,更必須讓見習後,能回到工作崗位進行實質改變。因此,在見學前就必須明確「交付作業」(可參照下表),提供學習者由學習的過程連結到行動的實踐。當然,主管必須就學習者見學後提出的內容,進行交流分享,以及督導行動方案之推展與提供必要之支援協助。

見學建議、心得與行動方案表

3、育成盡責文化

  「盡責」的觀念不僅只是負責完成工作,更是要完成「自己承諾的事」,能為最終「成果」負起完全責任。在「實踐成果、達完成績效目標」之下,即使遇到不可抗力的意外,不能有「我都已經盡力了」的態度,必須「正視問題、承擔責任、解決問題、付諸行動」。

然組織盡責文化的推動無法一蹴而成,舉凡組織文化的培育可以考量:

  (1)在管理層級方面,可以由幹部先接受訓練、舉辦讀書會等建立共識,持續互動交流中對盡責有更深體悟,方能對部屬以身作則。

  (2)在基層員工方面,除了善用海報、標語等宣導外,重要是組織能發掘符合盡責事蹟之人、事。幹部可以利用早會或安排於會議中進行公開表揚、提供獎勵。此外,組織內現有廣宣導媒介,例如:電子郵件、刊物、牆上電視…等,都可以做為宣導及表彰符合盡責事蹟之媒體。

結語

  組織由「人」所組成,最重要的就是運用與發揮員工在工作上的經驗。員工在工作崗位直接面對許多問題,如能集思廣益、匯聚眾智,共同討論提出解決方法,讓員工參與、享有工作中的改善成果,彌足珍貴。全員改善中強調,組織能建立成員參與改善的平台,加上成員能認知到自己在團隊中的角色與任務,能全力完成本份工作,如實地將完成的成果交給下一位,過程中成員能具備「再多加一份盡責」的意識與執行力,如此接棒、累積成果,創造組織的成功,榮耀與成就感更能回饋到組識中的成員,也是善的循環。

 

參考資料:

卓越經營服務網

EMBA雜誌366期 2017/2


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