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中小企業如何一步一腳印的邁向國家磐石獎——「國家磐石獎申請書撰寫重點」

  「國家磐石獎」自民國81年開辦以來,迄今已邁入第27年。每年藉由評審(註)選拔在各方面表現卓越的中小企業,表揚獲獎企業在管理制度建立、創新策略的經營、穩健殷實財務規劃及對社會責任貢獻等方面之成就,來分享給其它有意願學習的中小企業,發揮典範效果及擴散作用,藉以激勵中小企業轉型升級。

(註)評審構面包括:

(一)「企業經營績效評估」佔總分70﹪

  • 「整體管理制度」權重為25%:包含(1)經營理念、願景、目標與行動計畫 (2)組織架構及管理職能之運作 (3)企業文化的塑造與實務 (4)事業流程管理 (5)海外發展之效益、適法性。
  • 「創新策略」權重為20%:包含(1)創新績效 (2)核心競爭力分析 (3)研發投資與成效 (4)產品/服務、技術、事業開發之短、中、長期策略。
  • 「行銷策略」權重為20%:包含(1)市場地位 (2)市場行銷策略 (3)顧客關係管理 (4)自有品牌運用情形 (5)產業關聯效果。
  • 「人力發展」權重為20%:包含(1)人力資源規劃與運用策略 (2)經營團隊的運作情形 (3)提供校外實習情形。
  • 「社會責任」權重為20%:包含(1)根留台灣理念與作法 (2)企業對社會之貢獻 (3)企業形象 (4)環保與工(公)安衛 (5)消費者保護 (6)營造兩性平等之工作環境 (7)響應政府政策。

(二)「財務狀況」佔總分30﹪

  包含(1)自有資本率、(2)流動比率、(3)營業利益率、(4)稅後純益率、(5)應收款項週轉率、(6)淨值報酬率、(7)總資產週轉率、(8)營收成長率等8項。

  本篇文章主要以H公司為案例,介紹中小企業如何一步一腳印的準備國家磐石獎十四項參選資料,分享給其它有意願學習的中小企業,發揮典範效果及擴散作用,藉以激勵中小企業轉型升級;如副標題所述「國家磐石獎申請書撰寫重點」若企業實際狀況之差距較大,可聯繫作者給予協助。

  H公司主要經營模式為塑膠薄膜買賣,經營成長發展企圖具體說明(參見表1),內銷市場佔75%、外銷市場佔25%,力求為客戶產品創造更高的附加價值及提供一系列的解決方案,設有塑膠薄膜裁切、分條、熔接及無塵室等設備,精通塑膠薄膜原物料配方,可協助客戶因應不同機器設備的需求進行材料品質的改善。

表1:經營成長發展企圖具體說明

經營成長發展企圖

具體說明

類別

項目說明

新投資

資金/機器設備/

廠房/研發…

為了確保生產效率與品質符合產品設計要求,添購新機器與改良調整機器設備:

新市場

國外/地區/…

為了建立新市場、擴大外銷比例:已經在國外成立分公司,積極拓展外銷市場。業務主管積極考察東協越南、菲律賓及緬甸市場,找尋切入點。

營收增加

新商業模式/新產品/新服務

  • 為了增加營收推動新商業模式:建立自有品牌通路;為了增加客戶需求與新的服務:公司積極開拓新產品。

就業人數

人員技術缺口/人力資本/提升工作技能/關懷員工需求/穩定離職率

  • 每年重新盤點人員技術缺口;
  • 視員工為公司的人力資本;
  • 協助員工提升工作技能;
  • 持續關懷員工需求穩定留職率。

  H公司一向信譽卓越,為掌握趨勢,提供更新更多元化產品,不斷致力於創新及研發,力求為客戶產品創造更高的附加價值及提供一系列的解決方案深耕客戶,期使在業界成為TOP優質廠商,故於民國92年起陸續通過ISO 9001、ISO14001、ISO22000、HACCP國際標準認證、塑膠類食品容器(具)包裝材料製造業者良好衛生規範GHP示範符合證明、TTQS人才發展品質管理系統評核、導入各項產品之RoHS檢驗,同時對e化軟硬體的導入更是不餘遺力,並遷入自有廠房擴大營業,本著精益求精的專業技術及創新精神,提供客戶最完善的價值與服務,與供應商、客戶及全體員工共同追求永續經營的理想與目標。

  有關國家磐石獎報名應繳資料共計十四項,本篇文章主要以H公司為案例,分享國家磐石獎報名應繳資料準備重點:

國家磐石獎申請書

  • 填入申請企業:H公司全銜。

(一)自我檢核表。

  • 依序完成自我檢核項目及切結蓋上H公司章及負責人章。

(二)個人資料提供同意書。

  • 記得需打勾þ我已閱讀並且接受上述同意書內容
  • 由H公司負責人擔任立約人親自簽名並蓋上H公司章及負責人章。

(三)推薦書(附表1-1、1-2)。

  • 建議優先邀請H公司往來銀行經理擔任推薦人,其次才找學術研究機構、中小企業輔導機構、政府機關或國家磐石獎聯誼會推薦並蓋上推薦機構章及推薦人章。
  • 推薦理由及事蹟說明:可列舉1.經營穩健,深具成長潛力;2.企業形象優良;3.表現卓越並對社會經濟具示範效果;4.熱心公益並對社會有具體貢獻;5.其他具體事蹟說明:包括(H公司產業背景、經營願景、經營理念,未來投資發展規劃等等)。

(四)公司簡歷表(附表2-1、2-2)。

  • 依序填寫H公司簡歷表,需特別留意員工人數與財務狀況等資訊必須正確且前後一致。
  • 採用條列方式介紹H公司沿革,從設立初始~目前狀況,所發生的大紀事件。

※附表2-1除檢附紙本外,也必須至線上填寫表單 https://goo.gl/ubtdHZ

(五)企業經營績效說明書(附表3)。

  • 經過現場實際診斷與高層主管深度討論獎項評審構面後,依據獎項評審構面建議申請書撰寫方向(參見表2),H公司依照改善建議,經由導入TQM的架構、流程、秉持全員參與、全面整合、持續改善的精神,啟動全員的改善機制,凝聚員工向心力,提升整體的品質力及管理能力,整合各項關鍵KPI績效指標,掌握H公司核心能力以及制定適合的目標值,讓經營者透過經營會議稽核目標達成狀況,幫助管理者從管理目標展開部門內的所有活動,與員工獲得一致的努力方向,並經此建構一套H公司自有的管理制度,展開價值溪流持續精進業務流程改善,運用合理化與標準化來改進作業流程,減少浪費以提高經營績效與營運目標的達成,朝高成長企業發展,成為產業的最佳典範。
  • 企業經營績效說明書-列舉工作推行紀錄(活動照片、推動組織、改善報告等)
  1. 召開(磐石獎)啟動大會(表現參加的決心:H公司全體員工大合照)
  2. 組成TQM推動委員會(依照H公司組織規模與需加強的機能量身規劃)

  3.展開策略規劃及行動計畫(列出H公司近期三年的策略及行動計畫)

  4.提出5S環境管理規劃並展開行動方案

  5.現場改善前與改善後的照片(倉庫、生產現場、包材區域、工廠外圍等)

  6.導入TPIM「全面績效整合管理」並建置各項關鍵KPI績效指標與目標方針

推行方法

產生效益

1.策略面:依照經營願景,發揮管理機能。

2.系統面:以Top-Down為原則,從部門功能盤點核心目標,制定關鍵績效指標,整合部門間績效關係應用貢獻連結。

3.執行面:將績效管理與經營活動結合,建構創新的體制及追蹤成效。

讓經營者透過經營會議稽核目標達成狀況,管理者將目標展開部門的所有活動與員工共同獲得一致的努力方向。

 

  7.完成成立研發中心(開發APQP流程)建立ISO研發創新程序

推行方法

產生效益

1.建構研發中心,實施APQP先期產品品質規劃教育訓練並在現有ISO管理基礎建立研發創新流程,制訂研發中心管理程序文件。

2.依照PDCA落實研發創新管控。

完成開發設計及變更管制程序,建立研發創新流程:

(1)概念設計階段

(2)原型系統設計階段

(3)細部設計階段

(4)設計審核試做

(5)量產試做轉移

未來更需聚焦STOC四大關鍵因素(註)並朝向N+2或N+3的未來技術和產品發展。

(註):STOC四大關鍵因素包括研發策略、技術布局、組織設計及持續改善。

  8.建立「研發日誌」、「專家黃頁」等相關記錄與報告

  9.生產改善案例:將點斷線改為熱封型側撕線、改善設備換模換線時間

  10.推動BPM業務流程改善並建立合理的標準作業流程,減少浪費,案例:

  • 業務部門:交期回覆改善案、催收貨款改善案、訂單流程改善案
  • 財務部門:每月18日前準時提出財務報表改善案
  • 品保部門:CPP進料檢驗改善案
  • 採購部門:業務非常規料請構流程改善案
  • 文管中心:品質異常流程表單設計改善案
  • 生產部門:平板材切改善案、備料改善案、紙箱全數上架改善案

  11.完成TWI基層幹部訓練並建立架構:展示分組討論、小組報告活動照片

  • 建構TWI基層幹部發展架構,包括:JI工作教導、JM工作方法、JR工作關係、JS工作安全)。
  • 建構正確的主管職責角色與認知。
  • 推動OJT工作中訓練(On-Job-Training)。
  • 建立QCC改善小組,持續改善生產與品質問題

表2:依據獎項評審構面建議申請書撰寫方向

項目

獎項評審構面內容說明

  • 經營理念、願景、目標與行動計畫
  • 組織架構及管理職能之運作說明
  • 企業文化塑造的塑造與實務
  • 營運流程管理(含會計制度與內部控制制度、人員生產力、資訊系統規劃/應用/管理、供應鏈結構管理及策略聯盟運用情形、取得相關證如正字標記、GSP、環保標章、節能標誌等)
  • 全球布局與布建通路之作法

改 善 建 議

  1. 推動BPM業務流程改善並建立合理的標準作業流程,減少浪費。
  2. 推動5S環境管理並建立5S執行標準。
  3. 確實執行機台日常保養與點檢,減少機台停機損失,預防並降低停工待料問題發生。
  4. 公司可建立「全面績效整合管理」(Total Performance Integration Management; TPIM)之模式並導入各項關鍵KPI績效指標。
  5. 公司之願景與使命,可更細部針對短、中、長期之目標進行規劃,並建立專案小組設定關鍵績效指標KPI,實施持續改善。

建議申請書撰寫方向:

  • 經營理念、使命、願景
  • 短中長期策略目標、行動計畫
  • 組織圖
  • 部門職掌、工作說明書、職務說明書
  • 企業文化
  • 營運流程管理
  • 公認會計原則及有關稅務法令、財務報表簽證、內部控制制度
  • 資訊發展:策略、系統功能應用、資訊架構藍圖
  • 生產管理:生產改善、亮點優勢-例如:智慧製造、安裝傳感器
  • 品質管理:品質改善
  • 供應鏈管理:供應鏈架構、價值鏈、客戶是供應鏈一環+供應商、評估與考核、夥伴合作與聯盟(派技術人員支援供應商共同改善問題)
  • 全球布局

 

項目

獎項評審構面內容說明

  • 創新績效(創新商品/服務/技術、創新行銷模式、創新經營模式等)
  • 核心競爭力分析
  • 研發投資與成效
  • 產品(服務)、技術、事業開發之短、中、長期策略
  • 生產流程之改善

改 善 建 議

  1. 公司未建立明確研發創新流程,必須積極改善。
  2. 需提升新產品或新生產技術的開發能力,並在客戶提出新產品或新生產技術需求之前就能達到熟練生產的條件,滿足客戶需求。

 

建議申請書撰寫方向:

  • 產品技術創新、研發-產品-技術之發展階段與定位、特性
  • 行銷模式創新:4P~4C、核心思維與演進
  • 經營模式創新:OEM-ODM-OBM之演進與定位
  • 核心競爭力分析:產品、研發、市場、製造、管理、等核心能力盤點(成本最佳化、差異化、競爭力分析)
  • 研發投資與成效:研發投入:組織、人力、經費、設備(研發管理作業流程、專案管理、文化與激勵),研發產出(專利、新品營收佔比(創新報酬公式))
  • 產品(服務)、技術、事業開發之短中長期策略,廣義:企業短中長期發展策略目標-研發策略;狹義:專利地圖(產品、製程)的技術藍圖、產品發展藍圖
  • 生產流程之改善:製程、品質之改善活動與效益

 

項目

獎項評審構面內容說明

  • 市場地位(含新服務模式對產業發展、社區互動的價值)
  • 市場行銷策略(含內外銷)
  • 顧客關係管理
  • 自有品牌運用情形
  • 產業關聯效果(各產業相互間的貨品與服務之交易狀況)
  • 資通訊科技運用

改 善 建 議

  1. 導入客戶關係管理資訊系統,特別針對品質標準的項目,讓公司內外部的資訊溝通更加及時與完整。
  2. 導入BPM業務流程改善。
  3. 增加內外部門與客戶溝通。
  4. 藉由資訊系統來分析與檢討各部門年度績效。
  5. 鎖定目標市場,強化業務與顧客溝通能力,與客戶共同設立品質判定標準,有效將商品銷售到目標市場,並持續不斷地檢討與修正目標市場。

建議申請書撰寫方向:

  • 市場定位:STP、創新服務模式對產業發展、社區互動的價值
  • 市場行銷策略:(內、外銷)產品市場發展策略-行銷策略
  • 顧客關係管理:顧客服務體系((售前中後)的服務流程、(製造、品管、技術、管理、業務體系等等)各功能體系對客戶服務、CRM、客訴處理、滿意度調查)
  • 自有品牌運用情形:產品特性-對應主要市場-品牌特性、公司形象(公司品牌、策略、類似使命與願景)
  • 產業關聯效果(各產業相互間的貨品與服務之交易狀況):產業在價值鏈的位置、關聯效果(本產業、產業影響力、產品所供應之其他產業)
  • 資通訊科技運用:資通訊科技在市場發展、顧客服務之運用(應用點、功能、效益)

 

項目

獎項評審構面內容說明

  • 人力資源規劃與運用策略 (包含人事制度、勞資關係、教育訓練、員工福利、知識管理)
  • 企業人才發展與企業策略性目標、績效之連結
  • 經營團隊的運作情形
  • 提供校外實習情形
  • 改 善 建 議
  1. 實施職務盤點與人力負荷分析,並建構幹部養成及教育訓練系統,針對現有的職務類型,釐清各職能職責。
  2. 建構TWI基層幹部發展架構:(包括:JI工作教導、JM工作方法、JR工作關係、JS工作安全)。
  3. 建構正確的主管職責角色與認知。
  4. 推動OJT工作中訓練(On-Job-Training)。
  5. 建立QCC改善小組,持續改善生產與品質問題。

 

建議申請書撰寫方向:

  • 人力資源規劃與運用策略:擬訂人力資源策略或政策、人力資源體系圖(人事制度、勞資關係、教育訓練、員工福利、知識管理);詮釋各項作法、制度、效益優點、特色、亮點
  • 經營團隊的運作情形:公司治理團隊(董事會議、股東會議)、經營管理團隊之運作情形,盤點-策略經營面、流程、部門管理面、評量改善面之(運作狀態、成員、功能任務、頻率),年度經營策略會議-展開流程部門各項會議(產銷會議)
  • 提供校外實習情形:雙軌訓練旗艦計畫、產學合作、產學專班、職場實習、獎助金、替代役

 

項目

獎項評審構面內容說明

  • 根留臺灣理念與作法
  • 對社會有具體貢獻之相關事蹟
  • 企業形象
  • 環保與工(公)安衛
  • 消費者保護
  • 營造性別平等友善工作環境
  • 響應政府政策(導入使用電子發票、訂定實施員工調薪分紅機制等)

改 善 建 議

建議申請書撰寫方向:

  • 根留台灣理念與做法:在台製造、投資台灣、貢獻稅收、貢獻就業
  • 企業對社會之貢獻:環境保護、對產業/社區/學校之貢獻、員工關懷
  • 企業形象:各項報導、各項獎項
  • 環保與工(公)安衛:環境政策、專責單位設立與訓練、環安衛制度作法、作業環境
  • 消費者保護:產品保固、綠色設計、顧客(使用者)權義維護
  • 營造兩性平等與分享之工作環境:性別佔比、性別平等之福利措施/設施/制度
  • 響應政府政策(導入使用電子發票、訂定實施員工調薪分紅機制等):一例一休

 

項目

獎項評審構面內容說明

財務評估係依據企業提供之最近3年度財務報表資料,就安定力、收益力、活動力及成長力等相關領域計算各項財務比率,並與其各別同業標準相較後,綜合彙計評分

改 善 建 議

建議申請書撰寫方向:

  • 彙整各項財務數據(1)自有資本率、(2)流動比率、(3)營業利益率、(4)稅後純益率、(5)應收款項週轉率、(6淨值報酬率、(7)總資產週轉率、(8)營收成長率等8項。

(六)公司登記資料、董監事名冊。

  • 可直接在「商工登記公示資料查詢服務網站https://findbiz.nat.gov.tw/」下載公司登記資料與董監事名冊,並蓋上H公司章及負責人章。

(七)公司負責人身分證影本。

  • 複印公司負責人身分證影本,並蓋上H公司章及負責人章。

(八)製造業請加附工廠登記(或臨時工廠登記)證明文件影本。

  • 可直接在「工廠公示資料查詢系統https://serv.gcis.nat.gov.tw/」下載工廠登記(或臨時工廠登記)證明文件,並蓋上H公司章及負責人章。

※製造業之廠房面積及電力容量、熱能如未達「工廠從事物品製造加工範圍及面積電力容量熱能規模認定標準」第3條規定之規模者免附。

(九)最近3年會計師簽證之查核報告書,今年度需完整之會計師查核簽證報表正本。

  • 例如今(107)年5月31日提出申請,H公司需準備104年、105年及106年度的會計師簽證之查核報告書,若106年度之會計師查核簽證報表正本無法在申請日之前取得,必需在6月8日前掛號寄達「中華民國全國中小企業總會」。

※若前2年無會計師財務簽證之查核報告書,則請提供營利事業所得稅結算申報告之財務報表(現金流量表、資產負債表、綜合損益表暨權益變動表影印本並請加蓋公司大小章)。

(十)民國107年1月至4月之營業人銷售額與稅額申報書(401表) 。

  • 印製今年度1月至4月之營業人銷售額與稅額申報書(401表)。

(十一)國稅局核發之無違章欠稅證明文件。

  • 向國稅局申請核發H公司無違章欠稅證明。

(十二)最近12個月(民國106年4月至107年3月)勞保局投保單位繳費證明書和投保人數資料。

  • 印製最近12個月(民國106年4月至107年3月)勞保局投保單位繳費證明書和投保人數資料,並蓋上H公司章及負責人章。

※繳費證明書,請至勞動部勞工保險局-投保單位網路申報及查詢作業系統(保險費繳費證明查詢及列印/ https://edesk.bli.gov.tw/cpa/);投保人數資料表可至上述網站中-月末投保人數資料表查詢列印。

(十三)其他事蹟證明相關文件影本(如品質認證證明書、獎項紀錄等)。

  • 印製事蹟證明相關文件影本,例如:
    • ISO9001證書、ISO14001證書、ISO22000證書、HACCP證書、GHP證明等。
    • 中華民國專利證書、日本專利證書、中國專利證書等。
    • TTQS人才發展品質管理系統評核等級證書等。
    • 參與政府相關活動證明:參展紀錄、標竿企業。等
    • 原材料有害物質分析化驗報告等。

※正本資料內若為影本文件,必須加蓋「與正本相符章」。

(十四)提供照片電子檔4-5張(包含公司大門/辦公室全景、生產線作業情形、產品)。

  • 拍攝公司大門/辦公室全景、生產線作業情形、產品等區域,讓評選委員留下深刻的印象。

  完成上述國家磐石獎十四項參選資料,將申請資料紙本以A4規格、雙面印製,依該順序膠裝整齊(正本1份、副本7份)並燒錄電子檔光碟1份,在國家磐石獎報名期限前,郵寄送件以郵戳日期為憑;親送或宅配則請於截止日前於上班時間(上午9:00至下午5:30)前送達國家磐石獎選拔委員會工作小組。

  中小企業追求「國家磐石獎」的殊榮,並不是最終的目的,而是一種幫助企業成長與蛻變的手段,透過全體員工參與推動申請的過程,不只可以幫助企業凝聚向心力、發掘企業的核心競爭力,最重要的是可以累積未來人才發展策略的實戰經驗。不論企業是否獲得「國家磐石獎」,組織各階層人員經過這段時間的內化與吸收,在工作態度、意願與能力都能獲得大幅度的成長,這些成果絕對不是一般的員工教育訓練可以相比的。希望,未來有更多傑出的企業獲得「國家磐石獎」,建立更多的標竿典範。

 

參考資料:

  1. 第27屆國家磐石獎申請須知 – 經濟部中小企業處
  2. 如何推動國家磐石獎 - myMKC管理知識中心

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