MKC Logo
瀏覽數:312

優化組織架構 提升管理效能

  近些年來筆者實際輔導企業在經營管理方面發現,在企業成長茁壯的過程中,經營者大多都會遇到現行組織架構下,運作越來越沒有效率和效能,但卻不知如何著手改善,尤其在舊有沉重包袱且企業亦未遭逢重大危機的情況下,不敢冒然實施企業流程再造(BPR),期待透過組織架構的調整來提高經營管理運作的效率和效能,而尋求輔導顧問的協助。在歷經協助多家企業進行組織架構調整的實戰後,體悟到一些重要關鍵,期望對國內企業有類似需求的經營者有所助益。

  一般而言,企業的組織結構(Organizational Structure)主要是梳理對於工作任務如何進行分工、分組和協調合作;組織結構必須表明組織各單位的功能以及各功能要素之間相互關係的一種模式,可以說是整個公司管理系統的“框架”。組織結構所呈現的是組織的全體成員為實現組織目標,在管理工作中進行的分工協作,在職務範圍、責任、權利方面所形成的結構體系,其本質是為實現組織戰略目標而採取的一種分工協作體系,組織結構必須隨著組織的重大戰略調整而調整。組織結構一般分為職能結構、層次結構、部門結構、職權結構四個方面:職能結構是指實現組織目標所需的各項業務工作以及比例和關係,其考量要點在於職能盤點與分析方面;層次結構則是指管理層次的構成及管理者所管理的人數,其考量要點包括管理人員分管職能的相似性、管理幅度、授權範圍、決策複雜性、指導與控制的工作量、下屬專業分工的相近性;部門結構是指各管理部門的構成,其考量要點主要是一些關鍵部門是否缺失或優化;而職權結構是指各層次、各部門在權力和責任方面的分工及相互關係,主要考量要點在於部門、崗位之間權責關係是否對等。然而在組織調整上也可以擷取各方面的優點,來設計最適合企業發展的架構!

  筆者累積在協助企業調整組織架構的經驗中,初步整理出有幾個原則相當實用,期望藉此文來分享給類似需求的經營者:

企業的任務與目標永遠放在第一

  企業組織架構設計的根本目的,是為實現企業的戰略任務和經營目標所服務的。這是最基本的原則,組織結構調整的全部設計工作必須以此作為出發點和歸宿點,即企業任務、目標和組織結構之間是目的與手段的關係;衡量組織結構調整後的優劣,要以是否有利於實現企業任務、目標作為最終的標準。從這一原則出發,當企業的任務、目標發生重大變化時,組織結構必須作相應的調整和變革,以適應任務、目標變化的需要。因此,進行企業組織架構的改革,必須明確要從任務和目標的要求出發,該增則增,該減則減,避免單純地把精簡組織作為改革的目的。

精準掌握有效管理幅度

  組織內部的人員由於受個人能力、知識、經驗條件的限制,每位部門主管能夠有效領導的直屬下級人數是有一定限度的。有效管理幅度絕對不是一個固定值,它受職務的性質、人員的素質、職能架構健全與否等條件的影響。這一原則要求在進行組織重視調整架構時,管理者的管理幅度應控制在一定水平,以保證管理工作的有效性。由於管理幅度的大小同管理層次的多少呈反比例關係,所以必須要求在確定企業的管理層次時,考慮有效管理幅度的制約。因此,有效管理幅度也是決定企業管理層次的一個基本因素。

善用集權與分權相結合的效益

  調整企業組織架構時,建議要有必要的權力集中,也要有必要的權力分散,兩者不可偏廢。集權是公司治理的客觀要求,它有利於保證企業的統一領導和指揮,有利於人力、物力、財力的合理分配和使用;而分權是調動下級積極性、主動性的必要組織條件。合理分權有利於基層根據實際情況迅速而正確地做出決策,也有利於上層領導擺脫日常事務,集中精力抓重大問題。因此,集權與分權是相輔相成的,沒有絕對的集權,也沒有絕對的分權。企業在確定內部上下級管理權力分工時,主要應考慮的因素有:企業規模的大小,企業生產技術特點,各項專業工作的性質,各單位的管理水平和人員素質的要求等。。

重點掌握專業分工和協作

  現代企業管理的特點是工作量大,專業性強,分別設置不同的專業部門,有利於提高管理工作的質量與效率。在合理分工的基礎上,各專業部門只有加強協作與配合,才能保證各項專業管理的順利開展,達到組織的整體目標。在組織調整中也要重視橫向協調的問題。運作的方式可實行系統管理,把職能性質相近或工作關係密切的部門歸類,成立各個管理子系統,分別由各副總經理負責管轄;必要時可考慮設立一些必要的委員會及會議來實現協調。最重要的是創造協調的環境,想辦法提高管理人員的全局觀念,致力增加相互之間的共同語言。

讓組織有彈性和適應性

  外在環境變化無窮,所以當組織在外部環境和企業任務發生變化時,必須保證能夠繼續有序地正常運轉;同時又要保證組織在運轉過程中,能夠根據變化了的情況做出相應的變更,因此組織應具有一定的彈性和適應性。組織架構調整之際,需要在組織中建立明確的指揮系統、權責關係及規章制度;同時最好選用一些具有較好適應性的組織形式和措施,使組織在變動的環境中,具有一種內在的自動調節機制。

  最後,組織架構的調整不能視為家常便飯而任意為之,除非到了不調整就不能取得更好效果的必要之際,才需要通過企業組織架構調整的優化,來達到企業科學系統化的管理思維模式,更要以組織機構的穩定性過渡或穩定性存在為前提,所以組織架構的調整務必要讓部門職能清晰、權責到位,能夠進行評價和考核,部門間的管理聯繫、工作流程協調,公司的管理制度能有效實施為目的。此外,經營者也可藉由組織架構調整來優化調整部門和崗位,有意識地將部門、崗位和人才培養相結合,讓員工與企業獲得雙贏!


您可能會有興趣的課程

資料讀取中...

您可能會有興趣的出版品

資料讀取中...

能力雜誌

資料讀取中...
輔導諮詢