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RELAX時間管理術

   執行培訓,我常常用「時間管理困擾是什麼?問題在哪裡?」做為開場,通常得到的回答是:在公司負責的工作太雜、瑣碎的事務太多,有時候老闆又常常快下班的時候才交辦工作,搞得沒辦法準時下班……,聽起來計劃好像往往因為老闆一句話被打亂?偶遇學員擔任管理職務,則會提到:除了自己的工作量很多,有時候連部屬的工作都要幫忙檢核,因為部屬做出來的品質不好、沒達到我的標準,所以常常做完自己的事情,還得花時間幫部屬修文件……,聽起來被公司拔擢晉升為主管,反倒委屈了?因為大家都陷在問題當中,所以當我們沒辦法達到自己或是他人的標準、期望,「時間不夠用」、「時間管理有問題」…就會被當成藉口。

  管理大師彼得.杜拉克曾說:無法管理時間便無法管理一切;富蘭克林也提到:管理時間便是管理生命。那麼,您是否曾經想過,到底在我們的生命中有多少時間可以使用?根據2017 World Population Data Sheet報告統計,2016年全世界主要國家平餘命,臺灣男性平均壽命77歲、女性83歲(世界排名第38名),如果我們用男女平均餘命80歲來將生命區分為四個階段,第一階段20歲以前的生命時間,多半由父母影響或引導我們利用,個人主控性不高!而60歲以後的生命,時間利用又被個人健康情況占據影響主因!掐頭去尾,我們真正可控與可利用的,只有20-40歲、40-60歲間的40年,占平均生命1/2……。現在回過頭看看,你的生命已經消耗的多少時間?還有多少時間可以利用?既然時間有限,如果不即刻開始管理時間,我們就只能回望飛逝的時間感嘆。你不管時間,時間自然也是自走自的、不會管你。說穿了,時間管理並沒有太艱深的學問,接下來讓我們用RELAX觀點,開始管理你的時間吧!

  什麼是RELAX時間管理術?

  R,Review,人生目標與時間配置檢視。

  當你離開一個部門、一個公司,甚至是離開這個世界,你希望別人怎麼談論你?如果你能夠掌握你的目標,那麼就會清楚你的時間應該花在哪裡。課堂中常見未婚的學員把時間都花在工作上,我就會提問有沒有計畫結婚生子?學員回覆我:工作太忙沒有時間,目前沒有合適對象,又或是主張:現在還年輕,覺得還不到時候。接著再問,到底結婚生小孩是不是你的人生目標?又總是得到肯定的答案。若結婚生子是生命中很重要的階段目標,此時你是否有撥出時間來經營你的交友圈,或是參與工作後的活動?如果總是用工作太忙當作找不到另外一半的理由,那麼就繼續等待吧!時間往往就是在等待中被浪費掉,如果要把時間配置的主導權拿回來,現在就檢視你的短期目標與現在常花時間做的事情是否一致!

  E,Evaluate,盤點角色、評估要事。

  在個人生命中不會只有一個角色,隨著我們的年紀增長,角色會越來越多,哪個角色在當下的生命階段最為重要,是必須常常回頭檢視的,而工作分配自然會因為當下角色的輕重有不同的配置,如果我們沒辦法知道自己應該扮演的角色,就無法知道時間是否合理利用。例如剛踏入社會,「新人」、「部屬」、「事務員」可能是您當下最為關鍵的角色,所以時間應該花在「作業執行」、「學習」、「建立關係」上,那麼一週要花多少時間做哪些事?要學習哪些主題?有多少時間可以學習?要安排幾次與同儕或主管交流?就是接下來要去思考的事情。

  如果隨著經驗的積累晉升為主管,除了「部屬」還必須加上「主管」的角色,當我們在進行時間安排時,必須把時間挪出來做「規劃」、「指導」的工作。偶爾學員會問:當主管這麼累,又要教又要做,怎麼能有這麼多時間呢?試想,若主管不教會部屬做事情的正確方法;不去與部屬對焦你或上級主管的期望,那又如何能期望他把所交辦的事情準確做好、做對?當部屬無法把事情做對,主管自然又得額外花時間修改與指導,周而復始,時間真的就永遠不夠用了。

  L,Life first活在當下、樂在其中。

  俚語有言「千金難買早知道、後悔沒有特效藥」,有時候時間就事在懊悔中被不知不覺耗損。部屬表現不理想,主管忙著教訓、要求他寫檢討報告,卻忘記他還有其他任務沒有完成;當他寫完檢討報告,又變成沒有足夠的時間完成其他任務,急就章之下,任務品質又沒有達到標準,出了錯,再檢討寫報告……,最後主管下了個結論:儒子不可教也、駑鈍者非適任良才。

  如果我們前一項Evaluate(盤點角色、評估要事)沒有做好,一旦遇見問題,就活在當下,接受它、往前看吧!檢討當然還是要的,但與其花時間寫檢討報告,不如帶著他思考下一次作業如何改善,甚至把時間花在制定標準作業規範。當然還必須同時評估目前手上任務的輕重緩急,讓自己和部屬都能專注在當下最重要的工作,才不會讓時間悄悄消逝但問題卻依然存在。

  A,Action化整為零、化零為整。

  「今日事今日畢」是否容易達成?有位女學員在課堂上陳述,她擔任秘書的工作,抱持著這樣的信念每天朝八晚九,為的是把所有任務在當天全部做完,然而當她回到家,先生並沒有因為她認真工作、分攤家庭經濟而和顏悅色,反而會板著臉問她:怎麼這麼晚回來?事業是有做這麼大嗎?想一想,還真稱不上什麼事業……。所以她提出了問題:怎麼樣才能夠減少工作量?我反問其他學員,大家哄堂一笑,「工作是老闆給的,妳有膽子告訴老闆妳做不完啊…」、「做不完是不是代表工作能力有問題啊?」、「常常加班對主管來說,是個人效率差吧?」大家莫不朝向這位學員個人能力出了問題解讀。然再繼續追問才發現,事情做不完是因為有些任務沒有過往經驗,所以需要花較多的時間思考與作業,但秘書的職務常須配合主管臨時交辦、短時間完成任務,雜事繁瑣;有時又需要花很多時間與各單位主管溝通協調,例如會議安排或是異常追蹤報告彙整等,很難等到有完整一段時間來處理那些較花時間的任務,等到交差時間逼近,只好請假在家裡做,請了假之後又堆積了其他的工作,怎麼做也做不完。這樣的情景可能也出現在很多支援性職務的工作者身上,日復一日,最後不是被健康逼退,就是被家人逼退,工作與生活不能平衡,誰是誰非也找不到答案了。

  試想,你是不是也常常這樣?在決定任務優先順序時,先做喜歡做的事、再做不喜歡的事;先做懂的事、再做不懂的事;先做容易的事,再做不容易的事;先處理資料齊全的事,再處理資料不齊全的事…….。我們總以為完成一件算一件,卻沒發現那些比較不喜歡的、不懂的、不容易的、資料不齊全的如果沒有先開始,怎麼會知道甚麼時候可以結束?而要等到有空的時候,時間又不夠用了。所以關鍵在於:那些不喜歡的、不懂的、不容易的、資料不齊全的,必須預先計劃,把完整一件事情拆解成零散任務後,每天安排一段完整的時間逐次推進;而那些別人的事、瑣碎事情,則需每天固定預排一至二段的時間集中處理,一來掌控可以回覆他人的期限,二來也避免臨時插件影響重要的任務進度。

  X,認清自己的職務,適度拒絕(打X)。

  常謂「有來有往、職場好生存」,今天我不能給別人支援,他日需要支援的時候必然求助無門。也許在團隊的議題上我們推崇的是這類互助合作的思維,然而在時間管理上,卻是一大陷阱,團隊合作固然是必要的,但這個合作概念還是要回到個人的職責,如果你常給予團隊夥伴支援,但這些支援與個人職責無關,那麼當你時間不夠完成自己的任務時,是要責怪瑣事雜、干擾多,還是檢討自己習慣不好?

  有一次在客戶端執行輔導,員工餐廳的清潔阿姨因為個人因素請假了一週,因此員工餐廳的清潔工作就由總務部同仁輪流支援,然而一週五天,總務部只有四位夥伴,所以向其他部門主管詢問有無人力可以支援一天。很快的,倉庫主管通知,最近沒有物料需要點收,所以倉管助理可以支援一天。當週這位倉管助理卻每天中午到員工餐廳報到,任勞任怨的執行清潔工作,至於總務部的夥伴,則樂得開心,忙自己的事情去了。星期五下午,剛好有品質管理技能培訓,結果這位倉管助理自然沒有準時到場,主管詢問他缺席原因,她委屈的表示她餐廳的清潔工作還沒做完,不能參加。想一想,是餐廳清潔比較重要,還是品質管理技能培訓比較重要?這位倉管助理告知主管,因為她只是助理,餐廳清潔和平常她整理倉庫差不多意思,是她擅長的,所以能夠給予總務協助感覺很好,但品質技能管理培訓對她來說有點難度,可能參與了卻聽不懂,所以就不要浪費時間了。主管聽了回答覺得好像不太對,但又好像有道理,只好來問我到底哪裡出了問題?沒錯,如果我們能夠專注在個人職責範疇,你就很容易分辨哪些事情是你真的需要支援的,哪些事情是必須「在你有空的時候」才能提供支援。這位主管的問題就是因為習慣交辦工作,所以助理認為她不太需要懂很多專業,只要依著主管作業即可,重來沒有思考過個人職責範疇以及發展方向,久之,就容易讓員工挑「容易被別人感謝」,也就是我們常講「有成就感」的事情來做。

  回到個人身上,如果我們要提升自我時間價值,就必須認清自己的職務,把時間花在重要的事情上,降低他人要事來干擾自己要事的情況。當你時間分配透明度越高,越容易知道自己有多少時間可以協助別人。而若你喜歡被需要感覺,那會讓你感覺「很重要」或「有成就感」,那麼就請你先把自己的能力培養放在要事第一位,當你變厲害了、做事情的效率效能提高了,自然有多的時間可以做更多的事情,以及給予他人更好的支援。要記得,當他人請你協助時,並不能單用事情的容易度與時間花費來評估要不要協助,你得先把自己的工作搞定,超過能力界線的請求,還請適度拒絕。

  時間本身絕對沒有問題,因為每個人每天所擁有的時間都一樣是二十四小時,時間管理的問題在於自己如何善用及分配自己的時間,常常利用RELAX檢核時間的效能,你的時間管理也可以輕輕鬆鬆就做好。


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