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「員工提案」的小技巧

  企業追求卓越過程中,善用系統化卓越經營自評工具,了解企業本身優勢或弱點,針對需改善之處,運用標竿學習或輔導顧問的協助,研擬出有效的解決方案,全面品質管理TQM(Total Quality Management)以品質為中心,提供統合管理的基礎,一個企業依據其本身的體質與需求,選擇適當的工具運用,而能快速、最不費成本、唾手可得的方法就是「員工提案」。對企業透過全員參與以持續改善的方式,使品質意識提升,員工向心力更得以凝聚,激勵並提高員工士氣。

  「員工提案」的方法,企業可以透過制度化獎勵措施,引導和鼓勵全體員工創造性思維,徵求全體員工的好主意積極主動地提出,針對創新流程/產品/組織等,以強化任何有利於改善企業經營品質,提高管理能力的革新建議,並朝向卓越邁進以保持企業永續的經營。

  如何產生「員工提案」?源自於企業中全體員工對於自己的工作場所最為熟悉及了解,且對於工作流程各項小細節都非常清楚,經由這些員工所提出改善意見往往都能命中問題的核心。簡而言之,就是由員工認定工作上的問題,同時提出解決方案,是一個讓全體員工投入於蒐集及提出創意解決方案的機制,既然是企業可運用的管理工具之一,身為企業的一份子如何積極參與,以下為「員工提案」的小技巧。

一、了解員工提案辦法

 (一)目的:

  為鼓勵員工對工作多加思考,提供業務改進與管理制度等創新建議,並建立員工參與制度,以簡化工作流程,節省人力、提高行政效率與服務品質,以利企業組織追求卓越永續營運。

 (二)提案人:

  通常以企業組織內的所有員工均可參加提案,提案以個人提出或者有些會以組織單位名義共同提出。

 (三)提案範圍:

  主要以生產力提昇、品質改善、成本降低、交期縮短、安全衛生、員工士氣、環境保護之相關改進事項。另分別在經營管理方面上,包括事務資料、操作流程、管理制度等不合理、不規律及浪費的改善問題;在工廠現場方面上,包括製造技術、操作方法及設備保養等危險、骯髒、疲勞的改善問題,其他有利企業組織之革新(增強跨部門合作)改進事項。

 (四)非屬提案範圍:

  非建議性之批評或對人身有所攻擊者、無具體解決問題的方法或單純期望者之改善內容、已經公開事實或正在改善事項、已經被採用過或已經有的提案、上級指示之工作事項、有關政策性(調薪、縮短工作時數等)等之建議案、內容明顯非業務範圍者。

 (五)審查程序:

  首先清楚企業組織提案方式、作業流程及審查內容,送審時間、受理單位、審查注意事項、審查重點及評分標準為何?例如學生參加考試先了解課本的內容、考試範圍、何時報名、報名方式、各項評分重點、評分權重及標準等規範。相對的企業員工如何著手?必先了解企業的審查程序、範後便可展開,企業可參考以下程序及圖示。

  1.提案:如提案人填寫提案表等。

  2.判定:承辦單位判定是否屬於提案範圍。

  3.初審:審查委員填寫初審回覆單,是否成案進入複審。

  4.複審:召開審查複審會議。提案人依初審意見簡報說明,並提供備相關佐證資料。

  5.核定:審查委員針對提案人簡報說明,評分等第。

  6.表揚:公開表揚及獎金發放。

  7.追蹤:承辦單位或總經理室執行追蹤。

 (六)完善獎勵制度:

  提案制度推動的初衷,在於鼓勵員工發揮改善精神,幫助公司提升效率,透過完善獎勵制度為誘因,才能促使全員參與。藉由改善提案的號召、推動、審查、評價、獎金、表揚等作業,只要流程運作順利,員工提案便會不斷地循環。

二、如何發掘問題並構思孕育

  員工提案的實行為借重對工作流程熟悉的員工,藉由他們在自己工作上的專業知識及過往的工作經驗,希望由員工自主性的定出工作中潛在的問題,同時提出解決方案,進而提升企業的營運效率。所以在忙碌工作中如何發掘問題?

 (一)要有問題意識:

  全體員工隨時要有問題意識,以持續改善為理念,也就是說員工善用於身處於工作現場的優勢,在工作執行的過程中,從自身工作環境尋找改善的靈感。而員工提案也強調員工從工作流程或過去的經驗中發現問題點,進而提出解決方案,並為企業組織帶來有形或無形的效益。

 (二)列出你的願望:

  當你對所屬的工作流程一清二楚時,已有標準的作業流程時,請不要被標準的作業流程所限制,這時你是最適合做提案改善的,列出你的願望,提出你所期望的工作流程,或是在那些工作環節上,可以簡化工作項目。

 (三)善用團隊,不要小看自己:

  提案改善的形成為全員參與,每位員工都相當重要,如何讓每位員工樂於工作與貢獻,員工提案即使天分與教育不是很高的員工,若以分工合作、人人貢獻一己之力的心態,也能夠比別人更強。

 (四)養成隨時筆記的習慣:

  員工可從所屬的工作流程中獲取提案的靈感,靈感可能來自於外部環境的刺激,共同相處的主管、同儕,或是由過去的經驗所激發的創新點子、想法。靈感都來自繁忙的工作,某項工作使你不便、增加工時、造成你工作流程的困擾,當靈感來時養成隨時筆記的習慣,請準備一本筆記本,立刻記下當下的任何不成熟的想法,等有空閒時再好好的構思你的提案,這樣你就會有用不完的點子。

三、如何尋找提案並發揮:

 (一)時時注意觀察及思考:

  1.對於自己的工作項目,不要安於現狀,請多聽!多看!多疑!多做!隨時注意是否有什麼地方可以改進並提出應如何建議改善?

  2.想想看! 使工作可能簡化的工具或方法,是否將不必要的動作或單據省略或簡化。

 (二)對每一項工作或每一個動作都表示懷疑:

  不要被標準作業流程所受限,拋開傳統習慣、想法和做法並從多方面深入觀察。

 (三)收集相關專業資料:

  熟悉自己的工作領域,對公司制度、工作模式或產品特性等爬梳大量相關資料後,參考過往成功提案,從中獲取提案經驗。也可參考未通過的提案,將視為寶貴的提案參考依據,員工提案,針對何事(What)、何人(Who)、何時(When)、何地(Where)、何解(Why)及如何(How)方向去思考,或許因為5W1H任何一項改變後,您可以得到新的靈感或新的提案。

 (四)教育訓練解決問題的方法:

  透過教育訓練提高員工提案,例如創造力思考法、腦力激盪法、K J法、新QC七大手法、專業技能提升的訓練、其它許多系統性解決問題的方法,此篇「員工提案」小技巧,以上方法可以自行多加學習應用,教育訓練內容不在此討論。

四、結 論︰

  期能引發更多企業員工興趣參與「員工提案」,大家一起動動腦,藉由高階帶領與支持,使員工自主性的提出改善建議,針對員工提案來說,員工將經驗轉化為文字敘述的過程小技巧,隨時要有問題意識、列出你所期望的工作流程、任何的點子及靈感養成隨時筆記的習慣、時時注意觀察及思考並針對5W1H方向去思考,以持續改善為理念,人人貢獻一己之力只要小小的改善都有可能創造不同的改變,發揮創新的核心價值!

 

參考資料及網站:

財團法人中國生產力中心員工提案獎勵辦法

5 步驟 員工提案從創意到獲益

提升員工參與度的五種方式

如何活化改善提案制度

如何有效建立改善提案制度

員工提案與知識管理-以F個案公司為例


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