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創造良好工作環境的5S管理-以辦公室為例

一、前言

★在零亂的工作環境下「工作會有效率」嗎?

★在零亂的工作環境下「工作會安全」嗎?

★在零亂的工作環境下您的「服務或產品能有高品質」嗎?

  5S活動是具體而實在,不僅讓員工一聽就懂,而且能實行,就是要爲員工創造一個乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所和空間環境。

  如何藉由5S活動之推行,營造良好的辦公室環境?達到辦公室美化工作環境、養成良好工作習慣、避免資源浪費,進而提昇品質及工作績效。

圖來源:https://www.tanko.com.tw/5s/

二、5S的意義

  5S管理是什麼?在日本、臺灣等國家和地區廣受推崇的一套管理活動,包括整理、整頓、清掃、清潔、素養這五項內容在日文的羅馬發音中,以S爲開頭,故稱爲5S,過往都以製造業現場管理較為廣範運用,而現今各行各業將其精神套於符合自己的行業別運用之。以下內容以辦公室為例:

 (一) 整理SEIRI

  就是把東西區分為要與不要,是一種物流的管理概念。針對辦公環境整理通常區分為:

  (1) 文件資料:資料、檔案卷宗、書籍分類歸劃存放位置,整理儲存於櫥櫃、業務倉庫或物流倉庫,與每日常用資料做區分。

  (2) 文具用品:必須使用的筆、美 工刀、修正液、橡皮擦、尺、剪刀、便條紙、釘書機針等,辦公桌面應該整齊擺放,桌面需留1/2空間,為理想的工作環境。

  (3) 辦公事務機器及設備:電算機、螢幕、電話機、檯燈、電源線、網路線線路整理並固定妥當。

  (4) 個人用品:茶具、盆栽等。

 (二) 整頓SEITON

  整理後只留下必要的東西時,該把什麼東西放在什麼地方都明確規劃,擺放成有秩序的樣子就是整頓。每項物品應有一個特定的位置,在需要的時候隨即可取用。整頓做得好的話,任何物品都有定位,就很容易看得出来。針對辦公環境整頓通常區分為:

  (1) 文件資料:相關資料文件需整理裝箱,必要時加以標示便於尋找使用。建議以電子資料代替書面或紙類文件為理想。

  (2) 桌面下物品放置:物品堆放不可影響健康坐姿、私人使用物品,如拖鞋、運動鞋、不外露為宜。建議桌下必須保留1/2以上空間,離開座位時椅子應該緊靠在桌面。

  (3) 座位椅背、屏風再下班後不可掛吊衣物、圍巾、雨傘等,還給辦公室環境的整齊劃一。

  (4) 隔間屏風:座位牌、月曆、電話表、便利貼等物品,須貼、釘整齊在適當位置。

 (三) 清掃SEISO

  就是把辦公環境中,事務機器及設備的灰塵消除乾淨,是檢查亦是裝備設備保養。落實辦公環境清掃要領為:

  (1) 個人座位:除正使用中之物品、資料外,一概清除。垃圾、紙屑等,隨時清除不留在座位。

  (2) 文件資料:過期不用公文、檔案,按時進行銷毀。

  (3) 辦公事務機器及設備:電腦、影印機、傳真機、電話、 飲水機、櫥櫃等設備清洗擦拭乾淨,遇故障立即叫修,隨時保持正常使用狀態。

  (4) 公共區域:公布欄、記事欄,定期更換擦拭。

 (四) 清潔SEIKETSU

  就是對工作的場所、個人服裝儀容等,時時保持潔淨、衛生的狀態,是一種精神教育亦是作業要求。

  (1) 徹底執行落實:整理、整頓、清掃3S工作。

  (2) 工作場所及四周環境:保持整齊與乾淨。桌椅、櫥櫃、器具及機具、設備等,經常擦拭、 清理、維護整潔美觀,杜絕汙染來源。工作掉落地上之紙屑、迴紋針、訂書針、橡皮筋等在地面時隨手撿拾。

  (3) 公共區域:地面、門窗、牆壁、天花板等,保持清潔;牆壁、地毯、門窗或材等,表面破損剝落時,應儘速報請負責單位修復;窗台邊、樓梯間、走道、茶水間、影印機室等,公用區域不隨意堆放物品。

  (4) 營造良好的工作環境:徹底做好垃圾、廢棄物分類;美化環境加強盆景綠化、養護及修剪,盆栽接水容器及其周邊隨時進行清理。

 (五) 素養SHITSUKE

  就是以提供的標準作業手冊,使大家遵守規定養成習慣,力行4S成為個人的氣質。讓大家習慣成自然,在執行上更為順暢。5S管理之推動終極目標為個人習慣的養成。

  (1) 工作心情態度良好,待人及電話禮儀周到。對待長官、部屬、同事或客戶、民眾,均應該注意禮節,親切微笑的問候招呼。

  (2) 服裝保持適當乾淨整潔,並配戴識別證。維持良好企業形象。

  (3) 自動自發維護自己及鄰近辦公桌椅、櫥櫃、工具、設備之整潔。

  (4) 使用各項公用設施、辦公用品、會議室設施等,均應該確實歸位保持整齊清潔。響應節能措施,隨手關燈、關水、空調。

  (5) 把5S管理活動視為日常工作,隨時注意環境的乾淨、整潔、舒適、合理的工作場所,讓全員參與並發揮自動自發、團結合作的精神,積極持續不斷的改善,創造良好井然有序的工作環境。

三、落實5S管理

  5S活動說來很簡單,容易流於常規的活動,5S推動需要持之以恆,並養成良好的習慣,不要認為5S推動佔的工作比重很小,想把它省略掉,這是錯誤的觀念。5S推動須將其作為一個過程來看,遵循PDCA循環的原理,按照PDCA-Plan(計劃)、Do(執行)、Check(檢查)和Action(處理)的流程會相當有效,做法如下:

 (一) 籌組5S委員會,針對每個S計劃做出規範。(PLAN)

 (二) 高階帶領公開性的宣佈開始5S推動計劃,提供員工訓練和教育的機會,列出編組、責任區劃分、評分頻率、評分時間,讓全員整理、打掃自己的工作區域(DO)

 (三) 競賽評核5S管理推動的結果,先予設定期望之目標,做為活動努力之方向及便於活動過程中之成果檢查。(CHECK)

 (四) 自我檢查和持續改善,簡單的事持續做,將依5S推動標準手冊規範執行,讓全員習慣成自然,養成遵守規定事項的紀律與習慣。(ACTION)

  因此將5S推動過程,堅持PDCA循環,不斷提高辦公環境的5S水準,即要通過檢查,不斷發現問題,不斷解决問題。因此,在檢查考核後,還必須針對問題,提出改善的措施和計劃,使5S活動堅持不斷地發展下去,也就是遵循PDCA循環的原理,持續改善。對自身提出更高的要求。

四、結語

  創造良好工作環境須要靠全員參與習慣養成,以下針對辦公環境5S推動重點參考:

 (一)盤點辦公室那些是必須使用物品及設施。

 (二)不必要存在物品不要再出現在工作場所。

 (三)符合人體工學健康坐姿與工作操作考量。

 (四)設計辦公室物品擺放讓我們工作時方便。

 (五)辦公必要物品應如何放置作業時會順手。

 (六)辦公位置擺放方式是否能呈現整體美感。

 (七)那些元素可培養氣氛心境,聲音、溫度、香味。

 (八)什麼方法可以讓我們期待標準維持下去。

 (九)同仁夥伴工作生活價值觀逐步產生共鳴。

 (十)把5S活動視為日常工作,隨時積極持續改善。

  讓全員都感受到施行5S管理推動後美好的改變,使大家攜手共進,提出一套大家共同參與的計劃,成立5S推行組織、擬定推行方針及目標(設計檢核性的工作表)、擬定工作計劃及實施方法、全員進行教育、活動前的宣傳造勢、評比辦法確定、查核、評比及獎懲、檢討與修正、納入定期管理活動中,提供改善前、中、後累積執行所有記錄。經過這項活動改善辦公室環境,必能塑造高效率之工作環境。

  最後員工須要依據所制定的標準作業手冊共同的落實。全員參與、遵守紀律、持續改善養成良好習慣。讓大家發揮自動自發、團隊合作的精神,創造一個良好的辦公室環境,可使員工更精神飽滿地投入每天的工作當中,提昇工作效率、工作作業安全、服務或產品能有高品質,更好地為公司創造效益。

 

資料來源節錄:智造事業部 吳肇懿協理5S實務簡報

參考網站:

5S現場管理法

計劃如何落實

一個好的辦公環境究竟有多重要?


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