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職場禮儀知多少?

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  商業禮儀不僅能展現溫文儒雅的風度,更是為了表示尊重、贏得信任而發出的訊號,目的是能將彼此關係向前推進,因此,商業禮儀是每個人必備的共通職能,而不僅僅在商業場合,一般社交場合我們也必須做一個有禮貌懂禮儀的紳士或淑女,常言道:「禮多人不怪」,知書達禮者必會讓彼此的關係更為融洽。

  在很多職場商務場合中,會需要介紹雙方,因此首先,了解如何扮演稱職的介紹人是首要工作。例如:假設您和新客戶及長期合作的老客戶在一場自家公司舉辦的活動聊天,敝公司的執行長前來致意,雖然合作多年但執行長和老客戶未曾謀面,所以您要把老客戶和新客戶都介紹給執行長認識,那該如何介紹呢?

  在此案例中,建議先說出新客戶的名字,雖然老客戶顯然更重要,但為了表示尊重起見,還是應該先介紹新客戶的名字,而在稍後必定要謝謝老客戶的體諒,最後才介紹執行長給客戶認識。

  商務性介紹原則如下:

  1.先介紹年長或職位較高者。

  2.先說出最重要的賓客姓名,並尊稱女士/先生。

  3.介紹最重要的貴賓時,要站在他左側。

  4.接著說”容我為您介紹”,再說出年輕或資淺那位的姓名。

  5.介紹客戶給自己公司主管認識時,應先介紹客戶。

  6.介紹方式必須一致:例:「王大明經理,請容我介紹這位是OOO」,那麼介紹下一位的介紹詞也要包含尊稱和姓名。

  7.聊些能帶動雙方交流的話題。宴會聚餐時,若有人來攀談或介紹別人來認識,每當有人過來談話,都要站起來表示尊重,如果手上有戴手套或太陽眼鏡也都要摘下。

  其次,商業溝通中最多就是電話交談,如何掌握電話禮儀,讓電話發揮最大效用?

  1.撥電話前先打點自己,傳遞出活力、熱誠與專業,讓自己的聲音做好準備,例如語調、遣詞用語、表達方式等,並先想好自己要說的話,講話時面帶微笑,就能使聲音溫暖帯有朝氣。

  2.句子尾音上揚,會顯得較不強勢,降低對方戒心。

  3.等對方掛電話才能掛上電話,先用手指壓切電話鍵,不要直接將話筒掛上。

    另外,頻繁使用的電子郵件,禮儀及用字更是要注重,因電子郵件能被自由轉寄,沒有機密可言,也不能拿來傳笑話、其他和公事無關的事情。當溝通內容有被誤解時,不要過於敏感,因文字容易解讀不完全,此時只要趕緊用電話溝通解開誤解。

  最後,最重要的舞台就在餐桌,餐桌可以展現你的個人特質、對客戶的敬意,顯示出你對於禮節、儀態、及諸多細節的重視,從挑選餐廳、用餐到結帳都處處要注重禮儀,以下為餐廳餐桌禮儀重點。

  1.挑選美味、用餐程序不複雜、用餐環境單純的餐廳,用餐的表情面容才會美觀、環境不吵雜才適合聊天,有的客戶喜歡喝酒聊天,也可以選擇環境較單純高雅的餐廳,也才不容易有餐廳客人飲酒起糾紛之情事影響商談。

  2.提早抵達在外迎接客人,並先將信用卡留在櫃臺,安排付帳事宜。

  3.在客人抵達前絕對不要坐下,要在接待區等候客人,主人的右邊位置給最敬重的客人。

  4.大家都入座後,先確認有多少時間用餐,詢問客人:「我們今天可以有多少時間用餐?」,此舉可掌握用餐節奏,並可提醒服務生上菜速度,客人會很感激你如此周到。

  5.在商務飯局中,盡量點一些容易入口的食物。若有麵包,可撕成拇指大小食用,喝湯時,應用湯匙把湯向外舀起,同時輕叩一下盤邊,讓多餘的湯流掉。

  而禮儀除了禮貌禮節還包含服裝儀容,在商務活動穿著上應該注意什麼呢?儀表非常重要,會影響別人對你的觀感和接受度,因此,服裝穿著要根據專業領域和報告主題來決定衣著,可選擇高質感深色的服裝顯得較專業穩重,但若是您是生態動物專家或設計廣告類從業者,就可著商務便裝,例如,蘋果電腦發表會執行長的穿著為例。筆者發現,很多女性都會穿著露趾或露腳跟的鞋子出席正式會議,若是宴會穿著這類的鞋款無妨,但若是會議報告等要避免穿著露趾的鞋款,服裝部分女性還是要以裙裝裝扮較為專業且正式,珠寶、首飾等配件則越少越好。

   筆者僅對日常執行廠商訓練時觀察到的現象做論述,還有許多商業禮儀等細節,無法一一在文章中詳列,商業禮儀的學問及細節很多,每位職場員工都需要深究並且內化,在職場上,商業禮儀不僅能展現溫文儒雅的風度,更是重要工具,是顯現尊重、贏得信任的訊號,能將彼此的關係做往前推進,因此,在商場上這皆都是不可或缺的重要支柱,一定要重視。

 

參考資料:

最後一個甜甜圈不要拿:你不能不知道的職場禮儀,朱蒂斯‧博曼(Judith Bownman)著,遠流出版社,2018.06。

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