MKC Logo
瀏覽數:152

以文字力量具體實踐你的計畫(一)-如何寫出第一個電子行動筆記

  不論是業務拓展或研究開發,在每一日的工作任務執行中,常會遇到以下三種阻礙工作推進的情況:(1)搞錯上次段落結束時的進度,(2)混淆不同階段的前後因果關係,(3)忘記原本的核心目標。

  人腦並非電腦,不可能完全有條不紊並機械化處理所有的事情,更何況一個人每天所需要決策判斷以及記憶思考的事情千絲萬縷,因此犯錯在所難免。然而這些錯誤除了會讓工作進度延宕而導致績效不佳,另外更嚴重的是會影響個人的情緒,負面情緒容易使我們做出錯誤的決策判斷,甚至是破壞人際關係。

  坊間有許多歸類在時間管理範疇內的理論,教導各種制定計劃執行與規劃時間的方法,其中寫筆記是最普遍常見的一種工具。不同的筆記方法,功能取向皆不相同,若要評比出哪一種筆記是最好的,不如說不同方法適用於不同的情境,而筆者在此要介紹的是,如何寫出「聚焦並專注於行動」的電子筆記。

■格式化你的電子筆記

圖1-待辦事項

  不管是在電腦或手機上打字,軟體都會自動幫忙排版,因此打字所呈現的是條列輸出格式,以直覺的To Do List清單呈現,羅列所有的待辦事項,如圖1所示。再加上雲端技術與跨平台的整合應用,讓檔案具有便捷的紀錄能力,所以電子筆記相當適合用於歸納統整。以下是筆者寫電子筆記的方法,在任何PC端的筆記軟體或手機上的筆記APP都可適用。

圖2-將待辦事項展開

  (1)條列與展開每一項行動:如圖2所示,不管是複雜的任務或模糊的計畫,都能再以樹枝狀的拓樸將事件不斷往下切割得更細小,同時也更實際的事項。每一條筆記,看起來僅是一條資訊,其實只要在寫上去的同時,酌以加上人事時地物,就可以成為一個行動,筆記就是行動。

  而龐大的任務,當往下切割出越多層的細項,資訊往往就會越明確,無形中想法就能具體化成作法,而作法也將是未來的一個行動指示。

圖3-行動改變過後的筆記

  (2)善用編輯工具:電子筆記雖然會因為軟體自動排版而顯得整齊乾淨,但筆者並不建議就這樣讓它保持整齊乾淨,而是應該要時常拿出來檢視並做修改。

  如圖3所示,筆記軟體會提供像是色筆、螢光筆、粗體字或字體縮放的功能,協助活化你所寫的筆記,讓你針對重點文字加強注意;還有刪除線與勾選方塊,方便你標記已完成或不處理的事項;另外,也可以依照重要的優先權,對任務作順序排列,有利於你對事件處理的緩急輕重下達決策判斷。

  每一次的修改,都代表你執行了某個行動,不論是新增、刪除或編輯,都意味著你發生了某個改變,行動與改變就是寫筆記的核心目的。

圖4-連續日期的筆記

  (3)連貫多天的筆記紀錄:許多人直覺的作法是每天各自寫一張記事本,但時間一長久,寫筆記將容易掉入流水帳的虛應故事,所以筆者建議,將連續多天的筆記記錄在同一張記事本。

  如圖4所示,你可以視情況需求,累積某一段日期的筆記做為省察,但一定要定期的整理與刪除過期的筆記。如此一來,可以針對任務做前後對照的比較與追蹤,以及方便的回朔和檢討,進而達到聚焦於有效成果的行動。

■電子筆記就是你的個人行動祕書

  電子筆記的特點是可以迅速新增、刪除與編輯內容,並可加上日期來標註進度。另外,還有不受地域存取限制的強大優勢,像是在移動狀態中,如搭乘大眾交通運輸工具,或站在路邊的空檔,都可以利用輕便的科技產品來幫助我們梳理現在與過去的思考軌跡。

  如果內容紀錄較多,可善用關鍵字搜尋,快速找到目標資料。而且現在軟體整合功能強大,許多筆記軟體都已經與Email及簡訊結合,讓使用者可以設定某個特定時間,或週期性的發出信件和短訊,達到提醒注意。

■減低大腦負荷

  肯定有人會想問,如果事先將工作專案的每一步roadmap規劃得滴水不漏,並且把會議紀錄寫得很詳盡,或是把文件寫到臻至完美,是否就不需要寫筆記?

  筆者認為這完全是兩碼子事,文件與紀錄平時是收藏起來的,當有需要時才會翻出來看,所以主要功能是為了查詢,不是拿來動態修改的。筆記才是真正因為有了行動才伴隨而生的產物,筆記的價值就在於提取應用,輔助行動的實踐。

  注意!是「做」事情,不是「想」事情,絕大部分的人都不是福爾摩斯或名偵探柯南,可以光用想的就能自動處理好事情,藉由筆記不僅能減少大腦記憶的工作,分擔大腦的負荷,也可以降低焦慮煩躁,改善拖延偷懶的逃避心理,進而提升工作效率。

■保持行動

  寫筆記是自己跟自己進行某種型式的對話,讓過去的經驗幫助自己更客觀或更宏觀的分析事件脈絡與找出問題點,讓過去的自己幫助現在的自己更加的進步與更加的千錘百鍊,讓我們把想做的事情可以做得更好,如此而已。

  上述所提出的筆記功能,筆者除了應用在工作中,也實作在其他生活層面上,例如投資理財,還有讀書心得感想,以及運動計畫……等等,均獲得相當高度的助益回饋。

  寫筆記是為了讓文字來帶領我們往前進,在事件執行的過程中幫助記憶、幫助減少摸索、幫助節省時間、幫助更加專注焦點而避免發散,還有最重要的,幫助自己願意(喜歡)保持行動。


您可能會有興趣的課程

資料讀取中...

您可能會有興趣的出版品

資料讀取中...

能力雜誌

資料讀取中...
輔導諮詢