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「工作日誌」-精進工作效能的重要工具

  在辦公室茶水間,兩位同事正在聊著…

  「為什麼公司規定要寫工作日誌呢?」

  「每天都要記錄工作做了什麼,實在蠻花時間的?」

  「給主管看過之後,還要我修改,還什麼要補充說明,唉…實在真是的,工作不就做完就好?!」

  「不知道,算了!反正公司怎麼規定,就怎麼做囉!」

  許多企業要求員工每日撰寫工作日誌,並請主管就工作日誌內容與員工進行檢討。這項「撰寫工作日誌」對員工而言,似乎是「額外的」一份工作,在員工「不知道為何要寫」、「不知道為誰寫」、「不知道怎麼寫」的情形下,常淪為員工吐苦水、抱怨的話題。

一、工作日誌的意義與目的

  每件工作的背後,一定有其意義與目的。我們從事工作之際,如能瞭解該工作的意義與目的,就能把握工作當下,更能在工作中有所學習,有所收穫。

  (一)「工作日誌」的意義

  即是就自己每日所從事的工作,每日進行記錄,記錄工作內容、所使用的時間,並發掘及掌握工作過程中遇到的問題,就解決問題的思路和方法進行思索,經由每天「今日事、今日畢」,能在長期的累積過程中,達到通過工作日誌,提高自己在工作上的技能。

  (二)「工作日誌」的目的

  1、提升自我管理能力

撰寫工作日誌之際,即是幫助自己回顧一天的工作內容,透過文字來檢視工作的方式,思考工作過程與方法,從工作問題中反思個人進行工作的優缺點,能在「自知之明」中,自我管理,找到能力提升之處,故有機會經由工作日誌的日積月累中,持續地提升自己工作上的能力。

  2、促進團隊協調運作

  工作日誌記錄團隊中每一個人的一天工作內容,可作為團隊溝通的有效工具。經過工作日誌文字內容的傳達,可以讓主管明確瞭解自己正在進行中的工作進度情況,掌握目前自己工作遇到的問題與困難點,提供主管協調團隊中其他成員的支援協助,能有效、有目的進行團隊合作。

  3、幫助管理者達成管理

  團隊成員以工作日誌向主管提出每日工作的彙報,其陳報每日工作進行的狀態和進度,管理者可以在需要時進行查詢與追溯工作,方便發現問題、分析問題進而解決問題。而更重要的,管理者可利用工作日誌做為與團隊成員溝通的工具,適時提供成員「機會教育」,藉由指導工作中問題之意識與發掘,再進一步提升部屬解決問題的職能。

二、工作日誌的格式與內容

  公司要求員工撰寫工作日誌,須提供格式表格(下方圖表為參考表格)

  此外,更須提供內容編寫上的標準化規範(參考下方例舉說明-工作日誌撰寫說明/格式規範),讓所有團隊成員能有所依循,能將重點放在實際工作內容的撰寫。標準化的格式規範,亦有助於管理者對團隊提出工作日誌的審閱,亦有助於團隊成員間對工作內容的溝通交流。

工作日誌撰寫說明/格式規範(例)

• 「工作職掌」:內容為公司/單位職位說明書之職掌內容

• 「例行/主要工作項目」:寫主要三~五項,編號1、2、3…

  • 「執行內容摘要說明」:最多寫五項,編號1-1、1-2、1-3、1-4、1-5
  • 「工時」:最小單位0.5小時
  • 文字格式:標楷體、大小14、固定行高18

三、工作日誌的撰寫

  針對工作日誌的撰寫思維及內容,筆者提出「WIN」的概念。「WIN」是「贏」,提醒我們要挑戰工作中的困難點,要設法解決,要達成績效,並「贏」得成果。現就「WIN」的組成,分別說明如下:

「WIN」的組成

字母意涵

第一個字母「W」是

「Write」

「Write」是「寫下、記錄、描述」今日所做的事務或從事的工作;

第二個字母「I」是

「i-Think」

「I」是「我」,「Think」中也有「i」,表示自己是這工作的主體,要能為自己的工作負責,也在過程中

  1. 必須「想」:想進行中的事,目前的問題是什麼?遭遇到的困難是什麼?;
  2. 必須「思考」:思考問題背後的問題是什麼? 我可以如何做解決這個問題? 我可以在哪裡找到協助的資源、協助解決困難的人 ?

第三個字母「N」是

「Next」

「Next」是「下一步」,是強調解決問題的行動力;在經由思考後的做法或準備採行的方案,必須轉為行動步驟,並將之實施,方才是達成工作目的的完整程序。

  茲提出以下兩則工作日誌配合「WIN」的思維撰寫之說明例:

  工作日誌說明例1:

  根據上週專案會議決議,完成專案說明會活動的企劃方案(Write),然活動規劃之場地租用報價超出預算(Think),擬明日與主管討論預算修訂之可能,也再找其他會議地點,尋問場地租用報價(Think-Next)。

  工作日誌說明例2:

  準備後天向客戶進行公司業務簡報檔案及資料(Write),其中公司產品的資料,是否已經是最新內容(Think);明日將與業務行銷部人員進行確認,並註明在簡報內容中(Think-Next)。

四、工作日誌撰寫注意事項與常見問題說明例

  就工作日誌內容,除了建議依循前述「WIN」的思維進行撰寫外,筆者就過往經驗,整理工作日誌內容應注意之事項,並例舉常見問題說明之例子,如下表,提供參考。

注意事項

常見問題說明例

•避免錯別字

追踪執行事項,已確認單當人員→「擔」當人員;報資作業→報「支」作業

•避免贅字

與○○○討論與○○討論系統建置…→與○○○及○○討論系統建置…

•具體討論主題、對象

(Write)討論專案。 

(較好Write)討論A公司○○產品行銷活動專案。

•具體時間、地點與主題

(Write) 準備會議案例資料。

(較好Write) 準備11月3日於A公司召開之行銷會議案例資料。

•能量化內容,儘可能量化

(Write)寄資料給客戶。

(較好Write)寄GHP資料給輔導中之10家企業。

•減少口語詞及不要有語助詞

(Write)今天我已經有再修了簡報,而且已經做好囉。

(較好Write)今日已完成簡報再修訂。

•能有具體數據資料更佳

(Write) 已改善107年稽核所開立全部缺失。

(較好Write)已改善107年稽核所開立全部缺失,共計4項。

  此外,工作日誌猶如一份精簡之報告,把握適當分段、分點,以便內容易閱讀;個人完成工作日誌內容後,建議自己能再至少檢視一次,能順暢閱讀及自我發現錯誤內容。


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