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推行5S管理之成功要素

一、前言

  消除浪費,降低成本並提升生產效率是現場管理的首重工作,也是製造業生存的不二法門,因為浪費往往是生產現場久而習慣且隱性的存在於工廠內部問題,這裏所指的內部,例如品質不良所造成生產多投入的浪費、生產線工序不平衡造成的在製品等待浪費等;所以筆者認為要以消除浪費為最有效、最簡單的就是5S,5S對塑造企業形象、降低成本、準時交貨、標準化、目視化及創造令人心怡工作場所,有著巨大的作用,也是現場管理的最佳幫手。

二、現場管理的基礎

  現場管理就是以標準和方法對生產現場各生產要素進行合理有效的計劃、組織、協調、控制和檢測,使其達到產品最適品質、生產及設備運作高效率、各工序產均衡、人員作業安全的生產目的。而5S是發現問題的起步;透過5S的基礎改善,提升產品(服務)的品質,進而強化現場管理的落實。

三、如何落實

  何為5S,應該去重新審視5S的根本意涵。常常可以發現,在推動5S時,光只有高層主管覺得好,但在一線的作業人員,覺得不好,因為增加了他們的工作量;所以不能簡單的把5S管理等同於消除不要的東西、物品定位及打掃衛生;5S本身對生產現場為最基礎的改善管理工具。在推動5S管理活動中,都會流於教條式的模式,例如在製品放在那、有多大的空間能放、地面是否有雜物等,更應該注意到5S管理活動本身是需要改善的,怎麼不產生廢棄物、怎麼獲得更有序的環境、怎麼樣讓污染不產生,這些都體現著如何改善的精髓,才能避免問題持續發生。

  因此推行5S其實並不容易,其實5S說起來是很簡單,就是10個字「整理、整頓、清掃、清潔、素養」。但是真正推行時,卻並不是那麼容易的事,尤其是面對推行的阻礙,要如何克服?從以下幾個方面說明:

  1.深入的了解現場

  舉例說明:推動5S的第一步,就整理,區分要與不要物品,清除不要的物品,例如不良品、呆滯品、經年不用品或檔案等。生產過程中經常有一些剩餘物料、返修品、不良品或在製品等滯留在現場,占據了地方又阻礙作業,如果不及時清除,會使現場變得凌亂。

  現場管理主管,就會要求現場人員去清除不要的物品,採取一定的強制力使得人員去清除或分類,無疑的,沒有找出發生原因,只要管理主管不要求,現場就會變回原本的模樣,所以要清楚了解問題現況,進行分析並找出真正原因,執行問題改善,驗證改善後效果確認;確實的協助他們解決現在所遭遇的困難,員工自然能感受到推行5S管理所得到的效益,使他們作業能更清鬆、更簡單、更方便,就能自覺主動的去執行,進而塑造習慣的養成,也就是從行為層面達到思想層面的認同,自然提高主動的推行意願。

  2.建立長久持續的推動組織

  由於5S是跨部門的管理工作,因此推動5S時,需成立推行組織,從委員會成立、組織職掌、主要工作、編組及責任區劃分等;一般而言會由企業高層出任5S活動推行委員會總召集職務,並由推動現場改善主要主管,擔任總幹事,負責活動的全面推行,以表示對此活動的重視及支持。特別注意此推動組織並非只形式上讓部門主管作責任人,是要真正的在5S管理中,參與5S推行,並協助解決問題。

  而企業高層也不可只喊口號,需以身作則,更重要的是全程參與5S實施的所有過程,包含教育訓練、關注執行過程及問題、堅持不定期巡視現場、協助總幹事所遭遇的推行阻礙、引導中基層幹部如何主動發現現場存在的問題並尋求改善。

  例如:現場有許多不良品、待重工返修在製品,就需從為何會產生這些不良品或是返修品的原因,加以分析:可能是來料不良、生產工序未標準化、無落實首件檢查、生產模具未保修等原因;以跨部門以系統化與制度化來解決根本問題。

  3.制定推動預算並堅持執行

  推行5S時,一定有許多地方是要優化,需投入資源改善,如看板、標示吊牌、宣傳標語、回收區分類箱、倉庫料架、各車間工具架等物品的購入;像是現場盤點不常使用工具,建構工具架及形跡管理,及時檢查確認工具丟失的原因,減找尋工具時間;設備也需定期請原廠進行保養及維護;倉庫及模具庫,也應規劃空間納入料架及管理人員等。

  5S管理活動也會以競賽辦法進行評比,公佈成績、標竿學習、實施獎懲,來影響人員持續改善的思維,不但能激發推動5S團結氛圍,塑造積極進取、團結合作態度。

  這些都會用到錢,而企業所有的支出,若都以成本為考量,不以5S運動推行後的效益呈現做思考,一提到花錢就想到控制成本,不想出錢來支持,導致很多事情一拖再拖,人員從一開始執行熱情,因為看不到企業高層支持,逐漸澆熄,最後則半途而廢。

  4.消除浪費

5S過程在找出及消除現場中的浪費,浪費直指凡是不能直接創造出價值的一切活動,基本且關鍵之七大浪費,包括:(1)等待的浪費;(2)搬運的浪費;(3)不良品的浪費;(4)動作的浪費;(5)加工的浪費;(6)庫存的浪費;(7)製造過多(早)的浪費。將分階段盤點浪費專案,並設定改善計畫及消除浪費;七大浪費原因如下表一所示。

表一:七大浪費原因

七大浪費

原因說明

(1)等待的浪費

進行加工時,因於機器發生故障不能正常作業,或因缺少用料或零部件,因而造成停工,此狀態下所產生的浪費都屬於等待的浪費。

(2)搬運的浪費

除了基於準時化生產所必需的搬運外,其他的搬運動作都是一種浪費。像是上下樓、不同倉庫或產線間移動、加工來回搬運、長距離或運輸次數過多等都是浪費。

(3)不良品的浪費

未達品質標準之製品,會成為次級品或廢棄物,如可進行返修,其所需工時數,以及生產這些不合格產品所消耗的材物料、能資源方面都是浪費。

(4)動作的浪費

無法對產品產生附加價值的動作、不合理的操作,或效率不高的操作姿勢和動作都是浪費。

(5)加工的浪費

工程進度工序和產品需求規格、品質沒有任何關係的加工、操作亦是浪費。

(6)庫存的浪費

原材料、零部件、各工序的半成品過多等留存於倉庫或現場,此些為停滯之金流,積壓亦有庫存管理費產生。

(7)製造過多(早)的浪費 生產排程未完善,大量生產,都造成人員、設備、原材料方面產生浪費。

四、結語

  5S的成功要素是藉由從上而下企業全員參與,高階主管以身作則,使企業全體員工產生共識,消除浪費的管理活動,並根據企業的實際情況對不同的問題有不同的解決方式,5S絕對不是只在追求現場美觀,還要從標準建立、效率提升、品質管控及PDCA的改善循環來落實,如此才能體現推行5S管理後,所產生的生產效率、品質良率、縮短交期、降低成本等效益。


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