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開好專案會議,專案管理如虎添翼

  談及專案管理,相信許多人都有曾經參與過的經驗,無論在專案所扮演的角色或是具備專案管理師的證照(PMP)與否,對專案管理運作的過程都有相當程度的了解,但是卻經常遇到專案管理不當甚至專案失敗的情況,深究其因都可以找到許多理由和藉口,筆者前陣子輔導某企業專案管理流程優化,發現該企業有既定的專案管理流程但卻經常發生專案延宕甚至多次專案失敗的慘痛教訓,經深入調研後發現,除了該企業內部執行力問題外,最大的發現就是該企業內部嚴重缺乏溝通,在專案規劃執行階段都是靠專案經理(PM)單獨找各配合部門協調,幾乎沒在運作專案會議,因此特撰此文分享在專案管理方面容易輕忽的關鍵,就是專案會議運作要點,期望對有志改善專案管理的專業人士能有所助益!

  其實大家都知道一個成功的專案管理,可以為企業帶來許多效益,早年傳統的專案管理多應用於軍事工程與建設項目,現代化的專案管理則運用網絡計劃技術,採用科學化的系統方法,更強調專案的會議溝通協調與執行,因此當代的專案成功的關鍵更依賴溝通與執行力;筆者更認為一個專案的90%的時間都在溝通,而會議就是一個很重要的溝通形式,「會不會開會」這件事,就能知道一個PM的專案管理能力。

  既然召開專案會議是極為關鍵重要的事,在專案進行過程,總免不了有一堆大大小小的會議需要專案經理費心準備,在此筆者就過去實務經驗的心得,歸納了在專案管理流程中,PM必須掌握的六大重要專案會議,歸納重點如下:

會議類型

開會目的

與會人員

會議重點

溝通要點

啟動會議

(Kick-off)

宣誓專案啟動並取得專案成員的承諾

專案相關的所有利害關係人

專案範疇說明,權責說清楚並取得成員的承諾

取得承諾

里程碑會議

(Milestone)

針對專案的里程碑進行狀況報告,或進行部分產出交付的報告

與本次和下次里程碑產出有關的利害關係人

報告里程碑執行與交付成果的情況

訊息的一致性

例行性會議

(Routine)

同步專案訊息與相關議題的討論

專案成員

說明並研討專案的執行狀況

訊息的一致性

變更管理會議

專案任何變更時發起進行討論溝通

PM、變更提出人與Sponsor

進行討論取得共識

取得共識與決策

決策方案會議

針對專案所使用的工具或技術進行選定與決策

PM、技術人員與Sponsor

選定最合適的方案

決策

結案會議

(Closing)

專案整體交付完成狀況說

明與Lesson Learn

專案利害關係人

專案檢討與總結

訊息的一致性

  接下來,要如何開好這六大專案會議?確保這些專案會議最終能取得預期的結論,筆者建議應該要留意以下六大開會重點:

1. 開會的目的一定要明確

  會議前一定要確認要討論什麼?會議結束後期望得到什麼結論?若是啟動會議,那目的是取得大家的承諾,則務必將要他人承諾的事情寫在專案議程中,並逐一獲得大家的承諾;如果是決策方案會議,那要把候選的方案條列,並說明不同方案間的優劣,最終要取得大家的決議;若只是例行性會議,重點就放在進度與議題上,不要變成需求討論會議,唯有目的明確,你才能把握會議內容是在計畫內,不會偏離。若連目的都搞不清楚,那代表不該開這個會。

2. 找對人開會

  開會最怕該來的人沒來,卻來了一些閒雜人等,因此當會議的目的明確後,就該思考哪些人應該要來參與這個會議,將該參與會議的人放到郵件收件者中,並把你會議的目的與預計的結論摘要於會議邀請郵件中,如果有哪個人是一定要參加的,請務必附註與哪件事情直接相關,如果一定要出席的人不能出席,那寧願改期也不要浪費時間開一個不會有結論的會議。

3. 引導與會人員要發言或表態

  當會議圍繞著所設定的主題進行,相關的人員也都到場,這時候就必須要去引導相關的人員表態,讓他們說說對這項議題的看法,很多會議結論最後被翻盤都是因為相關人員在會議中沒有明確的表達贊成或反對,但會後卻四處去說會議的決策有誤。為了避免與會者事後放炮,最好的作法就是在會議中暢所欲言,當所有人的意見充分被表達,會議才真的有意義。

4. 會議結論要形成共識

  會議過程中一定會有許多的討論,有些討論會有爭論,但爭論最終都一定有個結論,而這個結論必須非常明確,會議結束前讓大家知道會議中決定了哪些事情,也明白接下來要幹嘛,並形成全體共識。明確的結論引導專案向前行,模擬兩可的結論則讓大家無所適從,若有些議題沒有結論但又很重要,那就列為待辦事項,並標註確切的預計完成日期與負責人,並在會議後追蹤。

5. 會議記錄要確認核實

  專案會議討論過程的一切都要白紙黑字寫下來,才不會死無對證,會議的結論、決議與待辦事項尤其重要,一定要記錄下來,並在會議結束前再次確認,有問題的立即提出,否則就此定案,如果要嚴謹一點,筆者過去的作法是直接在電腦內投影出來,與會人員一目了然。

6. 待辦事項要落實追蹤

  會議後的待辦事項一定要追蹤,否則會議等於只開了一半,會議記錄不代表會議的結束,追蹤每個待辦事項才是會議的最後一件事,而這件事常常被忽略,也辜負了大家辛苦開會所用的腦細胞。

  專案管理,是一門管理的科學,溝通,更是一項專業的工作;專案90%的時間在溝通,溝通的成效決定專案的成敗,這意味著溝通這件事對專案經理來說不是”應該具備”的軟技能,而是”必須具備”的專業技能,開好專案會議,專案管理如虎添翼!


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