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有效溝通是件很重要的事!

  某天,一如往常前往熟悉的美髮店,打算好好的整理雜亂不堪的頭髮,但,當一踏入店內,隨即感受到與以往假日時門庭若市的不同-巔峰時段居然有2位設計師專程等待我們這組客人的到來!在好奇心的驅使下,忍不住問了老闆:「為何今日與往常特別不同?從沒見過假日店裡服務人員與美髮設計師這麼少!」她嘆了口氣,然說道:「就都陸續離職了…」而在與她閒聊過後才得知,原來,她們聘請到的服務人員多為八年級生,除了與她們這六年級後的想法很不一樣外,連溝通都讓她覺得非常困難,所以,正當她們苦惱如何改善這狀況時,這些八年級的成員們也就陸續離開了,而店裡的經營模式也因此而改成只接受有提前預約的客戶。

  在聽完她的故事後,筆者本身也向這位老闆分享了所認識的傳統製造業老闆曾經也提及這樣的苦惱。沒想到,當她聽聞後,很吃驚的說:「原來不是只有他們美髮服務業有如此困擾!一般企業也有遇到哦?」突然之間,感覺她心情沒那麼鬱悶了!因為,原來不是她們不好溝通,而是溝通真的很難,尤其是要面對不同世代的溝通……更難!

  筆者本身曾在一場演講裡聽到演講者說:「天底下最難的兩件事,一是『把你的口袋變成我的口袋』,二是『把你的腦袋換成我的腦袋』。」第一項所講的是行銷層面的難處,而第二項所講的是管理層面的難處!的確,要把對方的腦袋換成自己的腦袋(亦即對方能理解並認同自己的想法)是大家公認很困難的事情,但這卻又是在團隊裡,能讓大家的想法形成共識的重要環節,因為唯有團隊有共識,才能發揮出其戰鬥力,並不斷地向目標邁進。而在團隊中,要讓大家的想法形成共識前,要先了解大家在想什麼,這又更難了吧!  

  在團隊裡或多或少都摻雜有五、六、七、八年級的伙伴們,當他們聽著簡報頻頻點頭的同時,內心是否真的認同?我想,很多人應該都無法100%的確定這個答案吧~若是無法確定這個答案,那麼,凝聚團隊、建立團隊向心力這些讓企業永續經營的重要核心就無法順利執行。由此可知,「溝通」在組織團隊裡是多麼的重要;無論是向上溝通、向下溝通或者是跨部門溝通等都是非常重要且基本的。

  而如何在團隊裡進行有效的溝通,在此,筆者分享在組織團隊中所遇到的:

  一、定期聽取同仁意見

  每位同仁在業務執行中,或多或少都會遭遇到困難或瓶頸,當然也會對於其工作中所遇到的任何人、事、物或環境有些想法;因此,利用定期安排面談的時間,讓同仁們能將所遇之困難或疑惑提出,而主管也能藉此回應、協助與關懷,以避免長時間的累積造成負面影響。

  二、建立起健康與透明的溝通模式

  在組織團隊裡,主管能釋出善意讓同仁們清楚,每位主管都很樂意在同仁工作需要時伸出援手一起討論、解決任何事情,也能很明確的告知哪裡做對、哪裡做錯;而在筆者所屬的組織團隊裡,就曾有位主管為了能了解同仁們真實內心的想法,利用網路開放式問卷,讓同仁們不記名的填寫,然再針對同仁們在問卷內所提出的各項問題於會議中一一進行回應;而這樣的方式亦獲得了同仁們的認同。

  三、在輕鬆的氛圍下溝通

  在平時上班氣圍及工作壓力下,通常同仁們腦中只有想著如何把工作處理完畢並奮力執行,而若此時,主管又經常要求開會,想必同仁們會為了想盡早結束會議回到處理工作而放棄真正想說的話,又或者,因會議是個正式的場合,在這樣的無形壓力中,有時亦會使同仁無法暢所欲言。因此,善用輕鬆的氛圍以達到相互了解與溝通也是良好溝通的方式。而在筆者所屬的團隊裡,主管會熱情邀約各組同仁們一同共進午餐,利用用餐期間的輕鬆氛圍聊聊工作瑣事,以了解工作狀況並凝聚團隊向心力。

  四、明確且清楚表達立場

  在組織團隊中,無論是主管或同仁都要主動遏阻在正常團隊運作背後的中傷與結黨,如果團隊陷入了派系的內鬨或結黨的問題,那麼,無論是由上而下的溝通,還要由下而上的溝通,甚或是跨部門的溝通都會變成無效溝通。

  最後,「不重視溝通」,常常是管理者會犯的錯誤,而「認為對方一定知道」,亦是管理者容易犯上的錯誤;在組織團隊裡,沒有充分的有效溝通,同仁們不會知道所做的這件事,它的意義與重要性,當然也不會清楚知道其價值所在,最後導致工作不積極且沒有創意。所以,管理者若是希望所經營的團隊能運作順利且不斷創新進而邁向成功,就必須要知道管理與溝通的密切關係,重視管理溝通這項工作。


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