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日劇《我要準時下班》探討OL提高工作效率的秘訣

一、緣起日劇《我要準時下班》

  本文藉由日本女演員吉高由里子主演的《OL不加班》又譯《我要準時下班》。講述了主角東山結衣不顧職場的”加班文化”堅持從不加班,只要時間一到就立刻下班,享受人生的故事。

  東山結衣(吉高由里子飾演)是一個32歲單身OL,因為過去的經歷貫徹“到下班時間就回家”的理念,但她並非工作不努力,而是比其他人更努力更高效率地完成工作,也更重視私生活,她在休息時間會享受美食,就像所有普通上班族一樣。

  光是劇名,就說出了大家的心聲!這部日劇可以深入探討上班族的「長時間勞動」、「無償加班」、「責任制」、「過勞死」、「能者多勞」等等職場陋習。故事主角以「準時下班」與「零加班」為原則,本文透過如何達成「準時下班」與「零加班」議題來探討「提高工作效率」,她挑戰在公司所遭遇的各種不合理對待,她奮力一搏、據理力爭的模樣,激勵無數觀眾的心,而日本的工作方式和價值觀與台灣社會相似如同亞洲職場的文化,值得我們共同探討學習女主角的工作態度,積極勇敢地爭取自己的權利。

二、職場的「加班文化」觀察

  妳是否曾經克盡本分,且有效率的達成主管指派的工作,在上班時間內完成分內工作,準時下班,但是成為公司「不加班」的黑名單,因為有些公司存在的怪現象。有些同仁,經常在上班時間無所事事,上網、聊天、FB或購物等等,卻在下班鐘響的一刻開始做正事延長工作時間領加班費,將此認知為正常的上班文化。奇怪的事公司主管對於加班的同仁認為所分配的工作繁重、難度甚高以及非常辛苦、非常認真,又願意延長工作時間占用自己的私人時間,留下來加班。對於準時下班的同仁非但沒有讚賞,反而質疑妳所分配到的工作是否有問題,不願對公司有更多的付出,時間到就想走了。因此這樣的「加班文化」,經過多年的磨練後現在妳的工作原則是否有所改變呢?

  在亞洲職場上,存在一些潛規則,像是「老闆還沒走,我就不能下班」、「準時下班顯得我沒在認真工作」、還有看過老闆寫文說「年輕人,妳憑什麼不加班!」,好像不加班就像上假班,混了個假職場一樣、在朋友圈特別流行加班文化,隔一段時間不在朋友圈發個加班的照片,就像沒混過職場似的,各位OL是否有以上的情形。因此就會有「反正都要加班了,乾脆慢慢做,免得被指派更多事」等等,這些情況,妳是否有同樣壓力或感受?在下班鐘響起時妳心中吶喊著《我要準時下班》呢?

  隨著進入少子化及高齡化時代,凸顯了勞動力發展的重要性,企業配合政府規劃工作生活平衡方案及推動友善員工措施。企業透過訂定友善工作制度,發展創意紓壓工作環境,營造正向支持的工作環境,希望讓員工「工作生活平衡」,因此這樣的陋習漸漸的將被改善,惟有在加強提高工作效率增加員工生產力,才能縮短工時,企業在市場上擁有競爭力,員工能準時下班在優化勞動組合中,增進員工幸福與企業永續經營具有更大的競爭優勢。勞資雙方共同的目標期能提高工作效率,進而創造出勞資互利雙贏的願景。

三、什麼是工作效率

  「工作效率」,是指員工工作的投入與產出之比。產出大於投入,就是正效率,產出小於投入,就是負效率。提高工作效率的目標,就是希望員工的生產力為正效率值,而且是不斷增大。提高工作效率,就能縮短工作時間,提高工作效率可以增加企業的勞動生產率和經濟效益的提高及增加員工活力,有助於員工生產力提升實現增加個人收入。期望企業規劃出標準工作流程、縮短工作時間亦可精簡企業組織的人力並可節省人事成本。在組織中員工提高工作效率之後,有更多的時間讓員工自行支配,去從事學習、娛樂、旅遊、社交和休息,在優化勞動組合是具有更大的競爭優勢。

  工作效率的提升是可以學習其技巧、方法的,需要時間去養成一個良好的習慣,若能將有效率工作袐訣運用於工作上,真正養成好習慣時,對於上班族的提高工作效率受益的並不只是工作,相信也能應用於妳的生活細節中,這樣可以達到「工作生活平衡」。

四、日劇中的有效率工作袐訣

  (一)整理辦公桌、電腦桌面

  因為辦公桌和電腦桌面雜亂不堪,導致要找資料或報告時,不知如何找。劇中引用日本上班族的統計數據,一般上班族一年平均花在找東西的時間,有 150 小時。

  對一般人來說,桌面雜亂,要找東西確實要花上不少時間!尤其是紙本資料(甚至是電子資料)沒有整理歸檔的話,下次要找出確實要花費一些功夫。所以盡量把文件資料用電子檔的方式保存起來,但有些一定要用紙本方式保存的話,將利用文具&資料夾整理成檔案夾,再利用標籤註明幫忙資料夾分類,如此下次要找檔案的時候,就可以快速找到資料夾。

  再者有很多OL辦公桌佈置成自己喜歡的粉紅色,充滿少女心的桌面,心情會變的超級好,辦公效率將跟著高。但是還是要適當的佈置,不要擺滿全部喜歡的公仔、娃娃等,這樣視覺上比較清爽,也有助於頭腦清楚思考。

  提高工作效率的關鍵是,從分類資料、貼標籤開始,養成物歸原位的習慣,不僅可以快速找到所需的物品,還有整理出一個清爽的辦公空間。

  (二)用便利貼標記下今日工作

  劇中的作法是把每一樣待辦的工作都寫在便利貼上,全部寫完以後,將便利貼黏在電腦螢幕旁,每完成一件事,就撕掉一張便利貼。

  最重要的是每件待辦事項工作的優先順序,可以因事情的難易度、所需的耗費時間、急迫性而自動調整。利用便利貼來管理工作的優勢,就是妳可以隨時調整前後順序,像劇中女主角訂定今日的工作項目,無論事情大小,都清楚記下,像是致電客戶、整理報表、修改簡報、開會等,看到便利貼,就會督促自己專心工作,隨著慢慢減少的便利貼,也可以激勵自己,工作將完成了。

  女主角分享,此方法在做完一項工作把便利貼撕掉的那瞬間,是非常有成就感的。切記不要立「大目標」反而會造成心理壓力,在一天的時間硬塞太多工作,如果超出負荷的範圍的話,是會邊做邊覺得壓力太大更做不完,造成反效果。要依照自身能力安排工作份量,務必以「今日事,今日畢」。

  (三)設定每件工作時間

  在寫下所有待辦的工作後,最重要的就是要去執行,每項工作分配時間是多少?畢竟一天上班時間就8小時,怎麼有效率的利用才是重點。

  女主角的方法是「用鬧鐘」為每一項工作設定完成的時間,在設定的時間內,集中精神把工作處理完畢!

  但是在辦公室內有很多事影響著妳,舉凡同事閒聊一下、滑一下FB、回一下LINE等等的瑣事占用很多時間?平常工作如果沒有特別設定時間的話,等到回過神來,一天又過去了。最好的方法就是「設定每件工作時間」,例如,撰寫簡報一份設定2小時工作時間,在執行時請用鬧鐘或手機設定時間,來制約本項工作必須在2小時內完成。

  因此在列出工作項目時必需「設定每件工作時間」,集中精神專心的將自己設定的當日目標,確實執行就可以確保自己,有效利用上班時間,順利完成當天的工作,準時下班!

五、彙整提高工作效率的秘訣

  對於企業組織來說,工作效率高、低體現企業的員工素質,以及企業組織的管理能力。因此,提高工作效率增加員工與企業組織二者雙贏,有利於企業組織的勞動生產率和經濟效益的提高,克服機構臃腫、精簡人力降低人事成本,縮短工作時間增加員工活力,讓員工自行支配下班後時間,有利於員工個人實現提高生產力而增加所得收入。企業組織更能達到勞動部推動員工「工作與生活平衡」政策,實際行動支持勞工工作與生活平衡、促進勞工身心健康等友善措施制度。因此本文參考日劇內容及蒐集相關資料如下:

  (一)整理辦公環境,有效整理分類、歸檔

  盡量把文件資料用電子檔的方式保存,如一定要用紙本方式保存,將利用文具&資料夾整理成檔案夾,並註明分類,養成物歸原位的習慣,整理出一個清爽的辦公空間。

  (二)選擇好的工具「工欲善其事,必先利其器」,能使得事半功倍

  先選擇使用的工具,上班族的工具如電腦,電腦運行速度慢,是否移除異常佔用CPU與記憶體資源的軟體、清理系統長期累積的垃圾文件、優化電腦開機時間以及磁碟運轉效率等,來提升速度的。若這些都無法改善就應換一台電腦了。現在是科技時代,上班族應選擇合適自己、高效的工具,才能提高工作效率。

  (三)提前規劃,列出工作清單

  在工作前,抽出幾分鐘時間把當天的工作列成清單,完善的羅列出來,不要遺漏。並預估每項工作的完成時間。每位上班族必有年度目標,將其目標以每季、每月、每週的列出清單,如此對各項工作過程與執行進度的及時掌控,能從中發現時間、資源不足。而快速的調整工作方式或尋求協助,提升工作效率,從而順利完成規劃中的工作。

  (四)用時間「四象限」法,做好時間管理

  「四象限」法是美國的管理學家科維提出的時間管理的理論,把工作按照重要和緊急兩個不同的程度進行劃分,基本上可以分為四個「象限」,把工作劃分為重要、緊急、緊急又重要、重要但不緊急四個象限,優先完成那些重要的、緊急的任務。要如何劃分可根據自己的工作習慣,以及工作本身的性質來進行調整工作優先順序。透過「四象限」法分類去執行,經過一段時間的檢討,可以掌握自己的工作效率,確保有效工作的效率提高。對於哪些工作需要花費多少時間完成,將能精準的安排,就能再訂定新的工作計畫。

  (五)提升專注力,集中精神處理一件事

  美國心理學會的研究報告顯示,同時處理兩項任務,反而有可能會拉低生產力。提升專注力的辦法是把任務細分,時間固定,同時減少外界的干擾,非工作所需物品請移除,例如手機靜音、關掉不必要廣告推送等,郵件可以抽時間集中處理。除非特別重要的郵件另行處理。集中所有注意力完成設定的工作上,一次只做一件事,提升自己的專注力。

  (六)選擇新技術、運用新工具,學習提升工作效率的方法

  學習前輩總結出來的利器,例如前面提到的「四象限工作法」、「清單工作法」或是坊間有很多的提升工作效率的工具書、提升效率的APP等,親自選擇適合自己的方法來運用,慢慢的調整一套自己的工作模式,期能提高工作效率。

  (七)做好自己分內工作,學習說「不」

  學會說「不」,說「不」並不容易,辦公室常突如其來的情況打斷自己的工作,請思考這項工作是自己分內的工作嗎? 如果不是,你應該委婉地拒絕,告知手邊有緊急的事情需要處理、或等手頭的事情處理好再協助。說「不」是需要技巧,儘量不要讓自己正在處理的事情被打斷,在工作中不要做濫好人,自己的本職工作先完成,再來幫助別人。當然還是要看情況,如果是主管有緊急任務找你處理,你還是必需迅速處理,找到解決方法。

六、總結

  針對以上幾點秘訣建議運用,再加上班時拿出全副精神,用飽滿的鬥志,積極主動、認真負責的工作的態度面對工作,在下班後能學會放鬆和休息,不論充實和提升自己或培養興趣、嗜好等等,增加個人第二專長都好。休息是為了走更長遠的路,因此企業惟有保障員工的最佳工作狀態下「工作與生活平衡」政策推動,將能提高工作效率。


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