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遠距辦公行不行

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  新冠肺炎疫情全球擴散,世界各國紛紛祭出鎖國或封城政策,經濟活動大受影響,人與人之間的交際也變得充滿不確定性與風險。時至2020年6月底,多數國家雖然都已逐步放寬封鎖措施,但為降低染疫風險,仍未能完全恢復過往日常生活模式。台灣雖因防疫措施得當,疫情相對歐美等國緩和,慶幸台灣未遭受大幅影響之餘,鑒於全球疫情發展仍不樂觀,不僅持續維持高強度的境外管制措施,國內相關規定也多為有條件放寬。

  對企業經營管理運作而言,如此嚴峻疫情發展情勢下,不僅製造業受制於國際航運大幅減少,導致原物料及零組件短缺而無法生產;服務業也因經濟活動減緩,人們減少外出聚餐、消費等行為,致使營業額大幅衰退。然而,任何事情都不只一個面向,企業員工的工作型態也因疫情影響而產生了質變。譬如在家上班、遠距辦公等成為許多企業因應疫情的手段之一,視訊技術、擴增實境(AR)、虛擬實境(VR)等科技應用又躍升成為企業寵兒。

  總部位於美國加州舊金山知名社群平台企業Twitter,在當地政府放寬居家令,同意商業機構可逐步復工時,Twitter卻反其道而行,於2020年5月正式宣布如果員工希望在家上班,就可無限期繼續在家上班,Twitter首席執行長傑克·多西(Jack Dorsey)表示,將大部分員工集中在舊金山上班影響公司營運效率,更多分散式辦公室的方式反而有助於提升效能。另一家社群平台巨擘Facebook也於同月宣布預計接下來的5到10年間,會讓將近50%的員工永久在家工作(雖然出於稅務和會計考量,遠距工作者的薪資可能依據所在地區物價而水準調整)。Facebook執行長祖克柏(Mark Zuckerberg)認為,這項改變能讓臉書擴大招募範圍,不僅有助開發許多以前不考慮搬到大城市的新人才,還能減少通勤對氣候的影響。

  回過頭來,台灣於疫情發展之初,許多企業比照2003年嚴重急性呼吸道症候群(SARS)疫情期間做法,採取異地辦公模式以分散風險,並且減少與上下游業者、合作單位及客戶之接觸。但有別於2003年,受益於科技發展的進步與通訊技術的發展,ZOOM、Google meet、Cisco webex等視訊應用軟體大行其道,屬於科技層次的應用看似解決了許多溝通上的問題。然而,仔細觀察職場生態,似乎沒有那麼單純,這般企業微型化、虛擬化的工作模式,為企業及員工帶來影響其實遠比想像中深遠。

  行政院政務委員唐鳳,身兼自由軟體程式設計師角色,他於數位時代專訪時就曾表示,「對於企業而言,走向微型化組織可以慢慢擺脫中間管理層,企業內部逐漸不需要管理,也沒有什麼升遷梯子,APPLE就是一個例證」。此外,對於遠距辦公的員工來說,「每一個人都必須懂得如何把自己腦裡的狀態在睡前文字化或畫成白板,然後讓下一個醒來的人在最短的時間之內理解。長久實行下來,每個人都非常擅於表達。而且,這些過程中的產出,還可以變成教育訓練素材,之後不管是其他同事或是剛加入的新人,都可以從中學到大家做事的方法」。他更進一步表示,視訊的同時予以錄製,便可將過程記錄,也就是透過「發生即典藏」的通訊模態,使得企業可往外發展成為開源企業,又或者往內發展成為學習型組織。

  不過,在家上班或遠距辦公也並非全然沒有缺點的,最不容易克服的便是「強烈孤獨感」、「個人自律能力」、「團隊凝聚力流失」及「資訊安全風險」。綜合唐鳳政務委員受商業周刊專訪內容及遠見雜誌專欄作家侯冠州【啟動遠距工作 先克服四大盲點】一文所述,要克服強烈的孤獨感並拿捏好工作與生活的分際,便是要做好完善的時間與空間的管理,例如每週固定時間走出家門,與工作夥伴或客戶到共同空間討論交流,營造社會性互動以緩解孤獨感,同時維繫團隊凝聚力;又或者適時營造共通點,以相類似的社會經驗使視訊兩端的彼此感覺並不孤單。

  此外,「自律」亦是一大難題,多數企業對遠距辦公效率抱持懷疑的最大原因,多在於家裡令人分心的事物和誘惑太多,雖然多項研究顯示遠距辦公人員通常比在辦公室工作有更好的生產效率,但遺憾的是並非每個人都有良好的自律能力,因此員工的自我管理及獨立運作能力必須獲得主管的認可,才能建立信任感。唐鳳政務委員就以「25 分鐘認真工作後,5 分鐘休息」的番茄時鐘法,使自己專注工作也兼顧生活品質。他表示「如果能設定這樣的邊界,從精神衛生角度來看,就不會有腦海裡明明在想其他事情,卻被迫要處理這件事,結果兩邊都處理不好,也比較有放鬆的可能性」。

  最後,面對網路無國界的時代,資安議題已成為企業營運最重要的課題之一,而遠距辦公勢必得運用許多科技工具,個人的設備和網路通常防護措施不及企業,重要資訊與機密被駭或丟失的風險自然提升許多,需格外留意網路環境安全、個人設備資安監控、外在設備資料保護、工作平台機密性等,才能使遠距辦公的同時確保資訊安全。

  再者,從法規層面來看在家上班或遠距辦公,台灣的勞動相關政策與法律似乎也還無法跟上世界腳步,這也使得企業實施上綁手綁腳,在法律上面臨突破「固定工作時間」及「固定工作地點」的挑戰,如勞基法第30條第5項規範公司須備置完整的出勤紀錄;勞基法第31條規定在坑道或隧道內工作之勞工,以入坑口時起至出坑口時止為工作時間;勞基法第49條規定雇主所提供之安全衛生設施需符合「事業單位雇用女性勞工夜間工作場所必要之安全衛生設施標準」,都顯示出訂定勞基法的時空背景與當前勞動型態有著莫大的鴻溝。雖然勞動部訂頒「勞工在事業場所外工作時間指導原則」,但由其內容可以發現,其仍是以一般所稱外勤工作為主要對象來訂定,與在家上班或遠距辦公之概念存在不小差異,況且該項指導原則並非法律位階,於此潮流與產業發展下,實應借鑒美國電傳勞動促進法、歐盟電傳勞動框架規範等歐美受到遠距辦公需求衝擊下之立法趨勢,重新檢視、建構符合台灣產業現況的勞基法。

  總結前述,在家工作或遠距辦公因疫情意外爆紅,疫情雖然仍然嚴峻,但總有落幕之時,可是新的工作型態已然成形,對於一般上班族而言所產生之影響最為深遠,從面對面的合作模式變成透過科技工具,時間與空間都大大改變了,工作心態與工作習慣等都勢必有所調整才能適應;企業於此同時則必須超前部署,檢視自身經營管理體質,正面看待這個辦公新趨勢,重新定義經營管理思維,布局未來;政府則應從法規層次著手,修改不合時宜法令,使企業能充分放手挑戰,營造多元辦公環境,提升營運績效。

參考文獻
1.管理、升遷將逐漸消失!唐鳳談「在家工作」的企業微型化模式,數位時代(2020.2.26)。檢自https://www.bnext.com.tw/article/41408/audrey-tang-told-about-working-at-home
2.20年都遠距工作,唐鳳:我採用番茄時鐘法,TechNews(2020.3.7)。檢自https://technews.tw/2020/03/07/how-does-audrey-tang-telework/
3.Twitter 宣布員工將可選擇之後都在家上班,TechNews(2020.5.13)。檢自https://technews.tw/2020/05/13/twitter-tells-employees-they-can-work-from-home-forever/
4.在家上班但可能減薪,你要嗎?臉書將開放員工永久在家工作,薪水視居住地調整,The News Lens(2020.5.22)。檢自https://www.thenewslens.com/article/135490
5.啟動遠距工作 先克服四大盲點,遠見(2020.3.31)。檢自https://www.gvm.com.tw/article/71860
6.在家工作時員工出勤記錄備置方式實務分享,104人資法寶(2020.3.30)。檢自https://hrlaw.104.com.tw/writing/651
7.勞基法應增訂遠距工作規範,聯合新聞網(2020.4.26)。檢自https://udn.com/news/story/7243/4520771
8.遠距工作興起,台灣勞動法規準備好了嗎,理慈國際科技法律事務所(2018.1.31)。檢自https://www.leetsai.com/%E5%B0%88%E8%AB%96/emergence-of-telework-is-taiwan-ready-taiwan?lang=zh-hant

 

 


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