MKC Logo
瀏覽數:754

掌握生理時鐘 讓豬隊友變神戰友

 「高效能管理者規劃工作時,不會先從任務著手,而會從時間管理著手」已故管理大師彼得‧杜拉克(Peter F Drucker)這句關於「時間管理」的金句,相信被很多追求高效能主管奉為座右銘,更身體力行善用紀錄、管理及整合零碎時間等方法,致力成為時間管理的高手。

時間管理非等比成長

 事實上,企業中都會因有一位擅長時間管理的員工而提高組織效能,依此結論,如法炮製把「一群」皆擅長時間管理的高手並集合在一起,就一定能變成高效能組織,答案恐怕不是吧!
 為什麼呢?原因在於有些員工對工作有旺盛的企圖心,能利用時間管理發揮高績效;但是有些員工是下班過得比上班精彩,大部分將時間管理技巧運用在規劃下班後的活動而非在工作,自然績效不彰。

 我經常說,工作壓力是怎麼來的?就是要在有限的時間限制下完成預定目標。工作得心應手時固然沒有什麼問題,但事實上並不可能!對於有企圖心的人而言,隨著業務不斷擴張,經常發現自己被排山倒海的會議、書信通訊所淹沒,導致長期處於喧囂、忙碌的景況中。每天被一堆瑣碎但又必須完成的事情所占據,因此覺得時間不夠。人總是會比較,容易受到組織的牽絆這種無形的限制力量,會讓原來個別都是高效能員工產生慣性,慣性久了就變成鈍性,鈍性久了就變成惰性,會破壞團隊的決心與企圖心,在組織氛圍下變得得過且過。

下午辦法說會股價跌停

 如何透過時間管理提升團隊效能呢?首先,主是掌握同仁的「工作高峰期」?丹尼爾‧品克(Daniel H. Pink)教授去年入選有「美國管理學界奧斯卡」之稱的「Think50管理大師榜」。他花了2年時間,分析700多份跨領域的研究報告,從大數據中挖掘掌握時間的秘訣。在這些調查報告中指出,人的情緒會經歷高峰(通常是上午);低谷(經常是下午)、反彈(經常是傍晚)三個階段;高峰期比較正向應該多做分析類的工作;低谷期應該做行政類的工作,而反彈期則適合做創意發想的工作。而《紐約大學》一項針對2,100家上市公司並整理多達2.6萬次的季度財報電話會議記錄內容更是給予有力的應證。那就是絕大多數企業CEO若在下午時段舉行法說會,容易因難以控制情緒而生氣發怒或用詞不當,而導致該公司的股價下跌。

雲雀VS.貓頭鷹員工

 丹尼爾‧品克教授進一步從跨域研究報告中歸納發現,因生理時鐘類型不同,讓員工的工作效能會呈現出幾種類型:約有15%的人是早睡早起的雲雀;20%是晚睡晚起的貓頭鷹;其餘的人則是介於「第三鳥」。例如:愛因斯坦屬於貓頭鷹型;而作曲家柴可夫斯基則是屬於雲雀型。

 所以透過時間管理來提升團隊的生產力,主管應該做的是先掌握同仁的生理時鐘與組織目標(涵蓋分析性、行政性、創意思考等)進行最適配的組合,讓員工在對的時間把事情做對,其才能超越期待。例如:屬於雲雀型的員工,在上午高峰期應給予需要高度專注力和敏銳性的分析任務,像是擬定策略;反之,針對貓頭鷹型員工則在傍晚的反彈期給予創意思考等任務,像是撰寫新事業企劃案;至於第三鳥類型員工,則協助他們紀錄自己的行程,再比較每件事情預估和實際時間所需時間的落差,以檢視他們在時間管理上,是否有充分發揮時間效能。可惜的是,我卻發現多數主管容易陷入本位主義,而認為是員工辦事不力的態度問題,針對個人工作能力做檢討,結果還是無法提升組織效能。

賦權激發潛能挑戰升級

 一旦成員掌握時間管理的精髓,透過評核、學習循序漸進提升工作能力,運用溝通、協調技巧、形塑組織氛圍、同儕力量來增加提升自我效能的認同後,則進一步給予「賦權」(Empowerment)。賦權是激發員工的潛能,並賦予權力完成任務。

 主管應充分信任並提供包括人力、物力等資訊,給予同仁做出正確的判斷;再者透過系統化的學習制度,提升專業知識與職能。最重要的是,讓企業願景與同仁價值觀緊密結合激發他們熱情,讓他們能充分釋放自己智慧,從容地時間去挑戰更艱難的任務。也就是先「增能」後授權。

 「端午節過後,就是中秋;中秋過後,又快過年了!」是我經常提醒各級主管與夥伴要能掌握「時間管理」,避免時光流逝卻一事無成。這門課需要不斷自我約束與持續精進,欲成為效能團隊,需從時間管理做起。(本文作者為中國生產力中心總經理)

【當您每天被煩悶的會議與行程追趕,更需要隨身顧問讓您腦清目明,決策有據。連結張寶誠總經理粉絲頁,洞見觀點不漏接:https://www.facebook.com/pg/Dr.PC.Chang


您可能會有興趣的課程

資料讀取中...

您可能會有興趣的出版品

資料讀取中...

能力雜誌

資料讀取中...
輔導諮詢