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打造PKM 提升個人競爭力

 

 如何以有限時間,創造最大價值,單靠傳統時間管理技巧不足以應付,需加上個人知識管理(Personal Knowledge Management, PKM)的能力,才能創造時間最大價值效益。前陣子連假期間,親友到台中花博,拍攝上百張美不勝收照片。事後友人欲分享一張照片予我,卻在一時半晌,落入兩三百張照片池海,找不到目標物,神情略顯遺憾。筆者重視生活體驗的重要性,一段旅行、一趟出差,所拍攝的每張照片,都有其珍藏的意義與價值。然而上百上千張照片,若無即時系統性的整理,一周、一個月、半年後,想回頭整理必將勞心費神。

 個人知識管理,就是自我知識的整理保存、去蕪存菁、系統化歸納,與結構化呈現。不妨試想,平時多花時間在解決問題本身?還是花在尋找資料、郵件、聯絡事務?若是找資料用掉80%的時間,表示僅剩20%的時間能處理問題(可能還非關鍵問題)。相反,若是平時養成習慣,運用斷捨離的整理心法,建立起自己的PKM,只用20%時間就能找到有用資料,如此80%心力就能專注處理問題。如同各式各樣的積木零件,有邏輯系統的被整理好,有朝一日要蓋城堡,方成效卓越。

 近期,美國生產力和質量中心(APQC)在研究知識管理時,也呼應了相同的觀點,其研究顯示,當代的知識管理必須加上「即時性」(Just-in-Time, JIT),形成所謂的「即時知識管理(Just In Time Knowledge Management,簡稱為JIT KM)」。簡單來說,即在最需要的時間,將最需要的知識,傳送給最需要的人。生活在科技俯拾皆是的今日,只要有心,不難尋得適合自己的雲端工具來運作PKM,例如Evernote或OneNote等雲端筆記,Google Drive或Dropbox等雲端空間,皆可隨個人方便性與邏輯習慣,來挑選適合自己的工具小幫手。

 個人知識管理的目的,在於透過知識學習、保存、內化反芻、外顯成果,來提升自我競爭力。延伸到組織企業,有系統性的傳遞價值知識,以傳承企業文化與精神,讓每個成員的個體的知識,透過優良的路徑,轉化為組織的知識。更進一步,讓知識系統與經營流程相互搭配,形成知識動態循環系統。 

 我們身處資訊爆炸、知識碎片化的時代,唯有透過個人知識管理的建立,才能有效提升個人職場競爭力。個人知識管理,知易行難,易在於進入障礙低,難在於持之以恆。願各位都能著手建立自己的知識管理之道,彼此共勉之。(本文作者為中國生產力中心總經理)

 


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