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專案管理淺談

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  隨著時代的變遷,專案工作變得越來越熱門,相對的,專案管理相關專業人才的價值也跟著水漲船高,究竟是什麼原因讓專案管理變得這麼夯?背後的原因,是因為使用者的消費習慣改變了,拿手機來講,因為價錢親民,加上科技技術日新月異,一般手機可能只用了1年,市面上更新更快的產品也推出了,平均2年就換手機人為數不少。相較於過去,產品的生命週期變短了,量身定做、創新與獨特性的產品需求跟著越來越多。

  很多人會問那什麼是專案管理,專案管理就是由一個模糊的想法,經由許多次的溝通探索,形成了初步的做法,再由做法來實際執行,最終成為一個產出成果,簡單來說就是由想法變成成果的過程。

  舉例,假設現在我們開了一家婚攝公司,你是這家婚攝公司的員工。某天來了一對年輕的情侶,他們看了看公司產品的DM,覺得都不滿意,便請你幫他們特別客製一場時尚的婚紗拍攝行程。此時,首先第一個要釐清的是,什麼叫做一場「時尚的婚紗拍攝行程」?對方對於時尚的婚紗拍攝行程的憧憬是什麼、定義是什麼?有些人覺得在香榭大道拍攝很時尚,有的人覺得一定要在古城景點拍才夠時尚。要取幾張入本?要有幾套造型?國內拍還是國外拍?有沒有必拍的地點?對方的預算有多少錢?以上問題是在幹麻,從一個一個的問題,慢慢勾勒出客戶心中那個模糊的想法,挖掘出客戶具體的需求是什麼。假設現在問到了客戶覺得時尚的婚紗拍攝行程就是要去奧地利哈爾斯塔特拍攝,那要去幾天呢?去幾天取決於有多少預算與時間對吧。根據要去奧地利哈爾斯塔特這個訊息,我們是不是就可以料到,事先需要規劃客戶挑婚紗、選攝影師、選造型、訂機票…等,我們可以把去奧地利哈爾斯塔特拍婚紗這個目標需求,逐步拆解成幾個小目標(婚紗、攝影師、造型、機票…)。一一列出幾個小目標之後,哪些事情要先做哪些事情要後做,這時就又有個需要排先後順序的動作,總不可能到要拍攝的前一天才訂機票吧,那一定會出包的。而一開始有提到這對情侶需求是一場時尚的婚攝行程,結果你還沒搞清楚狀況就馬上排了1個3個月後的行程,沒想到3個月後的今天是客戶的宴客日…。所以,在訪談中,還會探索到一些東西,稱為限制。只要是專案一定有其限制在,限制也就是專案執行中必須克服或妥協的事,例如:時間、錢、品質…等。而這個例子目前了解到的限制就是時間。

  以上的故事談到了與客戶溝通獲得了目標、限制、範疇、時間、預算、目標的拆解、排程,專案管理其實就是在整合這些項目,完成客戶的需求,而專案經理最大的價值就是把客戶抽象的想法,轉化成目標範疇與限制,以明確且具體的規格呈現,再把這些目標範疇拆解成一個一個小目標,將其排程,分配資源,個別投入其中,最終完成專案。

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