MKC Logo
本中心無任何政治立場,若有隨機政治性廣告出現,非本中心可控,與本中心無關。
瀏覽數:169

如何提高總務行政效益

關鍵字:

  何謂高效益總務行政?筆者認為本課題主要是在了解總務專業相關知識,並學習實務技巧來達成有效率的管理,總務的工作可以說是多五花八門,大到公司的經營方針、規章制度、預算管理、資源分配;小到採購、設備修繕、物品管理、服務接待…等,它是企業的幕後幫手,配合企業的營運方針來協助整合、管控、改善公司內部各項資源,繼而提升企業的經營效益與競爭力。

總務行政管理的決策

  總務最大的目標在於「節省成本」,配合公司的政策並簡化作業流程,減少浪費及失誤率,以達到節省行政管理的時間與費用,例如:公司如果有上百輛公用車,可以透過與加油廠商合作,搭配車卡來加油,使用者加完油後只拿回收據給公司會計,而到月底或年底的時候,會計透過收據與廠商的車卡加油紀錄對帳,最後只需開出一張發票,即可精實作業流程。

  待作業流程精實且執行無誤後,可將其建立成規範制度,重複並善用資源以降低庶務與修繕之採購成本,例如:訂定設備的操作說明可以減少一再重複的解說,且避免錯誤的操作…等。另外,公司新進一台機具設備提供給同仁使用,在機具旁如能張貼使用流程(SOP)與標註使用後之維護方式,既可以讓未曾使用過的新手立即上手,提高人員的操作安全及降低設備的故障率。

  再者,我們可以建置總務行政作業電腦化,來提高行政人員的服務品質,然後透過資訊科技化的結合增加行政執行效率,例如:教室或設備租借,統一由系統線上作業,既能一目了然目前設備的使用現況,且能及時提供給所需的人,也能提高每一設備的使用率。

制訂管理制度以及作業流程

  一、訂定辦法:因為總務的事務較繁雜,將管理流程制度化並做權責劃分,透過標準的SOP可讓總務人員方便管理事物也能減少不必要的紛爭,也可讓每個人依規章制度履行各自應有的權利與義務,例如:訓練單位的教室場地租借,為了透明化經營,往往透過網路系統提供線上人人預借模式,但為了避免訂了教室不用,或者訂完教室後又臨時取消的困擾,一般都會訂定租用辦法,如預繳訂金制度,或限期(1周~14天前)回復確認,讓真正有需求的顧客能借到教室,並增加教室的使用率,此乃訓練單位與顧客雙贏共好之策略。

  制度的訂定,也需盡可能減少「本位主義」,並在公司與員工相互的立場上找出平衡點,擬定出的辦法可以會同相關人員(例如:法務、企劃、稽核、會計…等)共同研商制定,制定後列入公司規章,並依據內容分別擬訂簡單明確的作業流程(SOP),再由各單位依其職責分工負責,過程中若遇問題,亦可尋求支援已解決問題,或矯正改善措施,以利作業流程精進完善。

  二、執行辦法:承上,擬出辦法後需要確實的遵守與落實,此時,總務人員透過自身的溝通協調能力,在系統或制度上路前,需與相關利益關係人開會討論(如上司、管理者、同儕、下屬、外部廠商…等等),如此才能真正找出大部分人的需求,並配套滿足少部分人的特殊需求,最後達成全員共識。

總務行政人員職能

  1.  建立正確觀念與共識:總務行政主要負責管理公司營運用途的資產,因此總務人員需具備用心、細心,且有責任感的性格,例如:設備被使用前,定期留意設備現況,設備使用後檢查並定期維護保養,以利後續再利用;在執行管理時,更需以客觀角度或顧客需求面,來提供使用者滿意、方便的服務。

  2.  分析並解決問題與不斷創新:總務行政人員常會遇到不同的需求與問題,所以需要訓練能夠在短時間內確認出真正需求,並釐清出正確問題,為顧客提供適當的服務或解決方法,進而有效地加以執行;平時也需自我學習充實自己,並不斷的改善創新,主動找出能為公司節省能源、成本的方法,有效地創造工作價值。

  3.  溝通和協調能力:對內與對外建立良好人際關係,對內在既有的資源下,不一定都能滿足每位需求者,因此需要包容與整合不同意見並做好溝通與協調,讓需求者能有共識或是做到資源分配的最佳化;對外合作的夥伴,與廠商進行溝通時,多去了解對方的流程與需求,在互信互利的情況下,執行的結果才能達到雙方平衡滿意;當然,業界有許多總務行政的作業流程可供我們借鏡,故在業務期間,總務人員也可抽空參訪其他公司,進行觀摩與標竿學習,做為內部精進改善的標準。

  總務行政的工作繁瑣複雜,雖無較深的專業技能,與其他工作價值相比,亦無法明顯對企業產生貢獻度,但它卻是公司裡不可或缺的核心,所以總務行政人員應多強化自我之專業知識與執行能力,尤其強化溝通與協調的功夫,唯有當資源可以跨部門、跨單位、跨廠商整合時,才能有效善用資源以降低成本,提升企業的競爭力,以因應未知之挑戰。

您可能會有興趣的課程

資料讀取中...

您可能會有興趣的出版品

資料讀取中...

能力雜誌

資料讀取中...
輔導諮詢