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ERP企業資源規劃系統的美麗與哀愁續篇—導入前常常忽略的準備工作

  筆者於若干年前發表一篇ERP企業資源規劃系統的美麗與哀愁。文中敘述許多中小企業於導入與選擇ERP時常會遇到的問題,不外乎對ERP了解程度不夠透徹與精準,再者不清楚企業本身需要導入ERP系統是為了達成甚麼樣的目的。因而造成ERP無法滿足需求及執行成效不彰。反而造成內部執行ERP怨聲載道。今再度撰文ERP企業資源規劃系統的美麗與哀愁續篇,主要以ERP導入前非常重要的準備工作作為敘述重點,往往也是導入時被忽略的重點。

一、ERP權限的設定

  由於市售的ERP大都是套裝軟體,ERP基本的邏輯架構大同小異,一般在兩岸三地所見到的ERP系統對於ERP系統本身的權限及流程的權限及模組的權限一般都未進行任何設定。通常在系統商做完流程訪談後再進行設定。但由於很多中小企業存在著對於ERP系統的不了解,或者因管理流程的不夠完善或是希望能夠增加更適合自我本身的系統功能,常見的是對於ERP系統的權限不作任何的討論與設定,反而以外掛程式為主來進行權限與功能的設定及控制。因此在實務中常見的是ERP系統外掛程式越來越多,ERP運行時間就越來越慢。再者更有見過同一企業集團不同廠區,在ERP系統中某一相同模組的操作竟然有不同的權限設定,實在是令人匪夷所思。因此在導入系統前應先討論好ERP系統的權限設置及部門與工作流程的權限設置。如圖(一)

圖(一)

二、工作流程重新釐清

  工作流程的重新釐清是因應中小企業,在工作執行當中因資源的不足與對於流程沒有完整設定常常在執行時變來變去,更有相同功能的表單重複好幾種格式,沒有與時俱進的淘汰不合時宜的單據及流程。因此為了未來於ERP執行時能夠建立完整與正確的工作流程,所以重新釐清工作流程有其必要性如圖(二)。釐清企業工作流程後更須將工作流程與ERP相對應模組的流程進行比對,藉此了解實際的工作流程與ERP的套裝流程的差異性有多少,再進行評估是修改實際工作流程,或者重新對於ERP相對應模組進行程式修改,讓ERP能在正式上線後發揮正確的作用。

如圖(二)

三、編碼原則的設定

  ERP系統導入前,最重要的就是要充分了解如何設定編碼原則。不論是原料編碼、半成品編碼、成品編碼、廠商編碼、客戶編碼或其他的編碼…等等,這些編碼會在ERP系統中的許多模組中依序的彼此進行資料的組合與勾稽,尤其在財務結算是否能呈現完整及正確的財務報表資料,同時也影響了決策的選擇與執行。因此正確與有效率的規劃出有條理的編碼原則是導入ERP之前必要完成之重要工作。若進行ERP系統升級更應該重新進行編碼原則設定。同時對於新舊編碼進行對照資料整理。如圖(三)

圖(三)

  以下十項編碼原則讓你的編號更易讓使用者了解。(註一)

  (1)反映分類

  在規劃編碼方式時,將資料的分類納入編號中,以不同代碼表示不同的分類,這樣看到商品編號中的類別代碼就知道所屬分類了。

  (2)反映順序

  為了方便將資料做排序,可以在編碼時加入大小順序,這樣報表會比較容易閱讀和查找。

  (3)變動屬性不納入

  例如客戶的地址可能會搬遷,因此編碼時不建議將地址納入編號中,避免後續需要修改的困擾。

  (4)具備彈性
  大部分的資料都需要有可以再擴充的彈性,所以最好規劃出有流水編號的編碼方式,滿足後續新資料的使用需求。
  (5)越短越好
  在符合編碼原則的情況下,可以盡量減少編號的長度,會較容易記憶和提升效率。

  (6)避免暗示性的編碼
  除了反應分類、順序之外,盡量不要將冗長的暗示性文字納入編號。

  (7)避免使用特殊符號

  像「 * & ? $ @ # 」這類符號會增加輸入時的困擾,而「 , ; % _ | " ' 」符號通常是系統禁止編列的。

  (8)避免使用英文字母I、O
  常讓人傻傻分不清的數字1、英文小寫l和大寫I,數字0和英文O,編碼原則就是最好避開這類字元以免混淆,改用其他容易辨別的字母代替。

  (9)同類的編碼長度應一致
  使用相同的編碼長度,可以減少出錯,也更容易閱讀。

  (10)大中小分類+流水碼

  第一項有提到編碼方式要能反映分類,如果像商品資料比較多,且有區分細項的類別,進行商品編號時就可以用不同的字母順位區分大、中、小類。例如「A 01 001 0001」,其中A是大分類、01是中分類、001是小分類,而0001是流水編號,這樣後續有新的資料時就能很快速的完成商品編碼。

  知識分享 > ERP系統 > 「商品編號」小原則大受用,「編碼」這樣做就對了!

(註一): 鼎新雲端ERP B2


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