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虛擬企業運作 適應危機管理

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 新冠肺炎疫情持續延燒,各國確診病例不斷攀升,難以預期的疫情更導致股市重跌、製造供應鏈被迫中斷、民生消費遭到重挫等全球性的恐慌。台企,歷經1999年的921地震;2001年納莉風災;2001年美國911恐怖攻擊事件;2003年SARS病毒風暴;2013年H7N9禽流感;2018中美貿易戰以及近期新冠肺炎疫情,每一次天災人禍都足以斬斷企業運作的主動脈。卻也讓企業更積極建立應變的機制包括:危機的評估、預防偵測、危機演練、檢討分析、修正步驟,以厚植解決危機的能力。

 從這次疫情中,儘管餐飲、零售等民生消費產業,民眾因擔憂病毒而減少出外消費次數,相較於SARS時期,業者仍可透過網路平台、外送物流等不接觸的服務,安撫民眾刺激其消費意願,以降低損失。這也顯示企業領導者面對不可預期的天災人禍,已由反應機制(被動)、預應機制(主動),朝向適應機制(自動)方向蓄積能量,做到建立危機管理的「標準作業流程」(SOP),更能因應各種變化情境加以靈活調度,化危機為轉機。

 根據世界經濟論壇(WEF)公布的「2020年全球風險報告」(The Global Risks Report 2020)報告指出,未來10年內令人擔憂的風險之一就是「傳染性疾病」。顯見在全球化交通便利,導致疫病無國界,對抗諸如新冠肺炎病毒可能是永無終止的一日。

 企業平日可啟動自主性健康管理模式。例如:在辦公場域加裝「智能體溫感測器」,自動監控員工、訪客的體溫變化,若發現個員異常時,予以請假就醫;遇到外部爆發疫情,則彙集如衛福部疾病管制署的疫情資訊,透過e-mail、LINE群組、簡訊等工具傳遞防疫宣導訊息給員工,以協助掌握最新風險訊息,並提高防疫的警覺意識。

 另外,企業平日應建構結合知識管理平台(KM)及資訊系統的「行動辦公室」(Mobile Office),功能應該涵蓋e-mail、差勤、視訊會議;顧客資料庫、專案管理、電子表單;財務管理、人資管理、輔導智庫、部門社群等,且充分融入員工的工作及生活中。一旦疫情爆發或蔓延,可以立即啟動「虛擬企業」(Virtual Enterprise)營運模式,將影響減至最低的程度。

 不過,虛擬企業營運模式並非一蹴可幾,有賴企業由辦公室自動化(OA)、資訊管理系統(MIS)、企業資源規劃(ERP)、供應鏈管理(SCM)、顧客管理(CRM)、知識管理(KM)、企業整合(EI)……,一步一步的升級。同時,更不能忽略針對個人或企業整體添購的防護基本設備器材與物品,進行定期演習使用以及安全庫存盤點等小環節,以防萬一確保企業運作不受影響。


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