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降低採購風險之採購決策與供應商管理

  一般上市上櫃或通過ISO9001認證的公司,在管理系統都有採購與供應商管理的程序與流程,但是每次定期檢討採購與供應商管理的績效仍然欠佳,例如交期不準確、進料品質不良率高,以及採購成本太高…等。可見雖有制度與流程,但執行可能有困難,因此採購與供應商管理一直是許多企業面對的課題。

一、採購制度執行面探討

採購執行面時常發生的問題,諸如採購是否需要三家比議價?採購決策以最低價成交是否合理?供應商品質優良卻因交期長無法成交?緊急採購或獨家供應材料是否比議價?這些問題若不能有效的解決,採購就無法有效執行。筆者以輔導廠商的經驗,提出個人看法供參考:

1.採購決策應以降低採購風險為原則

  採購比議價時,必須請供應商在同樣規格、數量、交期、運送條件、付款方式基準下做報價,如此才能確保報價的公平性。不過供應商為了爭取訂單,往往不照公司需求報價,造成採購無法判定「最低單價」是否對公司最有利,因為供應商很可能在接到訂單後就不照規格、數量、交期來交貨,這種狀況其實已經喪失三家比議價的功能,而「最低單價」僅可視為「優勢」項目,非決策依據。但如果公司政策以「降低採購風險」作為採購決策,採購時需同時考量供應商「優勢」及採購之「風險」,這樣才能較客觀做出好的決策,避免日後產生採購問題。

2.降低採購風險的採購決策考量因素

將採購決策考量的因素分為「優勢分析」及「風險分析」,每項目給予不同權數:

(1)優勢項目為正權數:價格、品質、交貨速度、運費成本…等。

(2)風險項目為負權數:交期延誤風險、斷料風險、漲價風險、外發風險…等。

  優勢項目總權數需高於風險項目總權數,總權數高者為優先採購對象。例如某公司擬向四家廠商採購物料,A報價最低,但評分後,D反而列入優先採購。

 【表一】 採購決策分析

3.獨家供應商的採購風險考量

  採購常遇到獨家供應商情形,由於沒有第二家可選擇,比議價有困難,仍可比照上述採購風險評估,發現風險項目逐漸高於優勢項目,就必須注意。例如E為獨家供應商,價格不穩定又會漲價,品質雖可,然而交貨常延誤造成生產線斷料,狀況如不改善,採購也只能減量下單,需趕緊開發尋找新供應商。

【表二】獨家採購決策分析

二、供應商管理策略

  採購策略需要避免向單一供應商採購物料,因此隨時開發優質供應商並與現有供應商維持良好的關係是很重要的工作,除了可穩定供應物料貨源,同時也可以降低採購風險。

1.開發優質新供應商

  開發新供應商作為長期的夥伴,非全然是採購人員的責任,需要客觀的評選,考量因素有成本、技術、品質、服務、信譽、產能…等,因此品管、工程、生管、財務…等相關單位都需參與評鑑作業。首次合作的供應商需要經過評鑑合格才可進入合格供應商名錄。

  例如F經過評鑑,雖在價格及研發具優勢,但交貨速度慢、製造成本高及人力不足結果未能通過評鑑,暫列入候補名單,可經過輔導改善體質後再評鑑一次。

【表三】新供應商評鑑

2.與供應商維持良好關係

  一般供應商管理制度於每年做一次評核,針對合格供應商的績效,判定是否繼續維持採購。但有些供應商在績效上顯示不佳,卻是公司的核心供應商,也有可能是獨家供應商。對於這些「短期內無法替代」的供應商,必須要與他們維持良好的關係。尤其在採購策略部分,必須在議價時視對手為夥伴,要合作與互信尋求共同利益達到雙贏。採購前必須提前作好萬全準備,評估「優勢項目」與「風險項目」,將目標設高,與這些核心供應商保持「採購低風險」的狀態。

  綜合以上所述,為了降低採購風險,採購應避免以「最低單價」為唯一考量,需依據供應商「優勢」比對採購「風險」高低,作出最適當的採購決策。採購對於公司的核心供應商或獨家供應商應定期評核,如果績效低劣,有必要時立刻開發新供應商展開評鑑。最重要的是要維持與供應商良好的關係,確保供應商品質(Quality)、成本(Cost)、交期(Delivery)、服務(Service)、管理(Management)皆能滿足採購需求。


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