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訓練承辦人與企業人資部的合作關係?

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壹、 緣起

 

  所謂人力資源發展(HRD),是指由雇主在特定期間內追求增進績效及個人成長的可能性,所提供一套組織的學習活動方式。此種活動包括訓練(Training)、教育(Education)、及發展(Development)三種型態。訓練意指提供個人改善目前工作績效的學習活動,通常針對特定的技術學習。教育係指針對目前工作的個人儲備工作能力的學習活動,即學習一般的技術和行動,使個人能改善未來的工作績效或是接受更多的責任和新的工作指示。發展係著重在個人成長的學習行動,而無關於目前或未來的特定工作(摘自陳金貴,2001:6-14 )。
 

  企業的人資部門因分工細緻,除人才選、用、育、留外,針對公司的人員發展會訂定進修教育,本文將以各企業人資部門負責員工在職教育為主,該企業承辦人與本中心教育訓練承辦人之間,所形成的微妙關係作 分享,無論是競爭或合作的關係都含括其中。
 

  企業人資部門每年皆會依照公司的組織發展及員工專業需求,進行員工在職培訓規劃,人資部將衡量該公司之組織規模,考量自行辦理和委託辦理。在自行辦理部分需協尋專業講師,委託辦理則需選擇合作單位,因此本中心的功能即產生其功效了,在公開課程囊括產、銷、人、發、才、職安及工程證照等,可提供業界多樣選擇。企業內訓部分則有,一群專業的訓練規劃人員,協助企業辦理各類型的訓練,這群專業人員正整裝待發,期待為企業注入新創意。

 

貳、企劃能力如何受肯定

 

  筆者於本中心從事教育訓練規劃與執行長達20餘年,除規劃公開辦理之經營管理、生產製造、品質提升、職業安全衛生等系列課程外,尚協助企業辦理員工專業訓練,如企業高階主管之共識營、員工激勵營等,與企業人資部門或職安人員接觸頻繁。
 

  剛開始企業訓練承辦人,都不清楚自己公司的需求,會以主管交辦的事情為由,例如會說近期公司內部同仁績效不彰,是否有提升的方法,不如請顧問公司或訓練機構規劃一下培訓的內容,初期常落入各訓練單位比價的下場。若以本中心的報價機制,常因價格過高成為競價下的犧牲者,慢慢的就失去市場的競爭力。
 

  但企業經由過往對員工的培訓經驗,如今的企業已經不再是以價格為主要考量的因素了,繼而轉變為何呢?現今企業則考量員工訓練後的成效是否彰顯、績效是否提升為主,逐漸的也參考政府目前推動,對企業或訓練機構所進行的TTQS評核制度來評估(請參考TTQS人才發展品質管理系統實施計畫),所以訓練成效才是企業最重視的訓後成果。此「專業規劃能力」才是本中心承辦人員的職能規劃之利基點,漸漸我們的專業能力亦受到業界的認同。

 

參、如何成為人資部門好的合作關係

 

  教育訓練對企業來說,著實是一項重要的支出,訓練成本亦是企業重視的課題,因此希望將費用花在刀口上,而且要提升績效與產能,這才是企業辦理訓練最終考量的因素。筆者個人覺得要協助業者解決此問題有幾點看法,分析如下:
 

一、協助人資窗口確認訓練需求
 

   通常企業會先擬定評估目前公司的訓練需求,再尋求訓練機構提出課程規劃,考量授課講師學經歷條件,訓練執行方式、訓練成效、訓練費用評估等步驟。依上列需求訓練承辦人與人資窗口洽談,進一步溝通公司實際的需求與希望達到甚麼成效,訓練承辦人最終所扮演的,就是協助釐清企業真正的需求,在有需要的時候與講師課前溝通。
 

二、確認辦理的形式
 

  訓練課程的形式擬定,將依參加人員的層級及訓練內容而有所不同,若只是一般專業的演講,就不需要太多活動安插,若是屬於經營管理的課題,課程演練是少不了的,因此需協助釐清參加的對象與主題就非常的重要,得課前確認參訓目標。
 

三、訓練期程的安排及預告
 

  辦理的日期攸關人員出席率的關鍵,因此需考量公司業務推展的淡、旺季時間,可依公司業務之屬性排程為依據,再規劃適當的訓練日期,以協助企業承辦人員正確判斷,此訊息提供是不可或缺的,最後是要將確定的日程,提早公告給參訓人員知道,並請參訓人員預留時間。
 

四、訓練機構提供最佳的服務後盾
 

  訓練承辦人需本著服務的精神,成為企業承辦人的後盾,在遇到問題時能提供解決方案,在執行的過程中可以全力協助,亦師亦友的提醒企業承辦人免於出錯,並適時的鼓勵企業承辦人,給于對方信心,以同理心對待。
 

五、訓後評估如何作業
 

  訓後評估是最難處理的課題,除可參考 Kirkpatrick 之學習四層次模式(four-level model)指標外(L1反應、L2學習、L3行為、L4成果),另外可依企業設定訓練KPI值來衡量其訓後成效,依組織之不同來設計評鑑指標,亦可參考TTQS人才發展品質管理系統實施計畫之評估辦法。
 

  訓練機構承辦人日後若,可以協助企業承辦人做好以上五點的要素,是不是真的可以成為企業的真正合作夥伴呢?雖是有很多的變數,尚需考量的是,執行時是否達到地利、人和的效果,成效是否達主管所預期,因為變動的因素太多,成功的機率就降低了,但確定的是若以上建議無法達到,後續的合作關係則是岌岌可危。

 

肆、結語

 

  訓練機構承辦人的角色是,在協助課程設計是可控制的,經費成本是不可控制的,在可控制與不可控制的部份中,訓練承辦人應如何扮演協助的角色,這是一們很深的學問,建議過多的看法會讓企業承辦人員,覺得我們管太多,沒有意見又會讓企業覺得費用花的不夠到位,因此訓練機構承辦人員,只要扮演適時提供意見或想法即可,雙方各司其職,以提升訓練效果為主旨,期待在我們的努力下,人員經過訓練後能不斷的成長與改進,提升企業的績效,達到雙贏的最佳境界。綜觀上列分享意見,僅代表個人近年的心得,希望我們一起努力!下年度的企業內訓專案將非你莫屬。


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