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獎項申請-現場複審評審準備重點-以國家品質獎為例

  國家品質獎依評審作業流程,當申請者收到進入複審通知,相信心情通常是一則以喜,一則以憂啊! 喜的是所提的申請書通過層層關卡,從申請時的文件備齊、資格審查通過、初審階段受委員的青睞。另一方面卻又擔心進入複審階段,該如何進行現場評審準備,才能完美展現申請者優點特色。

國家品質獎現場複審評審作業:

  現場評審︰由各類組之評審小組委員至該類組列入複審名單者之所在地進行 

  現場評審,採簡報、實地查核、資料查核、員工懇談經營者懇談等方式進行(全面卓越類約1日,功能典範類約半日),評審結束後則做成是否推薦或保留列入決審候選名單之共識,以供複審類組主審會議討論及審查。 (參考申請須知)

  現場評審是申請者準備大展身手,好好表現一番的重要關鍵。很多申請者在這時費盡腦力,盡心思考,且卯足全力進行,但不知準備方向是否正確。另外不是每個獎項程序都有現場審查,有些申請者過往的經驗是送出申請書即可參選。所以會有申請者苦無對策準備或輕忽此階段的重要性。

  以筆者多年辦理得獎企業標竿學習的角度來說,到底複審前如何準備。

  首先了解得獎企業參獎動機,以全面品質管理(Total Quality Management)TQM的精神:顧客導向、高階領導、團隊運作、全員參與、持續改善。另外初審後【複審補充說明事項回覆】這可要多琢磨,從這幾個重點著手:

一、參獎動機:藉由申請獎項,徹底檢視企業體質,凝聚全員向心力

  1.高階決策,全員參與、全員教育、形成全員共識。

  2.檢視並建構卓越經營模式(八大構面),透過自我檢核及專家建議提出「評審意見書」,作為改善企業體質依據。     

  3.透過嚴謹現場評審,全面審視企業經營之水準,提升團隊向心力、應變能力。

  4.國家品質獎為國家最高榮譽,獲獎可提升員工榮譽感、對公司形象及業務推展有助益。

二、高階主管參與:

  在全面品質管理構面上高階主管之支持與承諾為重要因素。高階主管展現認同度、全力投入參與相關會議活動、建立溝通的管道,能讓員工重視並以參與為榮。思考該如何展現?

  1.高階主管參與TQM相關活動:例如國品獎推動委員會、品質認證系統、安全衛委員會、提案審查委員會、TQM委員會……等等的行程表、時數、會議記錄或會議照片。

  2.內部宣導:宣導海報、標語刊版、內部教育、形成共識的方式及教育訓練方式與型態呈現。

三、簡報準備作業:

  1. 確定公司核心競爭力及優點構思(亮點、標竿、軸心),使評審印象深刻再展開到各構面並支援核心競爭力的達成。

  2. 簡報文字精簡:多用圖表、流程、圖片等表現,少用文字,尤其是文章式報導式。每張簡報要Highlight重點,以不同顏色或文字大小區分作為報告重點。

3. 簡報人員詢答態度:

  (1)尊重、肯定、佩服評審的意見,正面的思考,絕不與評審衝突。

  (2)絕不說負面用語如『不』、『沒有做』、『不可能』等,多說正面用語。

  (3)絕不誇大或不實。

  (4)表現謙虛、自信、誠懇的態度。

  4. 簡報內容就是提供評審給申請者得獎背書的資料。

四、實地查核準備作業:

  1. 會場展示,以申請者核心競爭力各面向或建議以評審參考手冊為區分展示實體/資訊/照片/輸圖等內容 ,如獎牌/認證書/合約書/專利書/感謝函/媒體報導等資料。

  2. 時間精準掌握,確保流程順暢,主導人員(司儀)全程掌控節奏。

  3. 詢答作業小組規劃與運作(含播放、記錄、打字、詢答、影印等均要分工)。

  4. 評審臨場改變現場查核動線之可能應變措施。

五、資料查核準備作業:

  1. 推行全面品質管理之經過相關文件整理成冊。(依據評審參考手冊來編碼)

  2. 申請者各單位推行的作法比較特殊或資料呈現時,可於附件「補充說明」佐證資料,供評審備查。

  3. 符合事實: 說、寫、做一致。佐證資料,供評審備查。

六、員工懇談準備作業:

  1. 製作經營理念等小卡片置放於識別證後面或會議室牆面上。

  2. 員工以平常心、保持微笑、說出自身公司對於參與本獎項的了解。

七、經營者懇談準備作業:

  1. 高階主管展現強烈企圖心、決心、熱情,作為達到獲獎的承諾。

  2. 訴求公司經營績效在產業發展的穩定與安全永續經營、財務現況、重大經營品質缺失說明(無則免)、對待員工善盡社會責任等各面向的準備。

  3. 訴求公司是卓越公司,凸顯核心競爭力之價值,例如展現創新商業模式,使評審委員有推薦得獎的理由。得獎以後將配合政府提供其他企業標竿學習的平台。

小結:

  從過往得獎者經驗分享現場評審的當日,以自家辦喜宴心態,從歡迎評審蒞臨、進門的接待、會議座位表規劃、評審桌上飲料、點心佈置、高階主管全力投入親自簡報與複審過程全程陪同、參觀動線、書面審查、現場報告、經營者懇談、員工懇談等會議室安排,每項環節皆一次又一次的排練及演練,才能在複審評審時有完美的呈現。

總結:

  筆著觀察評審委員在複審過程中,樂於見到申請者在藉由高階領導者積極投入並推展全面品質管理(TQM),因國家品質獎推動組織能全員參與、展現創新的營運模式、使命願景聚焦策略明確並凸顯核心競爭力之價值、研發與創新能大幅領先業界、落實流程管理並縮短生產時效、建立顧客導向全方位品質與服務、組織從逆境中成長進步,有向上的曲線具有持續改善精神、展現組織經營過程與績效、善盡社會責任並成就幸福組織,創造更有競爭力的優質經營體制。從而帶動各界標竿學習的風潮,樹立無可撼動的產業典範。

 

申請須知及相關規定,請至官網查詢及下載使用

第25屆國家品質獎-申請須知

宏全國際得奬者觀摩簡報

 


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