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專案經理必知-專案管理知識體指南第六版

  美國專案管理協會(Project Management Institute, PMI)是專案管理領域中認證最多專案管理技術資格的機構,目前全球以PMI為認證依據的專案管理師(PMP)與計畫管理師(PgMP)人數達到75萬人。協會出版「專案管理知識體指南 ”A Guide to the Project Management Body of Knowledge”,又叫做PMBOK,在全球以11種語言對外發行,為所有專案管理在知識、觀點、範疇、程序以及工具上等進行闡釋與定義,協助專案管理師能在此指南下進行專案管理,也成為全球專案管理師的專業圭臬。

  每隔幾年,美國專案管理協會就由全球專案管理專家,對於PMBOK進行架構與內容的修訂與更新,2017年9月,第6版堂皇上市。

  我們在這個版本中,可以看到專案管理在時代與環境變遷下的新觀點與新考量,主要最大並非在結構上的改變,是PMI首次將敏捷專案管理思維納入,以附錄的型式加入敏捷實務指南”Agile Practice Guide”,反之也同步在PMI-ACP敏捷專案管理中。在此我們已經看到了以傳統專案管理的方式已經不夠貼近現實環境,快速反應的敏捷實務應納入專案管理中。

  在過去幾個版本的專案管理知識領域中,共有14個章節,專案管理是以啟動、規劃、執行、監控與結案五個主要流程,五個主要流程其下共有47個子流程,分布在10個專案管理知識領域(project knowledge areas)中,包括了專案的整合管理、範疇管理、時間管理、成本管理、品質管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理以及利害關係人管理。新的版本保有14個章節,主要流程不變,其下的子流程減1個、增3個成為49個,一樣分布在10個專案管理知識領域中。

  在第6版,時間管理(Time management)被修改成了時程管理(Schedule management)。因為專案能被管理的一向不是時間(Time)而是時程(Schedule),也就是說,”時間”恐不由得專案經理,但是專案時程是可以規劃定義出來的,我們的工作是去跟從時程進行規劃,依時程表執行工作產出進度,檢討時程的合理性與可行性,也從時程管理中看到專案績效。

  其次,人力資源管理(Human Resource management),被調整為資源管理(Resource management)。在前一個版本中資源管理散落在時間管理與成本管理中,而人力資源是一個專章,現在新的版本中將資源歸結在一個專章中。人力資源是其中一種專案資源,其他像專案所需要的設備、環境、工料、技術方法等,也都是專案的資源。過去在時間管理中所進行的資源估算,也就從時間管理移到資源管理中;最後新增一個控制資源(Control resource)這個子流程。

  至於整體專案管理的說明,在前三個章節包括專案概要、組織與生命週期以及流程總述,被歸總在兩個章節中,再將其中對於專案經理的說明提出做為第三章的專章,深入說明專案經理的角色與職能,強調專案經理的技能三支柱在於技術上的專案管理、策略與商業管理以及專案經理的領導力。從第4版、第5版到現在的第6版,對於專案裡的團隊、專案利害關係人到現在專案經理,專案裡對”人”的管理與投入,重要性越加彰顯。

  其他一些小的修改,像是採購結束的工作因為往往是組織中未賦予專案經理的職責範圍,因此雖然專案的外包管理仍會進行採購驗收結案的工作,但從專案管理範疇中移出了。其他還有在監視與控制中有幾項工作,由於溝通的控制、風險的控制與利害關係人的控制,這些在專案管理中都有難度,更準確的方式是妥善監視溝通、風險與利害關係人的變化與發展,再採取必要的行動。也因此,這幾項過去以”控制”為名的流程,改成了”監視”。

  整體的專案管理流程的改變,新增、刪除、移動與更名,合計共有49個子流程,以下是第5版與第6版,以流程與知識領域同時呈現所有的子流程:

  總結以上,專案管理知識體指南的更新版本,我們可以看到專案管理因應時勢變化所發生的變化。敏捷思維與方法的投入,已不挶限於資訊工程領域的專案,在專案管理中,反應變化、回應變化,成了必然。專案經理角色的提升等等,對於專案經理們、與專案管理人,以及未來有意投入專案管理技術者,不可不知。


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