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建立優質團隊的要素

  一個組織中因為功能上的需求,會區分不同的部門,例如一家企業包含業務、製造、行銷、研發、行政等相關部門,而由於各個部門有其個別的專業職掌,這也代表各部門他們在看待組織事務時,多半會從自己的角度做思維,卻也因此常常缺乏共識,致使組織在執行運作上,常常發生溝通不良與衝突的問題。

  一般而言,“團隊”的組成有幾個重要元素,包括:

  1. 由多數人組成,並有領導者統籌或領導
  2. 擁有達成共同的目的的目標
  3. 具分工合作的關係,以促使資源運用最大化
  4. 須共同承擔責任、風險,以及接受管理與督導

  領導者之所以能統籌一個團隊,通常是較組織多數人能預見組織未來的定位及發展的人,這樣的領導者通常具有某些領導特質,並能透過溝通協調整合大家的想法朝目標,能起而號召眾人能朝那個方向邁進的人。由於組織中又區分許多團隊,每個團隊中皆有不同的組合、功能及目的,例如:專案團隊合作初期,因為專案團隊成員大部份是臨時組成或是身兼數職,故如何凝聚共識,讓成員重視團隊共同的目標,不因其他因素而致延遲任務的達成,這對於領導人或是專案負責人而言是非常重要的。領導者必須清楚知道每一個組織成員的特色與能力,讓團隊的構成能多元,並且讓每一個成員也能清楚知道自己在團隊中所扮演的角色與定位,以及每位成員都知道自己之所以身在團隊的原因,自己能夠提供給團隊什麼貢獻或價值,如此才能有效的領導並管理團隊,以發揮整體團隊最大的成效。

  另一方面,由於團隊運作中,每個單位所負責的業務與掌握的資源不同,常會以本位主義的觀點,而缺少從更高層次的角度去思考如何整合資源,以使效益最大化,這是多數的組織都會面臨的問題。若又加上團隊內部溝通不良,就會導致並引起的茶壺內的風暴,因此”有效的溝通”,更是團隊運作中不可忽略的,無效的溝通對組織的殺傷力並不亞於外部環境所帶來的衝擊。人們常說三個臭皮匠勝過一個諸葛亮,所有人都耳熟能詳的古老智慧告訴我們,再優秀的人也需要透過合作,才能達成出色的企業績效,許多專家相信透過眾人的智慧,會比單一的優秀觀點,更有助於解決複雜的問題,看事情的角度也更為全面,故身為組織成員的一份子,也必須遵守在這個團隊中的規範與紀律,共同承擔責任、風險,以及接受管理與督導,如此才能真正讓其成員真正感受到其與組織是生命的共同體。

  一個優秀的團隊建立及運作中,大致可歸納幾個元素,包括:

一、具有影響力的領導者:

  領導者通常是影響團隊成功與否的重要關鍵。領導者本身須以身作則,並且更能用謙卑的心領導部屬,領導者須清楚勾勒出組織發展的藍圖與目標,並能建立起團隊對組織的認同感與向心力,同時有效配置合理的人力與必要的資原,透過大家能認同的工作方法,以使團隊及業務能順利運作與執行。

二、有前瞻的經營策略及目標:

  需具有明確的組織發展使命與願景,以及組織經營策略與目標,再藉由組織文化去形塑全員一體的價值觀,進而共同達成營運目標。

三、有完善的組織發展及機制:

  組織的發展、運作必須透過完善的管理機制與暢流的溝通管道來維持,而管理機制的設計需具彈性,並且隨時檢視機制的合宜性與嚴謹性,以使組織運作正常發展。

四、有競合的業務團隊:

  除資源合理分配外,以平衡組織各業務部門的發展,針對不同的業務單位亦能藉由挑戰性的任務與目標來刺激組織成員向前的動力,並且也鼓勵透過跨部門合作的方式共同完成組織賦予的任務及目標,同時透過標竿學習與業務輪調的方式,以消除變異與僵化的組織體系及思維。

五、有效能的後勤支援團隊:

  為了能讓業務順利運作與執行,背後輔有效能的後勤支援團隊,以協助作業流程運作順暢,透過精簡的作業程序以及具E化效能的系統,亦可協助前線同仁縮短作業時間,以提供顧客更完善的服務品質。

  而領導者要運作並建立成功的團隊,可就下列的要素施予積極作為:

一、提供充分且有效的資訊,透過有效的溝通,清楚傳達彼此的想法

  領導者或管理者藉由整體企業營運資訊、經營財報、產業環境分析與市場趨勢、企業定位及未來發展方向以擬定未來發展方向,倘若這些在策略共識於建立時,讓成員充分瞭解及參與,避免資訊不通透不公開,而造成過多的猜測與假設,這對於組織而言,即難以形成共識。此外,也必須透過雙方有效的溝通,清楚傳達彼此的想法,避免因認知的差異,致使團隊運作過程中發生嚴重的問題與落差。

二、鼓勵團隊成員積極參與

  有效的策略和執行絕對需要多元的思考和激盪,鼓勵團隊成員提供意見,而領導人或管理者需要發揮傾聽、接受和回應的對話精神,主動溝通並包容不同的意見,讓人感受到他的意見是被重視的。針對有建設性或不錯的意見,應該即予肯定,明白的表達讚賞的意思,或者可以思考給予適度的獎賞,而對於無法採納或施行的意見應有所釐清並主動說明,以有助於共識的凝聚,充分利用團體智慧發揮最大成效。

三、給團隊自主決定的權利和機會

  領導人或管理者應尊重團隊中每一位的成員,並賦予團隊成員相當的職權,因為這包含著對團隊成員能力上的肯定與信任關係,使每為成員能充分發揮自主的空間與機會,如此才能開啟共識的大門。

  有人說:領導是種學問,更是一種藝術!領導者的風格會決定一個團隊文化與發展,甚至有超過一半的比例決定組織所賦予該團隊任務的成敗,因此領導者除了須發揮自己的領導強項外,也要懂得借重團隊中其他成員的專才來補足弱點,如此才能凸顯其領導與團隊建立的價值與意涵。


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