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5S與管理

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一、前言

  當企業借重各式管理工具以提升營運績效之際,中國生產力中心總經理 張寶誠卻發現一個本末倒置的現象—許多企業忽略了最簡單、最基礎的基本工5S。因為5S並非高深的管理工具,造成企業「因善小而不為」的輕忽心態,常常推動一段時間後便無疾而終,而經營者與管理者並不以為意。張寶誠總經理認為,組織的變革啟動必須由最基本的層面做起。促成員工積極承諾並參與企業轉型的「內聚力」與「內驅力」,源自於日常工作的習慣與文化、環境的涵養。5S是品質與競爭力的源頭,企業有必要重新審思並珍視5S的價值,讓企業的競爭力贏在起跑點。【2009-07-20/經濟日報/D2版/經營管理】

二、管理的基礎

  5S是發現問題與全員改善活動的起步;透過5S的基礎改善,提升產品(服務)的品質,進而強化企業的體質。

1. 5S能夠養成"全員參與、遵守紀律"的良好習慣。有了這種基礎,推行任何活動如QCC、ISO、標準化、TPM、KPI及TQM等,就更容易獲得員工的支持和配合,有利於調動員工的積極性,形成強大的推動力。日本工廠向以井然有序著稱,所以日本企業海外工廠的管理,推動5S為必要的管理手法之一,把秩序、紀律的觀念灌輸給所有人員(包含管理階層),藉由有序與紀律,來提高生產效率與品質;筆者所任職的中國生產力中心雖然屬於服務業,現在也還持續的推動5S活動;我們也看到加油站、工地等掛著5S的看板或標語,可見5S在管理上的重要性。

2. 筆者在輔導企業推動ISO、國家品質獎等活動時,幫其建立制度獲得證書、或需要長期時間的推動,往往短時難以看到顯著的效果,為了有立竿見影的效果,在初期都會推動5S活動,可在短期內獲得顯著效果,以增強企業員工與老闆的信心。

3. 5S是管理的基礎,企業5S水平的高低,直接反映在企業的形象、營運的成本、產品(服務)的品質等,透過5S活動,從基礎管理著手改進企業的體質,能達到事半功倍的效果。

三、5S的具體內容

1.整理(Seiri):層別管理。

‧要與不要物品的區分,清除不要的物品,如不良品、呆滯品、經年不用品或檔案等。 生產(服務)過程中經常有一些剩餘物料/資料、待修品、待處理文件或設備件等滯留在現場,占據了地方又阻礙流程,如果不及時清除,會使現場變得凌亂。

‧每週至少會用到一次的放在附近的地方,如個人的櫃子,每月會用到1次的放在集中的地方,如單位共用的櫃子,6個月到1年用到1次的放置在遠處,如部門共用的櫃子,1年用不到一次東西,經過一定的程序後原則上丟棄。

‧清掃用具的管理、防止漏/飛散等之護蓋之研究。

2.整頓(Seiton):定位管理。

‧對整理後的物品要分別放置,排列整齊,即要將通道線、區域線、儲位線畫出,讓定位記號明顯表示出來,如畫出機車、汽車停車格,汽機車才會擺放整齊。

‧儘可能不要用堆高機來運搬物品,改用各式台車來搬運或擺放物品,以提升效率。

‧倉庫的先進先出管理。

‧競賽活動舉辦。

3.清掃(Seiso):點檢管理。

‧劃分區域、工作分擔,利用5分鐘作清掃的動作(包含點檢服裝、掃拾地面、擦拭活動)並作清掃點檢。

‧不正常地方以紅單標示,作為改善的依據。

4.清潔(Seiketsu):標準化管理。

‧為維持結果須將整理、整頓、清潔的做法制度化,所以要建立5S的各項標準,如目視管理標準、顏色管理標準等等。

5.教養(Shitsuke):紀律管理。

‧透過一起做清掃、晨會、禮儀教育等手段,培養全員養成遵守規則與良好的習慣。

‧5S初期的展開容易,但要長期維持不易,除有制度的推行外,還須有相關的活動持續進行,如100%出勤週、標語競賽、不落地活動等等。

四、案例

  A公司為設備組裝廠商,因要申請國家品質獎,輔導的項目非常多,5S有基本的水準,但是很多配件的防護材料,在組裝時都直接丟棄在現場的地上,所以造成生產時的現場非常零亂,要求丟棄物不落地,但現場人員認為不可能,筆者進而要求必須全公司推動5S活動,因5S是管理的基礎,如5S沒辦法隨時做到位,必須在下班(不作業)後,才能表現其水準,所代表的是基礎管理尚有不足,好的習慣也未養成,要獲得國家品質獎有其困難度,在得到總經理的支持,先以生產部示範展開5S的推行活動,其推行步驟參考如下。

1.推行組織

  設立〝推行委員會〞,由總經理兼任主任委員;下設副主任委員一人,由副總經理兼任;委員由理級主管兼任;執策中心二人;並設推動小組。

2.推行目標

  掌握現狀並確定目標分別為(1)廢料不落地(2)確保5S活動持續落實徹底實施。

3.劃分區域

     為有效推行5S活動,將生產部編為數個競賽單位,其編組以區域圖表示,並指定人員負責各競賽組之活動進行。

4.廣宣宣導

  由最高主管召集公司全體人員做政策宣導,展現推行5S活動的決心,並在5S競賽辦法導入前,於XXX年XX月XX日,利用時間舉辦5S有獎徵答活動且舉辦5S有獎徵答比賽。

5.排定進度

  由5S活動推行委員會排定推行工作進度,在實施過程中並由5S執策中心,觀察各單位推行之情形予以列述現況缺點並提供改善意見,分送各單位予以檢討改善對策之參考。

6.競賽辦法

  由5S主任委員具名公告5S推行活動競賽辦法。推行期間,為使全體人員真正瞭解整個活動進度,採二階段方式說明(1)由策執中心召集各部門主管及各組組長,實施競賽辦法說明會(2)由各組組長對各組組員實施競賽辦法說明。對5S要求內容舉例如下

(1)整理

‧現場擺放物品(如原物料、成品、半成品、餘料、垃圾)定時清理,區分良品區或不良品區,將不良品用紅色盒箱裝盛或加註紅單標示。
   
‧長期不用之機器、模治具加透明覆蓋,並標示名稱或編號。

(2)整頓

‧各項標示線,一般黃色(物流課成品倉庫列外,標示綠色);暫放區看板標示;不良品、退貨區紅色,應明確並按標示區擺放。

‧潤滑油、機油、黃油、清潔劑等用品定位放置標示清楚,並保持四周乾淨。

‧各作業場所予於劃分,並加註場所名稱。通道、走道保持暢通,通道內不得擺放或跨越任何物品(如電線、手推車、材料等)

 (3)清掃

‧公佈欄內容物滿七日後,應即清除(除特殊公告例外)。

‧機具上之灰塵、油污等之清除及滅火消防用品灰塵清除。

 (4)清潔

‧工作桌、機器等保持乾淨,長期置放物品、材料、設備等加蓋防塵去鏽。

‧各區域油漆、膠帶線條剝落,利用每月一起清掃時間修補。

(5)教養

‧遵守作息時間,並推動無缺勤競賽。

‧工作態度良好,服裝穿戴整齊。

‧使用治工具、公物後,清潔並確實歸位。

7.一起清掃

(1)每日下工前5分鐘實施清掃、機器擦拭、黃油潤滑工作(2)每月第四週五下午5:00實施大掃除(3)每季最後一月第四週下午4:00實施大掃除、設備保養、油漆工作等。

8.紅單標示

  安排時間實施生產部大掃除,將需要與不需要的物品予以區分,並將不需要的物品貼置紅單,不要的物品經複核確定後,整理出不要品一覽表,然後由委員會做討論,須報廢物品則依報廢物處理程序辦理。

五、結語

  5S強調實作,依照Plan→Do→Check→Action的管理循環,如案例A公司制訂計畫後,給與訓練及廣宣,讓全員知道經營者的決心,及5S推行的內容與遊戲規則,就展開行動,A公司因曾經推過5S但不成功,此次再推動時,先以生產部為示範,進而擴及全公司,並且在計畫階段作較完善的思考,然後去執行,在執行過程中檢討並且修正計畫,因為有推動計畫及改善成效,得以具體呈現5S的成果,以此作基礎水平展開所有的改善活動,並且將過程資料留存,最後也順利榮獲國家品質獎的殊榮。  
     
參考文獻:(1)2009-07-20/經濟日報/D2版/經營管理


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