成功大學ISO電子化導入案例

　　國立成功大學創立於民國20年，原名為「臺南高等工業學校」，於民國45年8月改制為「臺灣省立成功大學」，並由秦大鈞博士擔任校長，至今己有82年的歷史。成功大學一向以培育卓越人才，從事高深學術研究及服務國家社會為主要任務。為了提升成功大學的服務能力及品質信賴，必須貫徹全體行政人員品質管理觀念，落實品質管理系統之執行。因此，成功大學之行政系統於2001年首度取得「ISO9002：1994國際認證書」，主要的目的在建立「標準化文件」。而後於2003年通過「ISO9001：2000」國際品質服務證證書，並重新檢視各「業務流程」，釐清各部門間連繫性。2009年更新成「ISO9001：2008」版，強調「績效管理」。直至2012年全校共計有14個行政單位參與該計畫，包括秘書室、教務處、學務處、總務處、研發處、研究總中心、人事室、會計室、圖書館、計網中心、校友中心、通識中心、國際學術處及財務處。

　　由於過往至今所推行之標準化文件皆未導入電子化平台，且以紙本方式存於各單位管控，因此常造成文件版本管理上之困難，在查詢文件時也十分不便。有鑑於此，特委請中國生產力中心協助導入ISO文件管理平台，期許藉以此平台更加落實品質管理之目的。

　　中國生產力中心所導入之ISO文件管理平台著重於文件之版本控管、文件權限控管、文件之上下階關聯性、簽核流程、修訂紀錄管控、文件分類、銓釋資料及全文檢索。

　　在版本控管方面，平台確保使用者永遠查詢到的都是最新的文件。當文件有異動或正在進行簽核流程時，系統會判斷目前狀態，並開啟最新的已公佈版本，避免使用者瀏覽到過去舊版的文件。在文件異動的同時，要求修訂者上傳修訂記錄表，針對文件之修訂記錄詳細記載，藉以確實了解文件之編修過程，直接了解版本變更之所在。在簽核完成後，系統會透過Email主動通知相關人員，告知文件異動。只需點選Email之連結即可登入平台直接閱讀檔案。而修訂後的歷史文件，亦完整的保留在平台上，供文件擁有者及系統管理員查詢。

　　在權限的控管上，平台可以控制文件之新增、修改、刪除、讀取、複製、列印等權限，以確保文件之機密性。利用權限可繼承的概念，讓管理人員透過簡單的權限設定方式，即可掌控平台之文件管理。列印時可增加列印者姓名之浮水印，避免文件列印後遭到不法散播。

　　在搜尋文件方面，透過全文檢索的功能，輸入關鍵字即可查詢所有的ISO文件，不論是文件的名稱、摘要、版本、內文、擁有者、有效期限、發佈日期…等，皆可利用空白字元進行複合式查詢。並可利用我的最愛功能，將自己常用的表單加入常用區，避免每次找尋表單時之困擾。搜尋精準且快速的命中目標，大幅提高平台的使用效率。

　　ISO平台上的另一個精神在於文件的關聯性。平台上可將品質手冊、程序書、作業指導及表單進行串聯。也就是當您點選作業指導時，會同步顯示出與此作業指導相關的程序書及表單，上下階及相關文件的串聯，有助於使用者在查詢文件時更加的便利。同時當單一文件在進行版更時，也可一併通知其它文件的擁有者，告知有相關之文件開始進行版更，提醒以確保其它文件的正確性。

　　在簽核流程方面，可針對各科室的文件目錄進行各別的文件流程設定，在關卡方面常見的串簽、並簽、加簽平台上都有支援。文件在送審之後，系統會自動發出Email通知相關簽核人員，簽核時效快到期前，也會自動通知。

　　因此在導入平台後，為了更加配合成功大學在使用上的特殊需求，另外又協助客製了表單自動編號及自動公佈ISO文件目錄清單之功能，讓使用者可由系統上取號，避免以往文件編號管控的上困難。同時每日產生最新版的文件目錄清單，此二項功能大大提升了使用者在使用平台上的意願。

　　『全員參與、主動服務、務實創新、卓越永續』為成功大學之品質政策。中國生產力中心也本著為客戶服務之精神，在平台導入後，協助辦理了二場使用者教育訓練，透過了資通訊技術，成功協助了成功大學以往在ISO文件管理上的困難。目前平台自4月中旬上線至今已超過2800使用人次，平均一天就有近25名以上之成功大學行政人員使用此系統進行文件之搜尋應用。期許成功大學之成功導入案例，能再進一步擴散至全台中小企業中。

參考文件

1. 成功大學校史簡介http://www.ncku.edu.tw/ver2006/ch/ncku/intro/history.htm

2. 成功大學ISO專區http://udd.ord.ncku.edu.tw/files/11-1078-9702.php