淺談活動辦理－要素掌握

　　在辦理活動時，您是否常遇到不知道如何開始？不知道該規劃哪些內容？或者說，規劃出來的內容不夠周全？於執行計畫、專案等，時常會遇到搭配性的活動，要如何辦理活動，筆者將透過5W2H帶領大家一同來思考如何掌握活動辦理的要素。

何謂5W2H？

　　5W2H於第二次世界大戰中，由美國陸軍兵器修理部首創，後被廣泛應用在企業管理與決策相關議題上。5W2H運用了七個英文單字進行設問，包含：1.Why－為什麼要做、2.What－做些什麼、3.Who－由誰來做、4.Where－在哪裡做、5.When－什麼時間點做、6.How－如何做，與7.How much－成本預算為何等七項，具有啟發的意義，也能幫助決策者彌補考慮問題的疏漏（資料參考：智庫百科、經理人月刊）。

如何掌握活動辦理要素？

　　掌握活動辦理要素，我們要做的是擬出初步架構，也就是將活動的項目做定位的工作。筆者將運用5W2H的觀點搭配進行思考活動辦理時所需要的要素。

• Why－活動目的（為什麼要做）

在辦理活動的第一個部份，一定要掌握一些跟活動有關的訊息，例如活動的目的是什麼，為什麼要這個做？原因是什麼？活動的目的，我們會建議要具體的敘述，有了明確的目的，是為了我們在執行活動時，可以順利的規劃，且朝著目標前進。

• What－活動內容（做些什麼）

在掌握了活動目的後，我們要知道我們要做些什麼內容，這個部份，我們會依據確定的活動目的所提出來的方向，延伸規劃出活動內容項目，確認我們規劃的活動內容，在項目的執行上可以達到活動的目的，故活動的內容規劃與目的是習習相關的，這二個部份通常我們會一起思考，並且確認二者間是互相承襲、呼應的。

• Who－活動執行人員（由誰來做）與活動對象

Who的部份，我們會同時思考活動執行者與參與者，也就是把活動的相關人員一併思考，此部份我們會依據我們規劃出來的目的與內容，規劃需要多少工作同仁的協助，並且設定適合的對象。例如：了解活動對象的背景，像是特質、需求、年齡層、配合度等等的。明確的活動對象，可以吸引相關人員參與，且容易達到目標的設定，也能讓參與活動的對象都能達到最具效益的收獲。

• Where－活動地點（在哪裡做）

活動地點的設計與規劃，與上述的每一環節習習相關，建議要注意地點的適切性、交通的便利性、場地的設備等，也可以從參與的活動對象來連貫思考，怎樣的地點會提升參與者與會的意願與前來的動力，透過這些思考面向，來規劃辦理活動的地點，以提升活動辦理的亮點。

• When－活動時間（什麼時間點做）

活動時間的選擇，需要考量時段的安排、長短的拿捏等，並且與活動的對象、地點互相配合，重要的是要與我們設定好的活動目的與內容能有所搭配。這些都會間接的影響到我們如何執行活動與安排預算。

• How－活動如何執行（如何做）

在規劃完上面的五大活動要素後，就是開始執行的階段，如何透過我們規劃的執行方式去實現我們所希望呈現的內容與目的是相當重要的關鍵。這個部份我們通常會試想一下活動當天如何進行，但不單單是活動當天，事前是否需要做什麼準備？事後是否有什麼需要注意的，也都是我們會在活動執行規劃時一起思考，若能搭配事前的演練與排演，相信更能為活動大大的加分。

• How much－活動預算（成本預算為何）

最後，活動的預算掌握也是不可少一個部份，首先要思考到辦理這個活動可能會產生的費用有什麼？我們的活動是否有預算上的限制？若有，該如何分配活動的預算，這些部份也都是必需要思考的部份。筆者最常使用的方式是，先劃分變動成本與固定成本二大塊，固定成本即不可變動的部份，而變動成本就是我們可彈性調整運用的部份，當經費有所限制時，可從變動成本下手微調，並注意維持活動整體表現的水準。

　　筆者期望透過實際執行活動辦理的經驗分享，可以讓大家在未來辦理活動時，能清楚活動的定位與方向，進而順利的執行所辦理的活動，且能做為後續活動辦理的參考，以發揮學習與傳承的精神。而5W2H不單單能運用於活動辦理上，在執行任何工作時，如果能運用這七個面向的思考，將可讓思考的面向更為完善且具邏輯性，做起事來想必也能事半功倍。

【參考資料】

• 智庫百科，參考時間：2014年10月20日。
• 經理人月刊，參考時間：2014年10月20日。