展覽是廠商將產品介紹給買主最省時有效的機會，展前完善的籌備，可達到參展效益最佳化。然而，無論是活動、展覽、大型會議，都會出現意料之外的狀況，在在挑戰執行者的應變能力，亦是累積執行者經驗歷練的良機。若能針對可掌握的部分做好準備，面對突發狀況，將能更從容應對。
選對展覽就成功了一半
世界各國展覽包羅萬象，參展成本也落差甚大，要尋找合適的展覽，可利用網路搜尋關鍵字、參考同業廠商所參加展覽、了解目標客群所參觀展覽、詢問經營海外展覽的展位代理商、外貿協會，都是快速吸收展覽資訊的方式。主辦單位提供的參展辦法內，多會記載歷年統計資料如進場者人數、海外買主國別及行業別、參展廠商數等資訊，然而在部分國家，因展覽行業競爭激烈，疑似存在數字虛報現象，因此對於不熟悉的展覽，先行入場參觀，評估效果後再決定隔年是否參展為佳。數字虛報之外，還有名稱與知名展覽相似的山寨版展覽存在，網路上的統計數字與網友評價僅供參考，透過當地親友、廠商查證為上策。
魔鬼藏在細節中
水電、網路申請書、裝潢切結書等文件，看似制式單純，然而各國規定不一。現場若需動態展示產品運作情形，更需確認用電功率等細節。配電箱、插座位置皆難以在進場日現場臨時變更，若是空地需裝潢的展位，可事前委託裝潢設計公司，依據需求進行拉線與插座配置。若產品效果需利用網路連線呈現，需注意因展商眾多，在展場使用無線網路分享器的訊號經常不如預期，因此務必把握進場時刻積極測試並預留備案。
令來賓想按個讚
常有人抱怨來賓來去匆匆，不是他們不想駐足，而是缺乏獨特、有趣、令人好奇的展位吸引他們。展位形象應力求創新奪目，並趁機凸顯最重要的展示品，善用能見度最高的走道區，加上聲、光、視覺、嗅覺等誘因，讓來賓忍不住想一窺究竟，其餘展品或海報，應模擬參觀者行經動線加以規劃。
與裝潢公司溝通時，首先需定義本展位希望呈現的元素，例如高科技、環保、安心、異國風等。筆者在美東安防展現場，見到島國風情展位，有假樹、草屋、飲料吧，還吊掛一隻大白鯊，甚至有真人猛男辣妹陪同與鯊魚合照。參觀者在輕鬆氣氛下喝著免費飲料，與工作人員交談中被誘導深入了解產品，並回饋己見，接著手拿印有LOGO的精緻玩偶贈品和鯊魚拍照，最後走過人臉辨識的門禁產品，不知不覺中協助廠商完成一次產品測試。最後，深覺自己榮獲貴賓般的招待，心滿意足離開展位。如此大型展位與行銷預算，非一般廠商能負擔，但其成功彰顯品牌形象，帶給參觀者美好難忘感受的設計，值得借鏡。其玩偶贈品精緻逗趣，至今仍擺放在筆者家中最顯眼的位置作為裝飾，令來賓捨不得丟棄的贈品，才能成為有效的廣告種子。
國外的展覽，若需木工裝潢，切記需要求當地工班於展覽兩週前提供木工半成品照片供確認，因為實力較弱的工班，可能發生成品和設計圖落差甚大的問題，為了避免在進場日出現欲哭無淚、甚至損及企業形象的慘劇，堅持事前要照片秀真相才是王道。
防人之心不可無
台灣俗稱DM的文宣品，除了必備的產品簡介與連繫方式，莫忘加上QR Code以便連結產品網址。在歐美日等先進國家參展經驗中，來賓拿取文宣的意願相對低落，因此現場需善加利用電視、投影、產品動態展示、實際體驗等方式，讓來賓不只是路過。
在部分國家，尤其是免費入場展覽中，經常可見有心人士穿梭各展位拿取大量文宣品，以轉售廢紙商獲利，因此應避免將文宣全數放於架上，以保細水長流。裝潢商需在展後回收以重複使用的盆栽花器，也常成為順手牽羊的標的，展位內所有物品的安全，只能靠廠商自求多福，重要物品應加強防盜措施。
端出符合媒體胃口的菜色
不要埋怨媒體廣告需透過採買，如果有誘人菜色，媒體自然聞香而來。例如安排產品的實際動態操作，新奇、好玩、令人Wow及想用手機拍下來的畫面，才是值得媒體為大眾採訪的題材。
準備好動人素材後，別忘了事先邀請展覽主辦單位前來體驗，受感動的主辦單位必會帶領媒體前來見識與採訪。預先指定受訪發言人、準備發言內容之外，如果太多記者等待採訪該怎麼辦？預設各種備案，並在最短時間，讓產品在畫面呈現最好的一面，是廠商需團隊合作齊力完成的功課。展位裝潢上的公司或產品識別，在此時將發揮最大功效，無論是立柱、桌面、木框、螢幕畫面內容，無一不是logo露臉好機會，再多馬賽克都遮不住想要出名的企圖心。
和媒體溝通的常見方式是發送新聞稿，在連續多日的展覽中，新聞稿可分不同主題波段發送，聳動吸睛的標語之外，內文應強調產品技術的獨特性、與時事議題切合點、領先或匹敵國外龍頭大廠之處、為大眾生活帶來的改變、可謂為台灣之光的特點等，以吸引媒體興趣。許多企業選擇在展位舉辦新產品發表記者會，不失為製造亮點的好機會，應事先調查本展會既有記者會時間，不要跟大官開幕致詞比較誰的人氣比較旺。
要怎麼收穫先那麼栽
華麗的展會落幕後，訂單之外最重要的成績單就是問卷等記錄。精心設計的展覽問卷如同百寶箱，可成為市場商情與競品情報、參觀者滿意度、產品評價、個人聯絡資料等的蒐集來源，問卷設計以簡潔易懂，不超過A4一頁為原則，若現場不提供老花眼鏡，那麼字體別太小。遇到不耐填問卷的參觀者，就是現場業務人員發揮本領的時刻，互動閒聊比紙本力量大，設計一份業務人員易於記錄的格式與獎勵制度，亦將提升記錄成果之豐富度。參展最可貴的是發掘來自客戶的使用經驗與獨到的洞見，可作為未來產品策略參考，因此展場上的確實記錄與管理至關重要。