產品技術文件管理在研發知識管理的架構中扮演十分重要的角色，歷經數代的更迭，研發技術文件管理已由純粹設計部門的圖檔資料管理，提升至必須擔負企業永續生存的重責大任與新進人員教育訓練的最佳範本。它必須承擔公司經營層的策略目標，確立產品開發計畫合理性與相關專利規避模式，記錄客戶所提出之客訴抱怨與解決方式，並將產品資訊同時整合企業的科研能力、市場資訊與製造技術，使得企業能兼顧速度與創新，提供滿足消費者需求的致勝產品。
要統合這些龐大的文件資訊，以及協同其他部門共同合作，尤其當今有很多企業的研發部門在台灣，製造基地在東南亞或中國大陸，而業務部門在世界各地，時空的差距使得前文所提及的產品資料蒐集成為一大考驗，對於技術文件管理更是一大挑戰。幸好近年來受惠於資訊科技的發達，透過四通八達的網際網路，企業資訊即時傳遞，不管是影像、圖檔、文件、數據等資訊，都能透過適當的知識文件控管機制，讓各司其事的人員和部門，適時適事地獲取需要的資訊，作為新產品開發的重要依據。
經驗最大的功能是鑑往知來，從不斷開發產品所累積的技術經驗，或不斷從錯誤中學習而得經驗，能夠幫助研發人員在產品研發過程中，確認出可行的方法或模式，直覺找出當前所發生的設計問題與過去所發生過之間有何關聯，與其相對應的解決方法。
研發經驗可謂是企業的核心競爭力，有很多企業隨著研發人員離職，對於研發經驗傳承上產生知識斷層，如何累積企業的研發經驗？可以藉由資訊科技來輔助，透過知識管理平台建置，讓所有研發會議資料、產品資訊、市場資訊、科技新知、同業訊息、社群討論等分門別類存在資料庫中，讓企業內部人員即時分享，集體學習，有助於了解彼此的專業領域。同時，要先認清對於研發經驗傳承上有極大助益的，並非資訊科技本身，而是樂於分享的企業文化。
要充分發揮研發經驗創造價值絕非一蹴可幾，有賴於經驗的傳承、分享、溝通，形成研發創新活動的深厚基礎，如此才能讓企業在全球競爭的環境中，處於不敗之地。