活動係透過多種方式籌辦，活動要成功首重依活動目的規劃及落實執行，但本篇不想談規劃部份，而是將重點聚焦在執行方面。活動要執行成功，需要重視的要素有人力的安排、時間、活動場所及應用規劃，以及活動現場促進事務等，但是，計畫永遠趕不上變化，所以每場活動都應非墨守成規，而且需依即時變化因應，因此，辦活動會讓人既期待又興奮，也會因瞬息萬變而讓人驚心動魄。
在任何一個大型活動開始之前，團隊中最重要的角色之一就是經驗的累積，累積經驗並不一定是執行過相同或類似的活動，而是主其事者須透過實地參與任何活動的執行並擔任角色，並透過參與、觀察去了解活動進行的變化與節奏成果掌握，參與、當責大家才有機會從中學習並打下良好的基礎，才能讓每個人在活動執行上都能擁有豐富的知識及內涵，尤其是掌握度。
人力安排－活動成功的要素
團隊要有系統才走得更穩，並視各展場條件及規劃，各個活動執行向來會有不同程度及差異，一般必須透過開會、溝通來建立共識、完成分工及合作，尤其活動銜接及開幕、導覽要特別注意。活動絕不會是一個人負責就能夠成功，必須靠團隊合作才是長久之計，而主管或活動負責人的領導，在活動中將扮演著成功的關鍵，要讓團隊在不論遇到什麼樣狀況都有能力可以解決問題！
如何把一個平凡、不起眼的事物，透過活動辦理變成一個充滿樂趣的派對？這在在地考驗著我們的創意力及執行力，每每在辦完活動後，回想過程，雖然結果總是能讓人充滿驚喜，事實上在執行時仍是充滿挑選。活動團隊成員有幾個關鍵做好，活動就不太會有問題。首先，了解自己及相關人員的角色、充份掌握執行技巧、提早準備以客為尊、服務備位迅速反應，尤其是主管或活動負責人的綜觀及調度能力，執行中上對下及資深對新手的教導、示範及要求，特別是當責下嚴格、貫徹的要求，在整件活動中，辦好活動的企圖心，往往扮演著成功重要的催化劑，當正面思維漫開了，活動執行不成功都難，想想，若沒有那麼堅持，怎會將事情最後得以完整現形，活動讓人體會到魔鬼藏在細節裡！！
舉個例子：100年中心協助經濟部辦理「經建特展」，在30天的4地展覽中共有28萬多人次參觀及互動，而滿意度調查滿意達9成5左右，在這麼多來自不同地點、背景、階層的人滿意度要達高標本即不容易，而會場服務除核心團隊約15~20人外，其餘九成人力都是臨派或短期支援，活動前中全員任務了解、相互支援、隨時檢討、立即改進是關鍵之一，另一個關鍵是全員盡心服務的熱忱，在活動期間被激發及歷久不衰。
時間－活動規劃工作的重點
任何活動開始前，每個人一定都經歷過眼前堆滿如山的文件、待辦事項與連絡不完的工作，除了例行的工作外還得出差（場地視察、設備確認、協調會議等），雖然每場活動都希望儘早規劃，但每場活動卻總因種種狀況永遠不能提早準備，所以，除常常會遇到不可知的變化外，也經常會有政策急轉彎的現象，此時，我們除不定期舉行活動會議，透過大家集思廣益、凝聚共識外，時間的分配及掌握更是關鍵。活動即時、如期展開是基本要求，如果時間妥善安排並提前或即時因應，可以讓活動執行從容不迫，若能完善應用並預留反應調整及排演訓練時段，那活動就容易內外兼籌並顧了，活動一定要掌握時效，就能從容找出各方面的需求及處理方法，令活動圓滿完成。
今日在眾多的執行領域裡，都會一再強調活動要有品質，還要盡量撙節開支創造特色，為了使活動可以圓滿順利完成，並在過程中要控管成本，關鍵在時間、組合及分工上，時間充裕及急件所費不同外，預先規劃自有變通之法，時間掌握及儘可能提早，只要活動找對方向，便去執行大致離譜不到那裡去。
為了向大眾推廣活動成果，須透過活動規劃及促進來達到宣傳效果，當然時間又是一個關鍵。在設計上，充沛的時間可以用病毒式傳播，而時間不夠只能用溝通（媒體廣告），充沛的時間更可以達人引路及設計各式前期活動來吸引大眾踴躍參加，或搭配可以增廣見聞及互動體驗的活動讓大眾了解及參與。
活動進行前工作：
大型活動執行方面也可以仔細一些而另有規劃書（活動手冊，給執行人員使用），內容可以包含所有相關事項（人時地物）、籌備工作人員、進退場、檢測查驗、場地、會議、管理、後勤、指揮、通報、考核及表單管理等，更詳細更可以將辦理期間天氣概況（過往年均）、路況、交通、食宿及週邊協力系統安排等納入，有手冊依循，沒手冊即靠團隊各組負責人及有經驗者在各相關事項協助推動、確認及掌控。
活動場地及時間：
活動時在場地方面亦是一個要項，必需是因時因需置地，台灣適用場地有限且費用不貲，所以在經費占相當比重的場地，需要特別注意及挑選。首先依活動性質擇地，尤其是專業性特定人仕參加及普及性一般大眾參與，收不收費、販不販售有別，活動地點挑選應從場地租借的洽談、使用規劃與勘查、活動進行方式、活動內容、參加對象及人數、交通及緊急應變因應等全盤考量，並依協調工作人員職掌對位使用，依工作進度、經費概算完備。
事先周全準備 活動定能成功：
現場事務工作的重點主要在週全，不要怕麻煩，會出問題多在習以為常以及掉以輕心上，同時舉辦多項活動，在安全考量下調節活動執行及能量，並應先將事前準備及會議決定系統化、明確化，將主題活動目標分析得豐富精細、執行方針更具體、活動的歷程與順序明確標準化。
最後要不時的告訴自己只能成功不許失敗，要辦就要辦好，保持旺盛意圖但開放及接納的心境，因為永遠是計畫趕不上變化、變化趕不上長官的一句話，現場難免有變數，本來執行活動就是要因地制宜、因勢利導才能順利發展，辦活動老經驗的人都會戲稱：辦活動唯一可以確定不會變的就是歷程中一定會有改變，所以正向面對是成功的不二法門。
準備活動及現場效果，要靈活運用檢討、改進等適當方法來激發學習動機，並與富經驗的團隊或個人合作（或團隊中納入懂目標管理的人才）可以更掌握住細節及成果，另外接待貴賓及媒體也須要安排專責人員，並了解接待禮儀及媒體生態，適切服務及提供資料，會有意想不到的結果。貴賓服務掌握、時間流程控管，加上活動規劃整體形象視覺一致性建立，小到活動，大到品牌形象，一致性的執行更能加深印象及彰顯活動重要性，例如：準備及執行的印製資料、海報文宣品、印製旗幟、帽子、服裝、工作人員名牌文宣內容、邀請卡片及當天現場佈置等。
活動結束準備工作：
有始有終，活動要結束了，不要虎頭蛇尾而功虧一簣，不論是歷程記錄、檔案彙集，現場復原、公物歸還，意見蒐集、滿意度調查，問題彙整、執行檢討，甚至費用報支、結案報告等，都應該掌握時效確實辦理，即可以對活動最終作個審視，更可以他山之石作為仿傚或改進。
結語
活動歷程難免遭遇困難或阻力，從而衍生出各層面與心理調適的問題，然而不應稍遇挫折即裹足不前或逃避，反而應積極面對解決，活動辦不好多發生在幾件事上，如人、設備以及天候，其實只要看清問題真相，並逐步解決問題，不斷尋求創新突破及作好準備，現場人員具備良好應變能力，以耐心、溝通、包容與尊重的「循序漸進」原則，凝聚共識、積極參與，才能讓活動圓滿，如此，相信必能迎接活動的成功。
讓我們一起共同期盼未來活動合作的來臨，到時候您我相約再見，並攜手共創活動的成功及迎接那榮耀的一刻。