ERP企業資源規劃系統的美麗與哀愁

　　許多的中小企業在發展過程中，為了應付越來越複雜的流程環境，處理龐大的經營管理資料，通常總是會在組織內提出建議必須買一套ERP系統，希望ERP系統能幫助主管有效運用資訊，做好各部門管理。甚至天真的以為安裝系統就能處理解決上述的問題。最常見的是經營者(總經理或董事長通常稱為老闆)先提出期待，然後就交待給資訊部門進行系統評估選擇。資訊部門經常依規定找幾家資訊廠商過來介紹自己的ERP系統軟體，再透過內部成立的推動小組，進行系統軟體評估與報價，接著就會發現廠商講著一堆推動小組聽到許多資訊系統的專業術語。各部門主管很用心依規定懵懂的評估，完成後經過比價、議價選定老闆最喜歡的廠商，簽約採購開開心心的安裝第一套ERP企業資源規劃系統；許多惡夢也接著連續在企業組織內發酵。

　　首先談談企業對導入ERP的需求是否明確，大部分中小企業經營者通常身兼數職，成天埋首於市場開拓、服務客戶或新產品開發。那有時間真正深入了解ERP，這個累積多年高度邏輯化與結構化的語言程式，所開發出來具備視覺化與模組化，已具備各種強大功能的管理工具，可以幫助企業經營完成哪些工作？只是白手起家企業營運規模逐步擴大後，工作越來越複雜憑個人經驗管理已難以駕馭，必須找套工具來幫忙各部門主管做決策，才開始想運用一個同業已經很普遍使用，自己卻從未弄清楚的資訊管理工具；到底ERP應該為企業創造甚麼價值？在實際的工作流程上應該如何配合ERP改變工作方式，ERP模組之間應如何結合實際作業流程，才能順利推動系統為企業管理升級；有些經營者導入ERP遇到挫折時，經常會以為資訊負責人的問題，甚至換一個人以原來思維助繼續推動，這種惡夢結果往往是傷痕累累。

　　在導入ERP初期經常被各部門主管抱怨，系統作業方式與實際工作流程差別太大，許多功能感覺不完整跟實際作業不相符合。或認為用電腦系統操作太繁複無效率，有些部門需要的功能不知在哪裡？ 或根本找不到。有些功能好像用不到卻一直在干擾正常作業，最常聽到的就是電腦資料永遠不正確，主管根本不知道所謂GIGO道理，輸入垃圾資料輸出就是垃圾。這個惡夢不斷在企業內重複循環，其結果輕則經嚴謹選購的ERP閒置不用，回到以Excel統計分析複雜經營管理資料時代，重則投入大量人力物力攪亂所有作業與流程，甚至破壞原有的作業流程。具前瞻性的經營者通常不會輕易放棄，同業以資訊系統協助處理經管資訊的發展趨勢，卻未冷靜分析檢討ERP系統與實務流程的落差，還繼續尋找新系統或新團隊，以過去失敗又不敢承認的方式投入到下一個惡夢。

　　如何避免中小企業在選用及導入ERP企業資源規劃系統面臨困境，首先企業主必須對ERP系統導入的需求及目的，並與ERP推動負責人及各部門主管充分溝通。通常企業主不懂ERP系統，ERP推動人員不懂工作流程及實際工作流程是很正常的，偏偏承擔責任都落在專案負責人身上，又遇到資訊廠商為在追求專案如期結案壓力下，採取假設性資料進行系統模擬，顯示系統功能正常要求驗收。經營者為避免組織內缺乏ERP推動經驗耽誤時程，應結合外部有經驗團隊協助作完整全面性溝通評估，讓部門主管及資訊人員雙方彼此了解避免認知上差異。同時在選擇ERP模組時能夠選擇全模組安裝，才能讓各模組資料的連接沒有漏洞；更重要的是藉由ERP系統完整的功能，促進公司內部工作流程的改善，避免實務作業流程與資訊流程分流。

　　中小企業在選擇ERP後開始的第一件工作，就是將公司內部所有流程重新進行檢討，同時進行流程優化後再與ERP系統流程進行比對評估，讓系統操作流程與實際管理作業流程差距夠降至最低。接著就是實際導入過程，畢竟ERP只是一個財務導向的管理工具，為降低人員對於日常工作記錄的抗拒，提升使用單位配合意願與能力，待ERP取代現有的個人以Excel統計或手工記錄方式，就可以大大降低重複煩雜的人工計算工作。在導入前先與各部門相關人員清楚的說明，先進行管理制度的標準化與整合。首先確認各部門核心任務與價值評估方式，一般可以運用目標績效管理制度，讓各部門主管都以具體化方式呈現管理成效，在管理體制內依組織功能建構的KPI，部門績效可被精準具體的衡量，績效無法達成可以找到差異問題要因與源流，務必要從經營者至各部門主管，都具備科學管理觀念與專業素養，才能提升ERP系統導入的成功率。

　　ERP導入是企業經營變革策略，不是買個ERP系統工具就能夠創造價值，必須各執行部門都依作業流程需求輸入必要的真實資料，系統才能提供主管作決策所需要的管理資訊。發現系統不適用時，須及時提出問題共同討論凝聚共識，釐清最佳的作業流程密切與系統功能結合，才能讓ERP系統成為管理者依賴的管理工具，各部門管理流程與觀念才會一以貫之；只有企業主重視且依賴ERP系統，確認系統分析功能充分運用管理資訊，所有部門主管檢討都以ERP數據為依歸，針對經營管理基礎資料進行嚴格檢視，各部門主管及員工才會真正的重視運用系統，ERP猶如人的軀體如果沒有賜予靈魂猶如行尸走肉，企業經營者及團隊成員善用其功能並不斷給予回饋，系統必定會忠誠提供有用的決策情報，讓企業資源獲得有效運用創造更高附加價值，才會讓企業導入ERP的惡夢轉變成美夢。