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商業智慧─現代企業決策支援的關鍵工具

  目前大多數的企業都已經導入了ERP(Enterprise Resource Planning,ERP)系統,經營相關的單據都已經初步的完成電子化,但系統是否如原先所預期的提供企業經營所需的相關資訊呢?日常交易所產生的大量資料是否還有其他的用途呢?尤其是現在成為顯學的巨量資料處理等,我們可以來思考,如何從系統中所收集到的巨量資料來發掘出有價值的資訊呢?這些資訊往往可以成為企業經營決策的重要參考依據。

  目前將商業智慧(Business Intelligence, BI)定義為:「資料經過萃取(Extraction)、轉換(Transformationc)和裝載(Load)等程序簡稱為ETL,合併到一個企業資料倉儲中,再以圖形化的界面或報表呈現」。一般而言商業智慧必須要能夠同時滿足三項要素,正確的資訊、及時、合適的人員,正確的資訊要能及時地呈報給合適的人員使用,正確的資訊也要依賴合適的人員來管理及分析。

 

  商業智慧是指運用資料庫技術、線上分析(Online Analytical Processing, OLAP)、資料探勘(Data Mining)與數位圖表等技術來進行數據的分析,以呈現企業的營運狀況。商業智慧系統可以看成是一個整合型的解決方案,藉由整合企業內的各項資訊系統,將資料由各系統中的資料庫提取出來,經過萃取、轉換、整合等程序合併到一個資料倉儲(Data Warehouse)中以便於有效率的對資料進行複雜的查詢動作,並且預先設定好相關的查詢讓使用者來運用;而資料挖掘(Data Mining)則是由資訊系統來發掘,由ERP系統中的交易資料來找出相關的資訊,例如,銷售資料與客戶的屬性、客戶選擇產品的相關性,用以設定相關產品的銷售組合,以提高商品的銷售量等,企業透過資料挖掘更瞭解他們的客戶,進而改進企業的行銷、業務及客服的運作。

  資料倉儲是運用統計相關的分類技術,用來將資料中隱藏的資訊挖掘出來,在原始資料中尋找有用的資訊,最後再透過一個整合型的圖形化介面提供使用者與系統交談與互動模式,用來取代傳統報表方式呈現,以往企業常運用報表,雖然能夠提供經營者相關的決策支援,但總是不夠及時,且各個系統所產出的報表格式不一,甚至資料也不對稱,更增加了決策的困難度;企業藉由導入與建置商業智慧的系統可以得到以下的優點:

 ►自訂查詢的動態報表:決策者可以在預先設定好的查詢模式下,更方便的查詢相關資料。

 ►彈性化的線上分析處理:以多維度的方式分析資料,並提供更有彈性的樞紐分析方式來分析大量的歷史資料。

 ►掌握關鍵KPI並轉換為視覺化的企業儀表板:定義設定相關的企業經營KPI,透過視覺化的方式呈現,即時的企業現況與各項指標數據。

 ►決策支援與規劃預測:統整上述各項資料,協助管理者完成決策與預測的參考依據。

  商業智慧運用Data Cube彙集不同來源的資料,以提供使用者從不同角度分析資料的彈性,例如以產品、通路、地理區域等不同維度以進行效益分析,並允許互動式地查詢既有資料。藉由這些優點,讓企業決策者與經理人能夠藉由資訊科技的輔助,增加企業的資訊整合與資料分析能力,彙整企業內、外部的相關資料,提升決策效率與改善決策品質,並透過這個平台來統合企業內相關利害關係人的資訊取得,更能減少資訊落差,凝聚組織成員的共同目標,進改善企業的經營體質。

那麼企業要如何導入商業智慧呢?一般來說會有下列幾個階段:

 ►首先要確立企業導入商業智慧系統的目標:了解企業真正需求,明確訂定企業可達成的目標,才知道誰需要什麼資料,需要何種分析,商業智慧才能發揮最大效用。

 ►蒐集、整理及準備資料:從企業內部及外部蒐集到的資料可能因為編碼或表達方式而有不同,因此要先解決資料衝突、不尋常或例外資料,這部分也是最為費工的一段,需要花費許多心力來純化資料。

 ►整合內部及外部資料:許多企業會把焦點放在企業內部資料,但是在今日高度變化的市場環境,許多變化來自於外在環境,要同時整合外部資料。

 ►建立資料模型:建立模型包含了選擇適當的資料探勘演算法、轉換與純化資料、產出測試模型、測試與驗證模型等步驟。

 ►部署模型:部署模型需要以資訊系統的資料、即時產生預測分析結果,提供決策者能進行評估。

 ►監控模式執行狀況:當外在環境改變時,客戶的消費行為亦隨之改變,因此系統需隨時監控執行情況,並調整模式,做出不同的分析及策略建議。

 ►評估投資效益:衡量商業智慧的投資效益並非一件容易的事,可以衡量商業智慧系統是否可以達成原先所設定的目標。

  商業智慧系統都須妥善運用並且審慎而長遠的規劃,才能提升企業經營的績效與降低營運的成本,更能減少許多不必要的浪費,所以,經營管理者要以資料來取代直覺,隨時了解手邊有多少資料?怎樣收集來的?做了那些分析?讓商業智慧的運用更加深入而徹底,讓企業決策以資料為依歸,運用商業智慧成為企業決策支援的關鍵工具。


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