邱可君瀚亞投資行銷暨電子商務部副總經理》STEP工作法則 高效溝通一次到位

【文／呂玉娟】

隨著科技進步，各式3C工具普及，取代了手寫筆記的功能，現代人用手寫筆記的機會相對降低，對我來說，記錄的工具倒不一定限定是哪種模式或工具，常用、會用、好用即可，我認為，記錄下的內容、事項的後續執行力及效率，才是重點所在。我自己的習慣是多重工具交叉運用，我在開會時用手寫筆記，回到座位上工作時用電腦，離開辦公室時就用手機。
通常在會議時我會手寫筆記，開會時掌握會議重點寫下摘要，記錄主管交代及關注的事項。出會議室之後，我會立即思考開會決議的內容，在腦海中組織，思索專案如何運作，團隊如何編組，工作如何分派，將想法化為行動指南後，即開始發信給團隊同仁交代工作，如果需要與團隊進行討論就立即召集相關人員，我習慣開完會後當天立即落實執行，不會拖延到隔天。
筆記對我而言另一個功能是發想點子，有任何工作上的想法與創意，我會隨時寫下來。根據科學分析，透過書寫可以強化大腦的邏輯力，書寫時腦部處於最活躍的狀態，也是最適合思考的狀態，常寫文章的我確實有感受到手寫下來的東西比電腦打字來得記憶度高，像我對很久以前自己用電腦寫出來的文章常會沒印象，但手寫下來的文字確實印象就比較深刻。因此，發想點子的時候，我會用手寫的方式記筆記。另一方面，無論中文字或英文字，不常用就會生疏、遺忘，我希望自己的英文能力可以增進，因此在記錄與發想點子時，我會盡量使用英文。
此外，我會將每年的公司目標，記錄在手帳的第一頁，個人的目標註記在第二頁，每次拿著筆記就會看到，公司與個人的年度目標，做到了多少，藉由時常檢視，達到自我提醒的效果。

STEP高效工作法則
在工作時，我習慣將個人行程、每一場會議時間、各項工作的deadline輸入公司電腦系統的行事曆上，並且設定提醒功能，大小事做好時間排程，把每件事排進時間表，在電腦中列出作業時間、順序和備忘錄，即便需處理的事情很龐雜，也能有條不紊。
我同時帶領幾組團隊，但不是個緊迫盯人的主管，但對各項專案執行的每個細節都能有一定的掌握，我運用專案進度表、工作分配表等表單來控管進度，透過工作時程表，隨時追蹤執行進度，一邊是時間軸，一邊是專案進度，deadline以紅色註記，一目了然。藉由每周的周會，由專案負責人針對專案進度作報告，所有專案進度大家都清楚，也知道需要相互支援協調的部分，每個團隊都one the same page，不會有各吹各的調的情況產生。
在帶領團隊執行計畫時，我會充分掌握以下原則，分別是：
S(Strategy)：策略。
T(Target setting)：目標設定。
E(Efficiency)：效率。
P(Priority)：優先順序。
在時間有限、資源有限、預算有限的情況下，釐清做一件事的目的是什麼很重要，我會給予同仁很明確的目標，一件事或一個數字，量化或質化的目標，讓團隊成員有明確方向可循，不至於接到任務後無所適從，而拖延到工作進度。
舉例來說，假設要辦一場說明會，就必須釐清舉辦的目的是要賣產品？維繫顧客關係？或是打品牌知名度？目的清楚了，方向才不會偏差，執行才會順利。
我算是個性比較急的人，效率不是嘴巴上說的，而是實際要去做的，帶領團隊上我也希望同仁work hard不如work smart，因為個人的無效率拉長大家的時間是我不能容忍的，一周可完成的事，就用一周的時間完成，不允許拖延到一個月。

對上對下溝通一次到位
有效的溝通，也是提升工作效率的關鍵，我很不能忍受沒有效率的溝通，無論是對上、對下或是對客戶，彼此若溝通不良，不但浪費時間，還很有可能產生誤會，事後必須花更多時間補救，因此，有效的溝通很重要。
對上、對下，我都採取「一次到位」的溝通模式，對上我會先設想主管想知道的所有細節或是可能會有的疑慮，完整交代清楚，內容以條列式呈現，方便我的主管掌握重點，第一次就將所有重點說清楚、講明白，可以避免彼此e-mail多次往返，節省時間。
對於部屬我也是如此，溝通不良做出來的企畫或成品，往往都會有很多問題需要修改，造成時間的浪費及進度的延誤。舉例來說，假設一個文宣品的設計，我會第一次就把我的需求說清楚，細節部分具體描述，如此一來同仁呈給我的成品通常只需稍微修整就可以。
除了必要把關的部分外，基本上我很尊重同仁的想法及創意，我會把意見列出來讓屬下參考，讓他們去思考、選擇，可以參酌我的意見，但不會強迫他們一定要照著我的意思修改，如此他們才能有自己的思考空間，也才能成長。
另外，在溝通上除非需要溝通的對象不只一人，必須同步發送給多人，否則上班時間不建議以Line和Facebook來溝通公事，因為一來一往，會耗掉更多時間，如果是一對一溝通，最好就直接打電話或當面討論，為了避免說過即忘或彼此認知有誤差，談完後發一封電子郵件給對方確認談過的內容，留下溝通紀錄同時也能確保認知的一致。

公私分明 向加班說NO
我們公司不需打卡，上班時間是早上9點，但我通常8點就會抵達辦公室，趁著思緒清明時，思考當日的工作計畫，每日8點半到9點我會參加公司的晨會，公司會請基金經理人針對業務部門及行銷部門同仁分享市場趨勢觀察及專業知識提升，我將持續參與晨會視為吸收經驗與學習新知的重要管道。
我的工作習慣是公私分明，上班時間全神專注在工作上，不談論也不處理私事，如果接到與工作無關的私人電話，我會委婉告訴朋友，有事等下班再聊。我也訓練自己不將個人的情緒帶到工作上，在工作過程中時時刻刻專注，不為外務分心。保持心情的穩定，塑造快樂工作的氛圍，善用時間管理技巧，加上重視效率，因此即使工作繁忙，我也都能準時下班，很少加班。
下班後我就盡量不再想工作上的事，擁有放鬆與自我成長的時間，看電影、看書、陪伴家人、和朋友聚會，但因為不時會有人在Line和Facebook群組裡發訊息，其中不乏工作上的聯繫，因此很難完全切割，需要即刻處理時我還是會回應一下。
我不但自己很少加班，也希望我的部屬能準時下班，早點回家，如果有同仁時常加班，我就會質疑他（她）的工作效率是否有問題，我會針對他（她）的工作習慣及工作流程，詢問比較細節的部分，從過程中協助他(她)找到效率低落的癥結所在，改善工作流程，提升效率。除了重視工作效率，我也很重視同仁的工作的態度是否積極，我認為工作態度甚至大過於工作能力，工作態度積極的人，會努力去學習，重視榮譽感，也願意承擔責任，成長速度會很快。

筆記菁英
教你快樂工作/輕鬆生活
1. 透過記筆記發想點子。
2. 記錄的工具常用、會用、好用即可，記錄的內容、事項的後續執行力及效率，才是重點。
3. 上班時間全神專注，不將個人的情緒帶到工作上。
4. 團隊時執行計畫遵循策略 (S)、目標設定 (T)、效率(E)、優先順序(P)原則。
5. Work hard不如work smart。
6. 保持正向思考及愉快的心情，心態會決定行動。

【完整內容請見《能力雜誌》2016年2月號，非經同意不得轉載、刊登】