【文／蘇美真】
創業以來，身兼數位行銷公司執行長、工作坊講師、部落格格主等多重角色，每天需記下來的事情多如牛毛，行程會議、客戶資料、課程綱要、年度目標⋯⋯有些人習慣用紙本手帳彙整想法及待辦事項，我個人則偏好使用雲端工具進行控管。
成長階段幸逢電腦蓬勃發展的時代，加上早期從事科技業，所以我頗早以前就開始使用電腦相關工具，習慣以打字取代手寫，其中的好處不乏：1.快速。我是個腦袋想法跑很快的人，若不用打字，手寫恐怕跟不上思考的速度。2.多功能彙整。激發創意或靈感的來源有時只是一句話、一張圖像或一段影片，要轉換成文字相對需要思考的時間；目前線上已有許多雲端工具，可輕鬆將不同形式的資料加以擷取、拼貼，直接儲存。3.高機動性。電子化後的文件易於搬移，無論在編輯或排版上都富有更大的自由，方便快速整理。
最佳工具最大效益
仔細衡量，比起打字，手寫的機會確實變少了，然而兩種書寫過程都有助於思考，鍵入文字的時候，許多創意和想法亦常隨之浮現。事實上，我也並非完全不手寫，只是認為筆記毋須侷限於紙本，而可依目的選擇不同類型的工具。我會透過手寫摘錄較為零碎的資訊，多半是與客戶之間的會議；獨自規劃工作進度時，則採數位筆記的形式。這2、3年來最長使用的一套工具叫Evernote，是一種數位記事本，它的好處首先是跨平台，消弭了空間地點的限制，無論在電腦、ipad或手機上都可以使用，相當符合資訊產業的需求。我有靈感的時候就會打開來寫一下，記錄上課或開會重點、規劃簡報提案，先記錄下大綱，再利用行程之間的空檔充實內容。其次，與紙本筆記相較還有另一個好處是，隨身攜帶的手帳可能寫滿了就必須換另外一本，Evernote卻沒有容量上限，你隨時可以搜尋1、2年前的舊資料，也可以經由分類、標籤，將相關的內容彙整在一起。
記筆記時應依目的選擇不同的工具，Evernote偏向綜合型，可添入圖像照片及影音，我常以此撰寫較長篇的文章，例如心情日記。至於像工作目標、待辦事項等條目分明的內容，一般我會使用Google Keep，其類似便條紙的介面可用顏色區分記事類型，附設的提醒功能也有助我檢視各項計畫是否按時完成。
去辦公室化更有績效
雲端工具可說解放了過往制式的工作形態。認識我或認識讚點子的朋友都曉得，我們公司辦公室沒有人（而所謂的辦公室，其實就是我的工作坊），從公司成立開始，與客戶之間就是用雲端工具溝通，這些年透過各項通訊軟體，我帶領員工逐步建立起不用打卡，在家工作的新工作流程，定期用skype召開會議，直接線上交換資料，或於協作平台共同編輯。舉例來說，我們會在Google協作平台放上會議大綱，正式開會時便逐條報告、討論，內容詳細程度幾乎等同一份會議紀錄，省去事後歸納整理的時間；而隨著Line群組問世，每個客戶、不同任務、個案都有各自的群組，搭配雲端文件，提升效率之餘，更減少許多溝通成本。
此種「去辦公室化」的工作形態增添了我們在與遠方客戶接洽時的熟練度，身為老闆的我亦可擴大招募範圍聘請到許多外縣市的優秀人才，員工們則不必歷經日曬雨淋、塞車通勤大老遠跑來公司。當工作不再局限同一場域，不僅是空間，時間上也獲得相對的自由，我們不在辦公室工作(not here)，工作卻展開於anytime、everywhere。
自主管理比責任制更重要
許多人難以想像一家公司沒有實體辦公室該如何營運，特別是員工管理方面，畢竟人都有惰性，缺少辦公室約束、主管的督促，在家工作這份惰性極可能無限地放大，「不在辦公室還有效率可言嗎？」─我認為，這樣的疑惑出在前提設定有誤，真實的情況與各位所想不同，沒有辦公室，其實更有效率！所謂「疑人不用，用人不疑」，應徵每位員工時，我都會先讓他了解公司工作流程與內部文化，正式錄取後，就會給予充分的信任及自由。在須將工作做完、做好的前提之下，第1，員工越有效率把事情做完，越能盡快做自己想做的事。也就是說，負責且懂得自我管理的員工，自然能得到時間上的獎勵，偷懶的結果，只會影響自己享樂的時間而已。第2，身為PM（專案經理），每位員工自己都要親自面對客戶，本身即有壓力，不需要人督促。萬一真的需要人督促，表示其缺乏自動自發的資質，也許就較不適合我們這種型態的公司。
台灣許多企業都奉行責任制，但能做到真正責任制的卻少之又少，我認為這部分老闆需要洞悉、轉換、調適自己的想法與心情，為了盯住員工而死守在辦公室，不是反過來綑綁住自己了嗎？
掌握顧客需求核心
對員工要求僅止於將事情做完做好這點，可看出我的經營風格較偏成果導向，無論是人員管理或從事網路行銷，工具和過程都不是最重要的。以FB社群行銷為例，有人十分在意粉絲數量，事實上FB只是一個工具，不是結果，我們透過FB的經營，把客戶帶進來，中間的檢核點應該是經營粉絲團之後業績有沒有起色、訂單有沒有增加，以此檢視成效。
行銷的本質就是幫客戶的業績作提升，只要扣緊這個目標，就不會有問題。無論是社群、大數據或任何行銷手法趨勢，都應掌握核心精神，不斷思考，反問：「客戶到底要的是什麼？」掌握這一點就會找到最有用的資訊。如此看來，大數據也只是一個名詞而已，掌握核心才可以做最有效率的事情。
網路行銷CEO 教你帶領高績效團隊
1. 筆記毋須侷限於紙本，可依目的選擇不同類型的工具。
2. 善用雲端文件，去辦公室化團隊績效更高。
3. 任何行銷手法趨勢，都應掌握核心精神，不斷思考，反問：「客戶到底要的是什麼？」
【完整內容請見《能力雜誌》2016年2月號，非經同意不得轉載、刊登】