〈創新經營〉高效領導人 善用時間槓桿

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  相信諸位到過歐洲旅行的讀者,都會對廣闊的森林留下深刻的印象。與國內森林遊樂區經常遊客如織、眾聲喧嘩的景況不同,在那些地方,不但沒有汽車的喧嘩,也沒有洶湧人潮。漫步在小徑,讓人神清氣爽、思慮清晰。

  領導人每天保有一段不受干擾、完全獨處的時間,可幫助自己跳脫原先慣常的思考模式,並保持清晰的思維力、判斷力及決策力,如此才能放眼宏觀,找到獨特的機會點,伺機踏進新的領域。

  曾帶領IBM浴火重生的推手路‧葛斯納(Louis V.Gerstner)在回憶錄中指出,自己平日常藉由散步來幫助沈澱思緒、澄清疑慮。也因此,讓他能從不同角度思考IBM面臨的困境,慢慢梳理事情脈絡,決定擔起IBM這個重擔。果然,憂鬱藍色巨人在葛斯納的帶領下,從谷底爬出,再度攀登高峰。

  日本動畫導演宮崎駿也藉由每天獨自散步來激發創意靈感,讓他從既有的思維模式自我放空,從而創造出《魔法公主》、《神隱少女》等感動人心又膾炙人口的動畫。

  多數領導人隨著成功事業不斷擴張,經常發現自己被排山倒海的會議、書信通訊所淹沒,導致長期處於喧囂、忙碌,每天被一堆瑣碎,又必須完成的事情所占據,常覺得時間不夠用。

  具有高效能的領導人應該都是時間管理高手。如何做好時間管理?首先,領導人必須先了解自己如何規劃時間?不妨利用一天的時間,即時紀錄自己的行程,再比較每件事情預估與實際所需時間的落差,以檢視自己在管理時間上是否充分發揮時間效能,將時間分配給急迫且最重要及雖不急迫但重要的事情上,如此才能得知自己的「時間槓桿」(Time leveraging)是否運用得宜。

  舉例來說,有些領導人習慣在會議中或聽取簡報時,查看智慧型手機並收發e-mail、傳簡訊。如此,只是達到很快把事情做完的「效率」,卻非是把事情做完又做對的「效能」。應保留一段不被打擾的完整時間,讓工作更為專注。 其次是學會「授權」,給別人承擔責任的機會。領導人可檢視紀錄表後,把不需要親自處理的事情授權給部屬處理,才會有更多時間完成更重要的事情。

  最後為「整合零碎的時間」。管理者因其需要花更多時間於建立清楚的使命願景、凝聚團隊向心力、驅動組織不斷向前。所以,高效能領導人都知道,使用分割零碎的時間處理工作並不會產生價值,唯有整合成完整的時間,才足以將重要工作順利完成,並對組織做出貢獻。

  時間管理是一種技巧,不僅是填寫「待辦事項」或學習說「不」,而是一種需要經由自我評估、規劃以及不斷自我約束與持續改進。

  「紀錄、授權、整合」是做好時間管理三項重要基礎,將會使領導人節省精力,專注於大局。欲成為高效能領導人,需從時間管理做起。

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